2020-09-28
78
«Работа с исходящими документами»
Задание 2.1
| Вопросы | Ответы |
| Какие документы относятся к исходящим? | Отправленные в другие организации. |
| Какими должны быть исходящие документы, подготовленные на подпись? | Правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы к ним прикладываются все материалы, на основании которых готовится документ. |
| Какой документ секретарь регистрирует? | Подписанный. |
| Что означает регистрация создаваемых документов? | Присвоение регистрационного номера проставление его в документе, проставление даты док-та. |
| Правила регистрации исходящих документов (что? Где? Пример). | Состоит из 3-х частей – индекса соответствующего структурного подразделения, порядковые номера заголовка дела по номенклатуре и порядкового номера док-та в деле. Пример:13/20-1 где 13 индекс структурного подразделения. 13/20 индекс дела, порядковый номер дела № 13 -20-1. |
| Сколько печатают экземпляров исходящего документа? Зачем? | 2 экземпляра -1- подписанный руководством, направляют адресату, 2- помещают в дело. |
| Какую ставят дату для отправляемого документа? | День отправки. |
| В каком виде документы сдаются на отправку? | В открытом виде под расписку в регистрации. Передача документов на отправку без регистрации не допускается. |
| Сроки отправки? | Отправляется экспедицией в день получения, и срочные немедленно. |
| Какими должны быть документы, предназначенные для отправки? | Полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений) |
| Что проверяется перед упаковкой? | Правильность оформления документов, наличие приложений, соответствия кол-ва экземпляров, количеству адресатов. |
| Если документы оформлены неправильно? | Подлежат возврату исполнителю на доработку. |
Задание 2.2
2.2.1 Нарисовать схему работы с исходящими документами организации.
2.2.2 Что записывают в журналах регистрации исходящей корреспонденции?
2.2.3 Секретарь получил письмо от руководителя, адресованное руководителю другого предприятия – описать этапы отправки данного исходящего документа.
2.2.4 Самостоятельная работа -получить исходящие документы (из раздаточного материала) и провести основные этапы обработки.
3 Ответы:
| |||||||||||||||
| Вопросы | Ответы | ||||||||||||||
| Какие документы относятся к внутренним? | Создаваемые в организации и не выходящие за его пределы. | ||||||||||||||
| Какими должны быть внутренние документы, подготовленные на подпись? | Правильно оформлены, иметь необходимые приложения и визы. К ним прикладываются все материалы, на основании которых готовился документ. | ||||||||||||||
| Все ли внутренние документы регистрируются? | Регистрируются в обязательном порядке, вне зависимости от должности работника, подготовившего или подписавшего документ. | ||||||||||||||
| 3 цели регистрации
| Учет, контроль исполнения и поиск документов. | ||||||||||||||
| Что означает регистрация создаваемых документов? | Получение документом полной юридической силы. | ||||||||||||||
| Описать порядок регистрации внутренних документов. Пример регистрационного номера? С какого периода нумеруют? | Присваиваются регистрационные номера как порядковые номера по каждому виду документа отдельно (приказы, распоряжения, протоколы, распорядительные документы), нумеруются с начала календарного года. Пример - приказ № 28, протокол № 3, акт № 7. | ||||||||||||||
| Когда регистрируют внутренние документы? | В день подписания | ||||||||||||||
| Как осуществляется передача документов между структурными подразделениями? | Под расписку с соответствующей пометкой в регистрационных формах. Цель передачи документов - быстрое и точное определение местонахождения документа. | ||||||||||||||
| Через кого передаются документы? | Через секретарей подразделений. | ||||||||||||||
| Какие регистрационные формы для внутренних документов? | Журналы регистрации которые разделяются еще и по видам документов. | ||||||||||||||
| Зачем делают пометку в регистрационных формах? | Быстрое и точное определение местонахождения документа. | ||||||||||||||
| Когда направляется внутренний документ в дело? | Когда все указанные в резолюции руководителя задания выполнены. | ||||||||||||||
Задание 2.2
2.2.1 Что записывают в журналах регистрации внутренней корреспонденции?
2.2.2 Секретарь получил приказ по основной деятельности. Опишите этапы его обработки. Зарегистрировать документ (составить регистрационный номер).
2.2.3 Описать -на какие группыделятся внутренние документы при регистрации.
2.2.4 Самостоятельная работа -получить внутренние документы (из раздаточного материала) и провести основные этапы обработки.
