Запрещается уходить с рабочего места, пока Гость не отошел от стойки Портье

20.  Внесите данные Гостя в систему «Fidelio»и распечатайте регистрационную карту. Регистрационную карту и паспорт Гостя вложите в фолдер комнаты.

21. При необходимости, передайте паспорта и визы Гостей на регистрацию.

22. Возвращая Гостю паспорт, попросите его расписаться в графе«Получение паспорта»в регистрационной карте.

23. Если во время общения с Гостем звонит телефон, все коллеги заняты и не могут ответить на звонок - Вам необходимо:

ü извиниться и попросить у Гостя разрешения ответить на телефонный звонок;

ü получив положительный ответ Гостя, ответить на звонок; получив положительный ответ Гости;

ü извиниться перед звонящим и попросить подождать, если разговор с ним требует времени;

ü перевести звонок в режим ожидания;

ü поблагодарить Гостя за ожидание и продолжить с ним общение;

ü вернувшись к отложенному звонку, так же принести извинения.

24. Если после процедуры поселения Гостя, затерявшееся бронирование не удалось найти, необходимо:

ü просмотреть всю бронь предыдущего дня на Г остей забронировавших номера, но не приехавших в Отель;

ü проверитьГостей,проживающихвОтеле;

ü связаться с Отделом бронирования и проверить бронь (переписку о бронировании).

 

НЕКОРРЕКТНОЕ БРОНИРОВАНИЕ

Если Гость утверждает, что у него забронирован номер, то, как показывает практика, номер действительно бронировался Гостем, но по каким-то причинам данная бронь не была внесена в систему «Fidelio»в обозначенную дату и время. И, если Вам не удается найти бронь в системе, ни в коем случае не сообщайте об этом Гостю - это может подорвать доверие Гостя к Отелю.

1. Попытайтесь отыскать бронирование Гостя в системе «Fidelio»:

ü По фамилии Гостя. Введите первую букву фамилии Гостя в систему, и она выведет на экран все бронирования Гостей, чьи

фамилии начинаются на данную букву;

ü По названию Компании, если бронирование осуществлялось от лица Корпоративного партнера;

ü По названию Туристического Агентства, если бронирование осуществлялось от лица Туристического партнера.

2. Постарайтесь получить у Гостя более подробную информацию о забронированной категории номера, длительности пребывания,

Каким способом было сделано бронирование.

3. Если поиск не дал результатов и в Отеле есть в наличии свободные номера, начните стандартную процедуру поселения Гостя.

 

 

1.5.1.РЕГИСТРАЦИОННЫЕ КАРТЫ

Подготовка регистрационных карт начинается с момента внесения данных Гостя в систему «Fidelio».Как правило, карты распечатываются и заполняются до приезда Г остей. Портье подготавливает регистрационные карты для каждого Гостя, прибывающего в Отель.

Подготовить регистрационную карту к приезду Гостя - значит:

ü сверить правильность заполненных данных (в регистрационной карте по системе «Fidelio»);

ü распечатать регистрационную карту до приезда Гостя;

ü предоставить Гостю на подпись.

 

1.5.2.ЗАПОЛНЕНИЕ ПРОФАЙЛОВ ГОСТЕЙ

В работе Службы приема и размещения наиболее важным моментом является работа с системой «Fidelio».Она помогает оптимизировать работу сотрудников во всем Отеле Горский Сити. Оттого, насколько внимательно и корректно Вы внесете информацию о Госте в систему «Fidelio», будет зависеть эффективность работы всех Служб Отеля.

Корректное заполнение профайла позволяет при повторном обращении Гостя в Отель, быстро найти его профайл в системе «Fidelio»и, таким образом, сократить время, затрачиваемое на процесс бронирования и процедуру поселении, поскольку необходимость повторно вносить информацию о Госте в систему «Fidelio»отпадает (при условии, что данные Гостя не изменились). Так же точное заполнение профайла Гостя позволяет отследить историю посещений Гостем Отеля Горский Сити. Данная информация является крайне важной, например, при разработке программ лояльности, создания базы постоянных Гостей и других программ.

 

 

ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ ПРОФАЙЛОВ В СИСТЕМЕ «Fidelio».

1. Данные Гостей (ФИО, название Компании, названия улиц в адресах) - вносятся ЗАГЛАВНЫМИ буквами. Для этого необходимо нажать клавишу «CapsLock».

Например: ИВАНОВ ИВАН ИВАНОВИЧ, ТЕХМАШ ООО, ОКТЯБРЯ ПР-Т.

 

2. Данные Гостей, которые являются гражданами России и СНГ вносятся только на РУССКОМ ЯЗЫКЕ.

Например: ИВАНОВ ИВАН.

 

3. Данные иностранных Гостей вносятся в поле «ФАМИЛИЯ» на русском языке, в поле «ИМЯ»-на английском языке,

Например: ОТИЛВИ ДЭВИД -OGILVY DAVID. '

ФИО иностранных Гостей на английском языке необходимо внести в специальное поле - «MoreFields», благодаря этому, в подтверждении бронирования и счете иностранного Гостя его ФИО будет указано на 2-х языках: русском и английском.

 

4.  Названия улиц следует писать на языке адресата, в следующем порядке:

Имя нарицательное: название;

Идентификация: ул., пер., пр-т, площадь.

Например: ОКТЯБРЯ ПР-Т., СТРОИТЕЛЕЙ УЛ., МАЛЫЙ ПЕР., ЛЕНИНА ПЛОЩАДЬ.

 

5.  При внесении телефонных номеров необходимо указывать:

«+»;

код страны;

код города;

тире;

Телефонный номер.

Например: +73472-333333, +7495-7808822.

 ВНИМАНИЕ! 1

При внесении телефонных номеров ПРОБЕЛЫ НЕ ИСПОЛЬЗУЮТСЯ.

Обязательно вносите телефонные коды всех городов, в том числе код города, в котором расположен Отель.

Например: Компания, расположенная в Уфе, бронирует номер в Отеле, расположенном в Уфе. Контактный телефон Компании вносится в систему «Орега» следующим образом: +73472-333333.

        

6. Название Компании необходимо писать на русском языке, в следующей последовательности:

Полное нарицательное имя Компании;

Сокращенная форма собственности.

Например: ТЕХМАШСТРОЙ ООО, БИЛАЙН ООО, АКАДЕМСЕРВИС ООО.

Вслучае если у Компании существует имя - дубликат на английском языне, оно указывается как дополнительная информация.