Отчет по практическим работам №11, 12, 13, 14

«Организация службы документационного обеспечения управления.
Организация документооборота.»

Проведение занятия предлагается в форме деловой игры. Оно рассчитано на 8 часов.

Задание 2.1 Вопросы для изучения при подготовке к деловой игре:

Вопросы	Ответы
Документооборот–определение	Движение документов в организации с момента их получения или создания до завершения исполнения или отправки за пределы предприятия
Виды документооборотов:	Конкретного должностного лица, структурного подразделения организации, отрасли управления, государства в целом.
Потоки документов – виды? Направления циркуляции?	1) Между теми людьми, которые анализируют и производят информацию или принимают решения (руководители предприятия или подразделений, специалисты и квалифицированные служащие) и 2) Между пунктами технической обработки документов на предприятии (секретарь руководителя, канцелярия, экспедиция, множительная служба, архив).
Организация работы с документами – это?	Создание оптимальных условий для всех видов работ с документами, с момента создания или получения до уничтожения или передачи на архивное хранение.
Учет объема Документооборота?Какие документы подлежат количественному учету?	Количественному учету подлежат все входящие, исходящие и внутренние документы. Проводится как полный, так и выборочный учет документов (по отдельным структурным подраздел-ям).
Какие документы учитываются самостоятельно?	Самостоятельно учитываются предложения, заявления и жалобы граждан.
Как подсчитываются основные документы и копии?	Раздельно подсчитывается количество основных документов (оригиналов) и количество размноженных их копий.
Как подсчитываются нерегистрируемые документы?	При полистном просмотре в местах их хранения.
Когда следует снимать копии с документов?	После его рассмотрения руководством и написания резолюции.
Кому передается подлинник документа?	Передается ответственному исполнителю, которому в установленные сроки передаются и исполненные копии.

Задание 2.2

2.2.1 Перечислить нормативные документы, регламентирующие организацию служб документационного обеспечения управления и организации документооборота.»

2.2.2 Описать особенности традиционной российской технологии процессов документационного обеспечения управления.

2.2.3 Описать требования, предъявляемые к документообороту?

2.2.4 Нарисовать схему документооборота организации.

2.2.5 В чем заключается основная задача организации работы с документами.

2.2.6 Какие мероприятия должны осуществлять руководители структурных подразделений по сокращению документооборота?

Задание 2.3 Изучив тему, укажите номер правильного утверждения.

Документооборот учреждения реализуется в виде документопотоков:

a) Внешние, внутренние,

b) Официальные, личные,

c) Информационные, распорядительные,

d) По основной деятельности, по личному составу,

E) Входящие, исходящие, внутренние.

3 Ответы:

На вопрос 2.2.1

Перечислить нормативные документы, регламентирующие организацию служб документационного обеспечения управления и организации документооборота.»

· - «Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций, предприятия СССР.

· - Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД)

· - «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения»

· - Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

· - Должностные инструкции как основной нормативный документ, определяющий организационно-правовое положение работников.

На вопрос 2.2.2

Особенности традиционной российской технологии процессов документационного обеспечения управления.

· - Четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель-исполнитель-руководитель) внутри организации;

· - Отслеживание всего комплекса работ с документами в регистрационных журналах или машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюциях начальства, контроле сроков исполнения, отчетах и т.п.;

· - Ведение централизованных регистрационно-контрольных и отчетных массивов (файлов, картотек или журналов);

· - Для обеспечения единого порядка обработка документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий;

· - Относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, их высокая степень стандартизации;

· - Основы технологии документационного обеспечения управления закреплены государственных нормативно-методических документов.

На вопрос 2.2.3

Описать требования, предъявляемые к документообороту?

· - Прямоточность движения документов, прохождение кратчайшим путем, через наименьшее количество пунктов, исключающее или сводящее к минимуму возвратные перемещения документов;

· - Избирательность распределения документов между руководителями и специалистами в соответствии с их функциональными обязанностями;

· - Обусловленность перемещения документов деловой необходимостью, исключение лишних, дублирующих инстанций и действий;

· - Единообразия маршрута движения и состав технологических операций для массовых категорий документов, однократность выполнения каждой операции.

На вопрос 2.2.4 Нарисовать схему документооборота организации.

Директор

→

Руководитель структурного подразделения

↓ ↓

Секретарь директора

Секретарь руководителя структурного подразделения

→

Исполнитель