2020-09-28
132
| Дата и индекс документа | Корреспондент | Краткое содержание | Отметка об исполнении |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| 12.02.2020 25/08-15 | Выставочный центр «Экспо-Бизнес» Директору Г-ну Ю.В.Страхову | Заявка на участие в выставке | |
| 16.03.2020 №27/17-2 | Директору ИПК РАН В.А.Мельникову | О получении целевых средств на приобретение вычислительной техники | |
| 01.04.2020 №27/17-5 | Руководителю предприятия "Плазма" В.В.Еремееву | Об изготовлении 5-ти комплектов испытательных стендов |
Задание 2.4 Изучив тему, ответьте - какое утверждение является правильным?
a) Все поступающие в организацию документы регистрируются секретарем.
b) Из всех поступающих в организацию документов секретарь регистрирует только те, которые передаются на рассмотрение руководителю.
C) Поступившие в организацию документы регистрируются выборочно, в соответствии с утвержденным Перечнем документов, регистрируемых в службе ДОУ.
d) Поступившие в организацию документы секретарь регистрирует выборочно по своему усмотрению.
|
|
|
Почему регистрационные номера входящих и исходящих писем содержат в
своем составе номера дел, в которые подшивается исполненный входящий
документ или копия отправляемого исходящего документа?
a) Письма поступают в организацию и отправляются из организации обычно в большом количестве, поэтому нумеровать их только простыми порядковыми номерами (как, например, внутренние документы) неудобно для дальнейшего практического использования.
b) Смысл такой индексации только в том, чтобы отличать входящие и исходящие документы от внутренних.
c) Такая индексация писем позволяет уже по номеру письма определить его тематику и исполнителей.
D) Указание в номере письма на номер дела позволяет четко систематизировать и быстро искать исполненные письма.
Отчет по практической работе 21
«Контроль исполнения документов»
Задание 2.1
| Вопросы | Ответы |
| Как исчисляются сроки исполнения документов? | В календарных днях с даты подписания (утверждения) документа, а для поступивших - с даты регистрации. |
| Где можно увидеть сроки исполнения документов (3)? | 1) устанавливаются руководителем. 2) указываются в самих документах (приказы, распоряжения) или фиксируются в резолюции руководителя. 3) когда срок исполнения документа не указан, применяются типовые сроки исполнения: |
| Кто несет ответственность за организацию контроля? | Руководство и руководители структурных подразделений, а также должностные лица, указанные в тексте документа или резолюции. |
| Какие документы подлежат обязательному контролю? | Поручения и указания, содержащиеся в законах, указах, постановлениях, распоряжениях и других документах высших органов государственной власти и управления; |
| Где ставится отметка о том, что документ поставлен на контроль? Какой реквизит? Что пишется? | Отметка о контроле - проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа. |
| Каков срок исполнения, если исполнение документа связано с выездом или получением дополнительного материала | Может быть продлен до 1 месяца, с обязательным уведомлением об этом автора документа. |
| Кем может быть изменен срок исполнения документа | Только лицом или организацией, которые его установили. |
| Когда документсчитается исполненным? | Когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ |
Задание 2.2
|
|
|
2.2.1 Опишите основные требования к организации контроля исполнения документов.
2.2.2 Приведите примеры типовых сроков исполнения (4-5).
2.2.3 Какие операции осуществляет группой по контролю (10)?
3 Ответы:
На вопрос 2.2.1
· Организация контроля исполнения документов должна обеспечивать их своевременное и качественное выполнение.
· Контроль исполнения документов включает постановку документа на контроль, проверку и регулирование хода исполнения, учет и анализ результатов контроля исполнения документов в установленные сроки, информирование руководителя о состоянии исполнения документов.
· Контроль исполнения документов должен быть упреждающим.
На вопрос 2.2.2
· - письма, поручения, запросы вышестоящих учреждений и организаций - в течение 10 дней;
· - письма министерств и ведомств, предприятий и организаций - 10 дней;
· - приказы и распоряжения - согласно указанному сроку);
· - заявления и жалобы граждан - в срок до 1 месяца со дня поступления; (не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней);
На вопрос 2.2.3
· - формирование картотеки контролируемых документов;
· - направление карточки контролируемого документа в структурноеподразделение-исполнитель;
· - выяснение в структурном подразделении фамилии, имени, отчества, должности и телефона конкретного исполнителя;
· - напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения документа;
· - получение информации о ходе и результатах исполнения,
· - запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;
· - регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;
· - выдача справок учреждениям и организациям о ходе и состоянии исполнения контролируемых документов;
· - снятие документов с контроля по указанию руководителей;
· - формирование картотеки исполненных документов.
Задание 2.3 Изучив тему, ответьте на вопросы:
Почему документы передаются исполнителям обязательно под расписку?
· Это служит доказательством факта получения документа исполнителем.
· Это ускоряет процесс прохождения документа от руководителя к исполнителю.
· Это исключает возможность потери документа при его движении в организации.
· Это традиционная процедура, не имеющая практического значения сегодня.
Исполнитель обратился к секретарю с просьбой о переносе срока исполнения документа, мотивируя это уважительной причиной. Что должен ответить исполнителю секретарь?
· Предложить написать соответствующую докладную записку на имя директора фирмы.
· Исправить срок исполнения самостоятельно.
· Посоветовать исполнителю устно обратиться к директору и решить этот вопрос.
· Доложить о просьбе директору, внести исправление в РКК и получить на ней визу директора, подтверждающую его согласие с переносом срока исполнения.
