Регистрационный индекс

Дата

Название вида документа

Реквизит "Название вида документа" должно соответствовать видам документов, используемым в унифицированной системе организационно-распорядительной документации.

Наименование вида включается в состав бланка документа. В бланке письма название вида документа не указывается;

Все служебные документы датируются и индексируются.

Дата - обязательный реквизит любого документа. Дат на документе может быть несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документами.

Основной датой документа является дата его подписания, принятия, утверждения или дата события, которое зафиксировано в документе (для протоколов, актов и некоторых других документов).

Датой принятия постановления, издания распоряжения считается дата его подписания руководителем организации ФПБ.

Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой отправки.

Для ряда официальных документов существуют также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций, то датой документа считается дата наиболее позднего подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документов. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата проставляется при оформлении ссылки на индекс и дату входящего документа, грифа согласования, визы, грифа утверждения, резолюции, отметки о поступлении документа в организацию и исполнении документа, а также при заверении копии, переносе данных на машинный носитель.

Дата подписания (принятия) документа и индекс наносятся на специально отведенном на бланке месте. Если документ составлен не на бланке, его дата и индекс (номер) проставляются так же, как на бланке.

Даты в документах оформляются двумя способами:

9 января 2006 г. или 09.04.2006 (год - четырьмя цифрами).

Первый способ применяется преимущественно при указании дат в тексте финансовых документов, а также в нормативных правовых актах, второй - при датировании документов после подписания, утверждения, согласования, а также в реквизитах "Текст", "Ссылка на индекс и дату входящего документа", "Резолюция", "Визы", "Отметка о поступлении", "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело", "Отметка о заверении копии", "Отметка о переносе данных на машинный носитель".

Дата оформляется без кавычек.

При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число проставляется руководителем, подписавшим документ.

Даты и индексы должны приводиться в одной строке;

Регистрационный индекс документа - это его условное цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке рядом с датой.

Регистрацию проводят децентрализованно по группам документов обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, приказы, распоряжения по основной деятельности регистрируются в канцелярии, по личному составу - в отделе кадров, бухгалтерские документы - в бухгалтерии и т.д.

Обязательным элементом реквизита "Регистрационный индекс" является его порядковый номер в течение года с января по декабрь.

Регистрационный номер входящих и исходящих документов, кроме порядкового номера, чаще всего дополняется условным индексом структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшиты документ или копия отправленного документа. Например, 12-34/89, где 12 - индекс структурного подразделения (например, отдел кадров), 34 - номер дела по номенклатуре, 89 - порядковый номер отправляемого документа;

13. ссылка на регистрационный индекс и дату входящего
документа

Важным реквизитом является ссылка на регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка входящего (инициативного) документа, на который пишется ответ, и включает его исходящий регистрационный номер и дату.

Получив ответный документ, по этому реквизиту надо подобрать копию входящего (инициативного) документа, на который пришел ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе пускать в работу. В этом случае сразу будет полная информация: как и что, писали и полностью ли учтены просьба или предложение.

При подготовке ответов следует указывать индекс и дату документа, на который дается ответ, под датой и номером исходящего документа.

Например:

10.02.2005 № 07-6/12

На №02-16/381-4 от 24.01.2005

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо);