Жалобы и конфликты при обслуживании клиентов

Понятие о жалобе

Откуда берутся жалобы клиентов? Почему возникают конфлик­ты между обслуживающим персоналом и посетителями? Не надо быть философом, чтобы ответить на столь «фундаментальный» воп­рос: они возникают как реакция посетителей на то, что кто-то из работников плохо сделал свое дело. Сделал бы хорошо — и жалобы не последовало бы, конфликт не возник бы.

Основные причины жалоб клиентов — несоблюдение сроков выполнения заказа, низкое качество его выполнения, грубость об­служивающего персонала. Жалобы — это всегда разрывы нормаль­ных органичных связей между подсистемами (аспектами) культу­ры обслуживания. Данные разрывы вызваны сбоями, браком в ра­боте предприятия сервиса и его партнеров-смежников.

Следовательно, нарушение нормального режима работы мага­зина (ателье) неизбежно отразится на культуре обслуживания.

Раз­бирая жалобы и претензии клиентов, следует придерживаться сле­дующих рекомендаций:

- поставить себя в положение заявителя;

- сохранять спокойствие;

- оставаться вежливым;

- при невозможности самому разрешить жалобу (претензию) поставить об этом в известность старшего по должности.

Иногда жалобы клиентов возникают как бы из «ничего», из-за элементарного незнания ими правил, инструкций. К примеру, в телеателье, принимая заявки на гарантийное обслуживание, необ­ходимо, знакомить клиентов с правилами обмена и ремонта теле­визоров. Ведь культурное обслуживание — это не только быстрый и качественный ремонт, мастерство работников. Это и культура вза­имоотношений обслуживающего персонала с клиентами, подроб­ное информирование их об услуге. Вот почему работнику контактной зоны необходимо разбираться так же глубоко в психологии посетителей, как и в устройстве того или иного изделия, быть кор­ректным и предупредительным.

За каждой жалобой необходимо видеть живого человека. Ни одна жалоба не должна оставаться нерассмотренной. Законные жалобы клиентов должны подлежать безусловному удовлетворению. Изучение жалоб, писем покупателей (заказчиков) позволяет конк­ретнее определить пути ликвидации «узких» мест в обслуживании, повысить его культуру.

Рассмотрение жалоб и заявлений клиентов должно осуществ­ляться в соответствии с нормативными документами (например, Закон РФ «О защите прав потребителя»). И конечно, несвоевре­менное рассмотрение жалоб, отсылка заявителям наспех и неряш­ливо составленных ответов вызовут у них лишь раздражение и не­довольство.

Понятие о конфликте

Конфликт — это взаимодействие людей, имеющих несовмес­тимые цели или способы достижения этих целей. В переводе с ла­тинского «конфликт» означает «противоречие». Конфликт харак­теризуется тем, что в нем люди противодействуют друг другу. Чис­ло участников конфликта может быть различным. Таким образом, конфликт — это противоречие, возникающее между людьми в ре­шении тех или иных вопросов. Конечно, к конфликту приводит да­леко не каждое противоречие.

Так, заказчица и приемщица могут расходиться между собой в оценке тех или иных направлений моды, иметь разные эстетические вкусы, но, тем не менее, заказ будет сде­лан. Конфликт вызывается только такими противоречиями, кото­рые глубоко затрагивают потребности клиентов, их человеческое достоинство, престиж и т. д.

Обычно конфликт между людьми не возникает произвольно. Для конфликтов между работниками сервиса и клиентами харак­терны следующие причины:

- производственные: необеспеченность материалами, запас­ными частями, оборудованием; неудобный режим работы предприятий; малый ассортимент услуг; длительное время ожидания обслуживания; низкое качество изготовляемых изделий (услуг); несвоевременность выполнения заказов;

- личностные, среди которых особо можно выделить взаим­ные претензии между работником и клиентом. К примеру, клиент неправильно понял приемщика и обиделся. В ответ он произносит фразу, содержащую бестактность в адрес ра­ботника. Приемщик, болезненно прореагировав на нее, отвечает неприкрытой грубостью, считая, что в противном случае потеряет уважение в глазах присутствующих. Поэто­му «обиженный» приемщик и «восстанавливает» свое дос­тоинство за счет ответного унижения клиента. Теперь уже оскорбленным становится клиент, который также не оста­ется в долгу. И напряжение ситуации разрастается, как снеж­ная лавина;

- психологическая непереносимость (несовместимость) — она вызывается предубежденным отношением к личност­ным особенностям другого человека. Суть такого предвзя­того отношения состоит в огульном приписывании опре­деленных недостатков всем представителям той или иной профессии, того или иного возраста и т. д. Так, грубый по­сетитель и малокультурный работник контактной зоны от­носятся друг к другу с позиции «все они такие».

Виды конфликтов. По направленности выделяют односторон­ний (претензии к работнику предъявляет клиент либо наоборот) и двусторонний (претензии одновременно предъявляют друг другу работник и клиент) конфликты.

По содержанию конфликты бывают:

- истинные, при которых имеет место взаимное ущемление интересов сторон. К примеру, покупатель (заказчик) оби­делся на грубость продавца (приемщика) и делает об этом запись в Книгу жалоб;

- происходящие при взаимной ошибке, по недоразумению; та­кие ситуации нередко встречаются при денежных расчетах.

Исходы конфликтов

Выделяют следующие возможные исходы:

Полное разрешение конфликта. В этом случае спор полностью выигрывает один из участников. Так, клиент пришел в ателье с пре­тензией на неудовлетворительное качество головного убора через полтора месяца после его получения. В соответствии с правилами бытового обслуживания его претензия не была удовлетворена, по­скольку срок гарантии по скрытым дефектам головных уборов — один месяц.

Частичное разрешение конфликта. Имеет место при достиже­нии компромисса между противодействующими сторонами. К при­меру, клиент настойчиво просит сделать прическу, которую он ви­дел в журнале. Парикмахер считает, что она ему не пойдет. Черты лица и структура волос посетителя подсказывают ему другое реше­ние. Говорить клиенту об этом прямо не следует, потому что он все равно будет настаивать на своем. И опытный мастер соглашается с клиентом, но исподволь в процессе работы вносит в выбранную клиентом модель необходимые коррективы, советуясь при этом с ним. Как правило, посетитель принимает квалифицированные до­воды работника.

Возврат к исходному состоянию. К примеру, какое-то событие на некоторое время прекращает начавшийся конфликт, но это ни­чего не меняет во взаимоотношениях оппонентов. При первом же удобном случае ссора возобновляется. Рассмотрим такую ситуацию. Два продавца (приемщика) конфликтуют между собой, так как не Могут решить, кому из них работать в праздничный день. Приход заведующего прерывает на некоторое время выяснение отношений. После его ухода страсти вспыхивают вновь.

Способы разрешения конфликтов

Возникающие конфликты на предприятиях сервиса необходи­мо оперативно и умело разрешать, пресекать их в самом начале. Для этого следует прежде всего устранить психологический барьер с конфликтующим покупателем (заказчиком) и тем самым.достичь взаимопонимания. При разрешении конфликтной ситуации работ­нику следует проявлять гибкость в поведении и учитывать сиюми­нутное состояние клиента. Как правило, в конфликте человек обыч­но находится в эмоциональном возбуждении, что вызывает одно­бокое восприятие ситуации.

В таком состоянии даже обычно сдержанные люди позволяют себе недостойные выпады в адрес ра­ботников, стараются их очернить и т. д. Покупатель (заказчик) пе­рестает замечать что-либо хорошее в обслуживании, считая себя правым и обиженным. В разговоре с возбужденным клиентом продавцу (приемщику) необходимо быть сдержанным и тактичным, чтобы не усугублять ситуацию.

Тактичность работника в конфликтной ситуации проявляется и том, что он не допускает заносчивых выражений. В его речи не должно быть фраз: «Вы ничего не понимаете!», «Вы сильно ошибае­тесь!», «Вы, видно, новичок и не знаете наших правил!», «Я не хочу с вами разговаривать!» и т. п. Вместо этих выражений нужно подби­рать слова, не унижающие человеческого достоинства посетителя и не демонстрирующие превосходство над ним. Здесь следует упот­реблять такие компромиссные выражения, как:

«Возможно, я ошибаюсь, давайте спокойно разберемся», «Давай­те лучше поговорим о том, как вам помочь», «На этот счет есть и иная точка зрения».

Выбор способа разрешения конфликта во многом определяет­ся профессиональным мастерством и требовательностью к себе ра­ботника. Он обязан не допустить разрастания конфликта, уметь погасить его в самом начале, не вступать с покупателем (заказчи­ком) в перебранку. Работнику не следует недостаток доводов вос­полнять силой голосовых связок. Нужно, чтобы в споре слова были мягкие, а доводы, факты — твердые.

Выделяют следующие способы устранения конфликтов:

1. Использование нейтрализующей фразы

Каждому работнику контактной зоны следует иметь в своем ар­сенале нейтрализующую фразу. Эта фраза говорит о том, что нет "особых причин для конфликта. Ведь в начавшейся ссоре очень труд­но что-то придумать, подыскать подходящие слова. Дело в том, что в конфликтной ситуации и работник, и клиент, как правило, выхо­дят из состояния душевного равновесия, при котором мышление бывает очень скованным.

Примером может служить такой случай. Заказчик, выражая недовольство обслуживанием, начинает повышать голос, допускать бестактные высказывания. Приемщик (мастер, закройщик) может поставить его на место, дружески произнеся нейтрализующую фра­зу: «Вот вы не замечаете, что незаслуженно обижаете меня». При таком ответе клиент зачастую успокаивается и даже может принес­ти извинения за свою горячность. Назревший конфликт гаснет в самом начале.

2. Спокойствие и самообладание

Этот способ позволяет успешно устранять напряженность при одностороннем или взаимном заблуждении.

Например, в салон химчистки вбегает раздраженный клиент и еще с порога начинает кричать: «Почему на моем пиджаке пятно осталось после чистки? Я за это деньги платил! Это форменный обман, а не химчистка! Я жалобу буду писать!»

Эти резкие слова клиента, безусловно, волнуют приемщицу. Она знает, что жалоба отразится на премии сотрудников химчист­ки. Но она не имеет права дать волю своим чувствам. Поэтому ей следует обуздать вспышку ответного раздражения, подавить в себе отрицательные эмоции и внимательно осмотреть пиджак. Затем спокойно объяснить, от чего пятно осталось. Здесь возможен та­кой ответ: «Видите ли, пятно очень старое, фруктовое, оно очень прочно окрасило структуру ткани. Его уже нельзя вывести никаки­ми средствами. Мы очень хотели вам помочь».

Дружелюбный, располагающий тон приемщицы и ее правди­вые слова, как правило, убеждают заказчика. У него уже не будет оснований для написания жалобы, поскольку он поймет, что здесь его упущение: слишком поздно принес пиджак в чистку.

Таким образом, соблюдение положений профессиональной этики, знание психологии заказчика помогли приемщице устранить конфликт в самом начале. В противном случае потребовалось бы тщательное разбирательство, многочисленные доказательства с обеих сторон и т. д.

3. Посредничество третьего лица

Если конфликтующие стороны не могут договориться между собой, вмешательство третьего лица зачастую может устранить воз­никшие трения. Успех деятельности арбитра (администратора) бу­дет во многом зависеть от того, насколько он сумеет завоевать до­верие клиента, чтобы контролировать протекание конфликта. При неправильных действиях администратор в глазах посетителя тут же становится рядовым участником спора, а конфликтные отношения становятся еще более напряженными. Поэтому арбитру не следует безоговорочно защищать работника, даже если он во многом прав. Продавец (приемщик) должен понимать такое поведение админи­стратора и не обижаться на него, если он встанет на сторону клиента

В этом случае администратору легче достичь взаимопонимания с покупателем (заказчиком), быстро устранить конфликт.

4. Разъединение конфликтующих

Этот способ действенен при разрешении спора между двумя покупателями (заказчиками). Но его применение требует участия двух работников предприятия. Каждый из них начинает беседовать с одним из конфликтующих клиентов, для того чтобы разъединить, успокоить их и быстро обслужить. По возможности следует сделать нее необходимое, чтобы хотя бы один из конфликтующих поско­рее ушел из магазина (ателье).

При конфликте работника с клиентом необходимо этого ра­ботника заменить другим. Новому сотруднику следует некоторое Время понаблюдать за столкновением со стороны, чтобы вырабо­тать четкую программу действий. Кроме того, необходимо выбрать подходящий момент для замены.

Затем новый работник должен начать обслуживание быстро, корректно и как бы невзначай. Конечно, эти действия необходимо заранее отработать. Подменяющий отсылает под каким-либо бла­говидным предлогом «провалившегося» работника, а сам встает на его место. При этом не следует заострять внимание клиента на том, что его претензии относятся к другому работнику. Напротив, если клиент сам об этом заговорит, нужно ответить, что важен не конк­ретный сотрудник, а сущность вопроса, поскольку все работники отвечают друг за друга.

5. Способствование свободному развитию конфликта

Работник дает посетителю возможность полностью выгово­риться, спокойно выслушивая даже несправедливые упреки. Кли­ента не следует перебивать, даже если суть его претензий давно стала ясной. Как бы ни дорожил своим временем работник, но он дол­жен уделить несколько минут на выслушивание даже повторений. Заметив такое внимательное, заинтересованное отношение к себе, клиент обычно быстро успокаивается. А в таком состоянии с ним значительно легче наладить продуктивный контакт.

И наоборот, стремясь во что бы то ни стало доказать возбуж­денному клиенту свою правоту, работник вызывает у него лишь уси­ление отрицательных эмоций. А это не может не затруднить взаи­моотношения с ним. Разговор с таким клиентом должен напоминать улицу с односторонним движением. Работник выступает здесь, в основном, в роли слушателя. Он лишь изредка задает посетителю короткие уточняющие вопросы. Эти вопросы переключают внима­ние клиента на частности, снижая его эмоциональную напряжен­ность. В такое общение не рекомендуется вмешиваться другим со­трудникам, поскольку такая «помощь» нередко приводит к даль­нейшим осложнениям.

6. Оперативное пресечение конфликта

В данном случае можно позволять клиенту свободно выражать свое недовольство лишь до определенного предела — до тех пор, пока его поведение не противоречит правилам общественного по­рядка и не нарушает нормальную работу предприятия сервиса. В противном случае необходимо прибегнуть к оперативному устра­нению конфликта. Использование этого способа требует от обслу­живающего персонала организованности и выдержки.

Как показывает практика, попытки призвать к порядку с помо­щью голоса, перекричать распустившегося посетителя обычно не только не дают желаемого результата, а наоборот, приводят к еще большему нарастанию напряженности. Действия работников долж­ны быть спокойными, но в то же время решительными и твердыми. Особо подчеркнем, что, успешно разрешив конфликт, продав­цу (приемщику) не следует торжествовать победу.

Целесообразнее продолжить разговор в дружеском тоне. После каждой конфликт­ной ситуации работнику нужно взять за правило мысленно проиг­рать это столкновение. Такое проигрывание будет способствовать отработке возможных вариантов своих действий в будущем, если аналогичный случай повторится. Тогда для работника не будет нео­жиданных ситуаций в обслуживании, а в дальнейшем появится при­вычка вообще не допускать конфликтов.