2020-09-28
69
Руководители структурных подразделений должны систематически анализировать состояние переписки, осуществлять мероприятия по сокращению документооборота и принимать меры по устранению ненужной переписки.
Отчет по практической работе №15
«Работа с входящими документами.»
Задание 2.1
| Вопросы | Ответы |
| Этапы обработки входящих документов(3) | Первичная обработка, регистрация и направление на рассмотрение руководству или исполнителям. |
| Вскрываются ли входящие документы с пометкой «лично»? | Нет, передаются адресату. |
| Действия сотрудников при приеме корреспонденции | При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений к ним, об этом сообщается отправителю. Ошибочно присланная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается надлежащему адресату. |
| Описать порядок первичной обработки полученных входящих документов. | Проверка целостности упаковки, вскрытии конвертов, наличия вложенных в них всех документов, правильности адресования, фиксации факта поступления документов. |
| Как производится прием телеграмм? | Под расписку с проставлением даты и времени приема. При приеме должна быть проверена дата подачи телеграммы. При обнаружении задержки в доставке телеграммы, направляется заявление предприятию связи. |
| Цельпредварительного рассмотрения? | Распределение на требующие обязательного рассмотрения руководства и направляемые сразу в структурные подразделения и ответственным исполнителям, исходя из оценки их содержания, на основании установленного распределения обязанностей. |
| В какие сроки рассматриваются полученные входящие документы? | В день их поступления. Правительственная корреспонденция с пометкой "Срочно" обрабатывается немедленно. |
| 3 цели регистрации | Учет, контроль и поиск документов. |
| Описать порядок регистрации входящих документов (где?, что пишут, пример?). | Например - 13/20-1, где 13 индекс структурного подразделения, 13/20 - индекс дела, порядковый номер документа в деле- 13/20-1, в составе реквизита “Отметка о поступлении документа в организацию”- 57 поз. |
| Формы регистрации (3)? | Регистрационно – контрольные карточки (РКК), Регистрационные журналы. Автоматизированная форма регистрации. |
| Рассмотрение документов руководством что пишет, где? | Пишет резолюцию, в которой указывает порядок, характер и срок исполнения, а также ответственного исполнителя и должностных лиц, участвующих в работе с документом. Резолюция подписывается с указанием даты. |
| Кто является ответственным исполнителем | Исполнитель, указанный в резолюции первым. |
| У когоостаетсяподлинный документ? | У ответственного исполнителя. |
| Когда направляется входящий документ в дело? | Когда выполнены все поручения, указанные в документе или в резолюции руководителя. |
Задание 2.2
|
|
|
|
|
|
2.2.1 Нарисовать схему работы с входящими документами организации.
2.2.2 Самостоятельная работа -получить входящие документы (из раздаточного материала) и провести первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию и направить на рассмотрение руководству или передать исполнителям по назначению.
Ответы
На вопрос 2.2.1
Схема работы с входящими документами
На вопрос 2.2.2
a) После вскрытия конверта секретарь производит предварительное рассмотрение письма, на основании которого он принимает решение направить документ руководителю. (Конверты с пометкой "лично" не вскрываются).
b) Секретарь регистрирует письмо. Письмо получает уникальный входящий номер (пример?). При регистрации также фиксируется дата его поступления в организацию.
c) Секретарь передает письмо руководителю.
d) Руководитель рассматривает документ и пишет резолюцию, отражающую его решение, и направляет исполнителю через секретаря.
e) Секретарь вносит резолюцию в регистрационный журнал.
f) Исполнитель, работая с документом, готовит ответ, который направляет руководителю на подпись (вместе с сопроводительными материалами, которые использовались при подготовке ответа).
g) Секретарь (при необходимости) осуществляет контроль за исполнением документа.
h) Секретарь получает от исполнителя инициативное письмо (то, входящее, с кот. начались все действия) и помещает его в соответствующее дело для дальнейшего хранения и использования, а ответ направляет адресату.
