Составление номенклатуры дел

Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Администрации города с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для организации группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться регламентом Администрации города, положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, перечнями документов с указанием сроков их хранения, примерными номенклатурами дел, номенклатурами дел за предшествующие годы, планами и отчетами о работе. Изучаются документы, образующиеся в деятельности структурных подразделений, их виды, состав и содержание.

В Администрации города составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение № 19), сводная номенклатура дел Администрации города (Приложение № 20), номенклатуры дел структурных подразделений, формирующих самостоятельные архивные фонды в городском архиве:

Администрации районов

Департамент образования

Управление опеки, попечительства и защиты прав несовершеннолетних

Управление здравоохранения

Управление культуры

Комитет по делам молодежи

Комитет по физической культуре и спорту

Комитет по архитектуре и градостроительству

Комитет по управлению муниципальным имуществом

Отдел по делам архивов

13.1.1. Составление номенклатуры дел структурного подразделения Администрации города.

Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в отдел документационного обеспечения Администрации города.

Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения, и представить ее в отдел документационного обеспечения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Администрации города.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в аппарате Администрации города цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, журнал) или разновидности документов (протоколы, приказы);

- название структурного подразделения (автор документа);

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- краткое содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

- дата (период), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин «документы», а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады).

Например: «Документы о проведении тематических выставок (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов)».

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.

Например: «Переписка с предприятиями и организациями о проведении Международного дня инвалида».

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.

Например: «Переписка об организации семинаров и совещаний».

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например: «Переписка с ОАО «Высокогорский горно-обогатительный комбинат» о…».

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.

Например: «Переписка с главами администраций районов о социальной защите населения».

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год) на (за) который составлены планы (отчеты).

Например: «Квартальные отчеты управления о работе».

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется обобщающий заголовок дела.

Например: «Документы о работе предприятий металлургической промышленности (справки, информации, сведения)».

Для документов, имеющих разный срок хранения, например, для годового и квартальных планов работы, должно быть предусмотрено формирование двух разных дел, так как, срок хранения годового плана - постоянный, а для квартальных планов- 3 года.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформлении дел.

Номенклатура дел структурного подразделения может иметь подразделы, которые соответствуют наименованиям отделов, секторов.

Порядок расположения заголовков дел внутри раздела или подраздела номенклатуры дел структурного подразделения определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию вышестоящей организации и самого подразделения (Положения, инструкции, постановления, распоряжения, приказы), затем - протоколы, планы, отчеты, доклады и докладные записки, сведения, акты, документы, списки, переписка, журналы и др.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, по примерной номенклатуре дел или согласованный с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления архивами Свердловской области срок хранения.

В графе 5 «Примечание» указываются особенности формирования дел (например, «формируется по каждой организации»), проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, «переходящее с 2001 г.»), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое структурное подразделение для продолжения.

Если в течение года в структурных подразделениях возникают новые документированные участки работы, непредусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.

13.1.2. Составление сводной номенклатуры дел Администрации города

Сводная номенклатура дел Администрации города составляется отделом документационного обеспечения на основе номенклатуры дел структурных подразделений при методической помощи отдела по делам архивов.

Названиями разделов номенклатуры дел Администрации города являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Администрации города.

Сводная номенклатура дел Администрации города, подписывается руководителем отдела документационного обеспечения, согласовывается с экспертной комиссией Администрации города, и утверждается постановлением Главы города.

Сводная номенклатура дел Администрации города не реже одного раза в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления архивами Свердловской области (через отдел по делам архивов Администрации города).

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения Администрации города получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел в раздел отдела документационного обеспечения. Второй - используется в качестве рабочего экземпляра в отделе документационного обеспечения, третий – в отделе по делам архивов.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, вновь утверждается Главой города и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры Администрации города.

По окончании года в конце номенклатуры дел отделом документационного обеспечения делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

13.1.3. Составление номенклатуры дел структурных подразделений, формирующих самостоятельные архивные фонды в городском архиве.

Номенклатура дел структурного подразделения, формирующего самостоятельный архивный фонд, составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, при методической помощи отдела по делам архивов.

Порядок включения дел в номенклатуру и заполнения ее граф аналогичен п. 10.1.1.

Названиями разделов номенклатуры являются названия структурных подразделений (отделы, сектора) или направления деятельности (в случае отсутствия структуры), в соответствии с примерной номенклатурой. 

Номенклатура дел подписывается составителем - ответственным за делопроизводство подразделения, согласовывается с экспертной комиссией подразделения, и утверждается руководителем структурного подразделения.

Номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Номенклатура дел не реже одного раза в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Управления архивами Свердловской области (через отдел по делам архивов администрации города).

Номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случае коренных изменений функций и структуры отраслевого управления (комитета).

Номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в номенклатуру дел. Второй - используется в качестве рабочего, третий передается в отдел по делам архивов.