2020-09-28
105
Внутренний документ проходит следующие этапы обработки:
a) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – регистрация – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;
b) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – отправка;
c) оформление документа – подписание – регистрация – согласование – утверждение – отправка.
d) прием – первоначальная обработка – предварительное рассмотрение – рассмотрение руководителем – исполнение – направление в дело;
e) составление проекта – согласование – оформление – подписание – регистрация – исполнение – направление в дело;
3 Ответы:
На вопрос 2.2.1 В журнале записывают:
· порядковый номер документа в соответствующем документационном массиве,
· дату регистрации,
· содержание (заголовок) документа,
· фамилию лица, подготовившего документ,
· список лиц и организаций, которых необходимо ознакомить с документом.
На вопрос 2.2.2 Секретарь получил приказ по основной деятельности.
|
|
|
Этапы его обработки. Зарегистрировать документ (составить регистрационный номер).
a) Внутренние распорядительные документы (например, приказы, решения или распоряжения) составляются и оформляются по указанию руководителя предприятия секретарем.
b) Затем приказы, при необходимости, согласовываются с юридической службой предприятия.
c) Согласованные приказы подписываются руководителем
d) Затем внутренние документы регистрируются -например: приказ № 28 (№ с начала календарного года), размножаются секретарем (или в канцелярии) и направляются в структурные подразделения для исполнения.
На вопрос 2.2.3
Внутренние документы при регистрации делятся на группы по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы заседаний, докладные записки и т.д.
Порядковые регистрационные номера (индексы) присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы. Для внутренних документов обычно применяется простая порядковая нумерация, например: приказ № 28, протокол № 3, акт № 7.
Изучив тему, ответить на следующие вопросы:
A) Когда регистрируют внутренние документы?
Вообще не регистрируют, только важнейшие.
B) Когда отмечают время получения документа?
Если надпись «Срочно», «Немедленно».
C) Что такое подготовка входящего документа к передаче по назначению?
Рассмотрение документов руководством.
D) Когда направляется входящий документ в дело?
Когда работа полностью завершена.
Отчет по практическим работам № 18, 19
|
|
|
«Основные принципы и правила регистрации документов
в регистрационно – контрольных карточках (РКК).»
Задание 2.1
| Вопросы | Ответы |
| Что такое регистрация (определение)? | Это фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему порядкового номера и записи установленных сведений о нем. |
| Какие правиладолжны выполняться при регистрации документов? | 1) каждый документ регистрируется только один раз 2) все документы регистрируются только в одном месте 3) все документы регистрируются по единой форме, принятой на предприятии. |
| Каковы основные цели регистрации документов? | Необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов, придания ему юридической силы. |
| Сроки регистрации? | Входящие документы регистрируют в день поступления в учреждение; исходящие и внутренние - в день подписания. Телеграммы регистрируют немедленно после получения и сразу передают адресату. |
| Две учетные регистрационные формы? Какие? | Журнальная и карточная, в последнее время - автоматизированная (на ПК). |
| В каком случае используют РКК,а не журнал? | При количестве учетных единиц документов свыше тысячи целесообразно использовать карточную форму регистрации (РКК). |
| Сколько экземпляровРКК составляется на 1 документ? | Количество экземпляров регистрационной карточки обычно составляет 2-3 шт. Один помещается в сроковую картотеку, другой в информационно - справочную, третий - может быть передан исполнителю вместе с документом. |
| Календарная шкала карточки (РКК) | Для контроля за сроками исполнения документа. На ней отмечается число месяца, к которому документ должен быть исполнен. |
| Графа "Корреспондент" | Указывается название учреждения либо Ф. И. О., место работ или домашний адрес лица, от которого поступил или которому направлен документ. |
| Графа "Дата поступления и индекс документа" | Заполняют только при регистрации входящего документа, отмечают дату поступления и индекс документа, присвоенный ему организацией, в которую он поступил. |
| Графа "Краткое содержание" | Указывают вид документа (письмо, приказ, справка), заголовок к его тексту или краткое содержание. |
| Графа "Резолюция или кому направлен документ" | Записываются все резолюции руководителя, которые переносится на карточку без изменений и сокращений. |
| Графа "Отметка об исполнении" | В карточке, составленной на инициативный входящий или исходящий документ - краткое содержание, дату и индекс ответного документа, должность и фамилию лица, подписавшего его. При отсутствии ответа указывают кем, когда и как решен вопрос, изложенный в инициативном документе. В карточке, составленной на внутренний документ, указывают конкретные действия по его выполнению и достигнутые результаты. Исполнитель удостоверяет запись подписью с указ. должности и Ф. И. О |
| Графа "Контрольные отметки" | Отметки о контроле за сроками исполнения, которые должны содержать дату проверки и конкретные причины задержки исполнения документа. В ней также делают записи, отражающие движение документов. |
| Графы "Фонд №", "Опись №", "Дело №" | Заполняются при подготовке документов и дел к передаче в архив или в архиве. |
Задание 2.2
2.2.1 Составить список документов подлежащих обязательной регистрации.
2.2.2 Составить список документов не подлежащих регистрации.
2.2.3 Какие справочные материалы используют при регистрации документов?
2.2.4 Самостоятельная работа - зарегистрировать входящие документы из предлагаемого списка и произвести запись в регистрационно –контрольных карточках (РКК).
3 Ответы:
На вопрос 2.2.1 Список документов подлежащих обязательной регистрации.
Это - поступающие из вышестоящих органов, важнейшие внутренние документы - приказы, распоряжения, протоколы, докладные и объяснительные записки, справки, предложения, важнейшие письма. Обязательна регистрация важнейших внутренних документов.
|
|
|
На вопрос 2.2.2 Список документов не подлежащих регистрации.
Это - документы, присланные в копии для сведения;
· - телеграммы и письма о разрешении командировок и отпусков;
· - месячные, квартальные, полугодовые, годовые отчеты;
· - переводные и аккредитивные телеграммы;
· - извещения об отправке ценностей, о высылке бланков; - и т.д.
На вопрос 2.2.3 Справочные материалы, используемые при регистрации документов?
Это - список структурных подразделений учреждения с указанием их условных обозначений, фамилий руководителей и их телефонов; перечень подведомственных организаций с указанием их почтовых и телеграфных адресов, фамилий руководителей, номеров их телефонов; и др.
На вопрос 2.2.4 Пример регистрации входящих документов на АО "Старт"
Из организации "Экспо-Бизнес" направлено письмо в АО "Старт" 25.02.2020 №63/17-07
о рассмотрении заявки на участие в выставке - это входящий документ.
Выставочный Центр Директору
"Экспо-Бизнес" ПАО "Старт"
Вострякова ул., д.118 Некрасову О.Н.
Москва, 110020, Новая ул., д.40
тел. __________________ Москва, 2811521
25.02.2020 №63/17-07
На №25/08-15 от 12.02.2020
О рассмотрении заявки А.Н.Краснову
на участие в выставке Разработать план мероприятий
по подготовке к выставке, включая
командирование сотрудника.
Срок - 05.03.2020
Некрасов 01.03.2020
|
|
|
Уважаемый г-н Некрасов О.Н.!
Сообщаем Вам, что заявка Вашего предприятия на участие в весенней экспозиции нашего Выставочного Центра рассмотрена отборочным советом и принята к исполнению.
Для подготовки выставочной экспозиции Вам необходимо командировать в ВЦ "Экспо-Бизнес" не позднее 10.03.2020 сроком на 3 дня ответственного исполнителя по вопросам участия в выставке Вашего предприятия.
С уважением
Директор Центра Страхов Ю.В.Страхов
П.И.Ланину
Откомандировать с 09.03.2020
на 3 дня в ВЦ "Экспо-Бизнес"
ст. специалиста В.А.Петрова
Краснов 02.03.2020
Васильева Юлия Андреевна, секретарь директора,
215 11 30, Vasil-Ekspo@yandex.ru
ПАО "Старт"
В дело 08-15 за 2020 г. Дата 01.03. 2020
Секретарь Лебедева 15.03.2020 №48/08-15
Регистрационно-контрольная карточка
| 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 | |
| Выставочный Центр "Экспо-Бизнес" Корреспондент | |
| Дата и индекс документа (орг., в кот. поступил) 01.03.2020 №48/08-15 | (автор док-та) 25.02.2020 №63/17-07 |
| Краткое содержание о рассмотрении заявки на участие в выставке | |
| Резолюция или кому направлен документ А.Н.Краснову | |
| Отметка об исполнении документа | |
