Роль ДОУ в современной организации

Сделать краткий конспект лекции.

Выучить понятия: «делопроизводство», «документ»

Знать способы документирования, способы фиксации информации.

Делопроизводство – деятельность, обеспечивающая оперативное хранение, создание и уничтожение документов.

В процессе деятельности любого предприятия, организации или учреждения принимаются управленческие решения по различным вопросам. Управление можно представить как процесс: получения информации; обработки информации; принятия решения; доведения решения до сведения исполнителей; исполнения решения; подведение итогов. При этом необходимая информация для принятия решений и сами решения могут быть представлены в виде документов (в документированном виде).

 Поэтому делопроизводство называют – документационным обеспечением управления (ДОУ).

От организации делопроизводства зависят: эффективность управления; экономичность; оперативность; культура труда работников управления.

 

Делопроизводство состоит из компонентов:

· документирования (составления документов) – запись информации на различных носителях по установленным правилам.

· организации работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

 

История развития делопроизводства

 

Наиболее старые и древние из них (IX и X века) свидетельствуют о том, что в Древней Руси письменно скреплялись документы о различных правовых отношениях жителей Руси (например, присяги князем, дарственные, завещания), а институт делопроизводства был развит довольно слабо. С изобретением и развитием книгопечатного и типографского дела, а также со стремительной централизацией Древней Руси (подчинением и объединением различных удалённых княжеств главному княжеству с целью создания единого государства) развитие делопроизводства переживает бурный рост – появляются первые сборники – сводки законов и уставов, перечни стандартных документов, используемых в торговых и политических отношениях. Появляются специальные учреждения (приказы), занимающиеся подготовкой и обучением писцов, секретарей, дьяков. Позднее, с XVI – XVII веков, свитки стали сшивать в специальные книги, что облегчило способы их эксплуатации и архивирования. Начиная с XVII века (при Петре I) расширяется бюрократический аппарат в России, вследствие чего появляется много новых должностей и чинов. Для их эффективной работы, а также для контроля над ними создаются специальные «регламенты» - сборники уставов для государственных чиновников и служащих. Именно эти регламенты и стали первой основой развития делопроизводства в России.

Развиваясь, российское делопроизводство в своём становлении прошло три периода, каждый из которых подразделён на отдельные этапы.

1. Делопроизводство в дореволюционной (до 1917 г.) России:

· от появления первых документов до приказного (столбцовое) делопроизводства включительно (X – XVII вв.);

· коллежское (коллегиальное) делопроизводство (XVIII в.);

· министерское (исполнительное) делопроизводство (XIX – начало XX в.).

2. Делопроизводство в СССР (1917 – 1991 гг.):

· от разрозненных усилий по упорядочению делопроизводства до разработки Единой государственной системы делопроизводства (1917 – 1973 гг.);

В 1973 году были созданы «Основные положения ЕГСД», где ЕГСД – это специальный сборник правил, нормативов, актов, уставов и рекомендаций для достижения эффективной организации и ведения документальной отчётности различных учреждений, организаций и предприятий. Данная система широко применяется до сих пор.

· от традиционного делопроизводства к документационному обеспечению управления.

3. Современное российское делопроизводство.

Современное делопроизводство рассматривается как отрасль человеческой деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Содержание такого вида деятельности сводится к составляющим:

· документирование информации о фактах, событиях, явлениях частной и общественной жизни людей;

· организация и технология работы с документами в учреждении, на предприятии, фирме, именуемые термином «документооборот»;

· хранение документов после окончания работы с ними как особая сфера деятельности людей, обозначаемая термином «архивное дело».

Вопросы документационного обеспечения управления регулируются: законами РФ; государственными и отраслевыми стандартами; общероссийскими классификаторами; государственными и отраслевыми инструкциями по делопроизводству; инструкциями по делопроизводству конкретного предприятия.

 

Роль ДОУ в современной организации

 

Стремление организовать руководство документационным обеспечением аппарата управления существует с тех пор, как этот аппарат появился. Любая страна, имеющая целью создать сильное государство, создаёт государственную систему работы с документами. Ещё указом императрицы Екатерины Великой 14 ноября 1784 г. была создана специальная комиссия для составления общего положения о канцелярском порядке и течении дел.

Основу функции управления составляют планирование, организация, мотивация и контроль, без реализации, которых невозможно функционирование ни одной системы управления. Документированная информация составляет основу управления. В документах сосредоточено до 85 % информационных ресурсов организации, поэтому даже небольшой организации, в которой работает руководитель (хозяин) и несколько работников необходима система документационного обеспечения. Такие предприятия можно встретить в сфере услуг: это кредитные общества, нотариальные и транспортные конторы, рекламные агентства, схема такой фирмы проста: её глава непосредственно руководит всеми своими подчинёнными и в любой момент способен заменить в работе каждого из них. Однако в этом случае можно наблюдать процесс разделения труда (выписка счетов – бухгалтерия, приём работников – кадры, приём корреспонденции – секретариат и т.д.), но, несмотря на это руководитель предприятия несёт персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение правил работы с документами на предприятии.

В настоящее время существует множество предприятий с развитой системой документационного обеспечения и специальной структурой службы ДОУ. Успех принимаемых решений зависит от состояния и качества информационной деятельности, требованиям и организацию своих делопроизводственных служб.

 

 

По мере усложнения системы руководитель уже не может единолично осуществлять эффективное управление сложным производственным процессом, поэтому ему приходится подбирать многочисленный штат специалистов и делегировать им значительную часть своих полномочий. Выделяют несколько уровней управления: директор (предприниматель); заместители; руководители групп работников; специалисты.

Использование новых информационных технологий позволяет усовершенствовать коммуникации, что приводит к повышению эффективности технологий ДОУ. Компьютеризация даёт ввести безбумажное делопроизводство и свести бумажный документооборот к минимуму.

Умение грамотно, правильно в соответствии с действующими нормами и правилами оформить необходимый документ, наряду с глубокими специальными знаниями, владением современной техникой и основами делового общения, является важной составляющей профессиональной подготовки, компетенции специалиста и руководителя. Успешная деятельность любого предприятия, компании, фирмы невозможна без определённой культуры работы персонала с документами, без чёткой организации и современного технического оснащения документационного обеспечения управления.