Подпись

Текст

Текст является основным реквизитом формуляра документа.

Текст должен быть правильно составлен. Основными чертами делового языка являются простота, лаконичность, ясность, точность.

Текст документа не должен отражать никаких субъективных эмоций составителя. В нем должна содержаться исключительно фактографическая информация, тон изложения в документе должен быть нейтральным.

Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную убедительно, кратко, без сложных грамматических построений.

В тексте документа не допускается употребление:

просторечий и экспрессивных форм разговорной речи;

разных понятий (терминов) в одном и том же смысле;

иноязычных заимствований при наличии равнозначных слов и терминов в белорусском или русском языке;

нечетких словосочетаний, обобщенных рассуждений, восклицаний и призывов;

аббревиатур, кроме общеизвестных;

ненормативной лексики.

Перечисляемые в тексте фамилии (список, состав делегаций), географические наименования или административно-территориальные единицы, как правило, располагаются в алфавитном порядке.

Текст документа может подразделяться на пункты, которые могут объединяться в главы и разделы.

Пункты документа основные структурные элементы документа, содержащие законченные положения. Они обозначаются арабскими цифрами с точкой и названия не имеют.

Главы документа - структурные элементы документа, объединяющие в себе его пункты. Они, как правило, обозначаются арабскими цифрами и должны иметь название, которое пишется строчными буквами и размещается в левой части строки. В случаях, когда главы документа незначительны по объему, допускается не обозначать их номерами.

Разделы документа - структурные элементы документа, объединяющие его главы. Разделы обозначаются римскими цифрами и должны иметь название, которое пишется прописными буквами и размещается в центре строки.

Пункты документа могут включать в себя абзацы, подпункты и части. В случаях, когда текст документа не подразделяется на пункты, он состоит из абзацев и частей.

Абзац часть текста, выделяемая отступом в первой строке и начинающаяся со строчной буквы, кроме первого абзаца части, который начинается с прописной буквы. Абзацы, как правило, заканчиваются точкой с запятой, кроме первого абзаца, который заканчивается двоеточием, и последнего абзаца, который заканчивается точкой.

Подпункты - абзацы, являющиеся составной частью пункта и обозначаемые несколькими арабскими цифрами с точками после каждой из них, первая из которых обозначает номер пункта.

Часть состоит из абзаца (нескольких абзацев) и представляет собой смысловое единство. Она начинается, как правило, с прописной буквы и заканчивается точкой. В случае если часть состоит из нескольких абзацев, абзацы начинаются со строчной буквы, кроме первого абзаца части, который начинается с прописной буквы. При этом первый абзац части заканчивается двоеточием, все последующие - точкой с запятой, кроме последнего абзаца, который заканчивается точкой. Если часть является структурным элементом пункта или подпункта, то первая часть пункта, подпункта, как правило, начинается с арабской цифры с точкой, после которой следует прописная буква, или с нескольких арабских цифр с точками после каждой из них, после которых следует строчная буква.

Нумерация разделов, глав, пунктов должна быть сквозной для всего документа.

Нумерация структурных элементов должна быть единообразной для всего документа.

Использование в документах структурных элементов с несвойственными им цифровыми или иными обозначениями допускается в исключительных случаях и при наличии в документах специальных оговорок.

Отдельными структурными элементами текста документа могут быть подстрочные примечания к нему. Подстрочные примечания используются в тех случаях, когда пояснения или сокращенные наименования не могут быть помещены в текст пункта.

Текст документа (постановления, приказа, докладной записки и др.), как правило, должен состоять из двух основных частей: в первой - указывается основание составления документа, во второй излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы.

Если документ состоит из одной фразы, то в первой ее части также рекомендуется изложить основание или причины составления документа, а во второй - решение, распоряжение, просьбу.

Текст документа может содержать только заключительную часть: постановление, приказ - постановляющую часть без констатирующей, письмо - просьбу без пояснений и т.п.

В справках приводится только информация (без выводов и предложений). Этим они отличаются от докладных записок. По форме изложения справки могут быть описательными и цифровыми (оформленными в виде таблицы).

Текст пунктов распорядительного документа начинается с глагола в неопределенной форме с последующим указанием исполнителя и предписываемых действий (например: "Поручить организации...") или с указания исполнителя и конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме (например: "Финансово-экономическому отделу (М.В.Столяров) предусмотреть...").

Если в пункте распорядительного документа не предусматривается определенный исполнитель, то он начинается с глагола в неопределенной форме (например: "Установить...", "Утвердить...", "Считать...", "Образовать...", "Предоставить...").

Структура распорядительного документа должна обеспечивать последовательное изложение его сути, начиная с наиболее существенных пунктов и переходя к второстепенным. Группировать пункты следует по их содержанию, чтобы обеспечить комплексное и законченное освещение каждого вопроса.

В документах, устанавливающих права и обязанности (положение, устав, инструкция, правила и др.) либо содержащих описание, подтверждение фактов, событий, оценку деятельности учреждения (акт, заключение, справка, отчет и др.), используется форма изложения от третьего лица единственного или множественного числа (например: "Организация осуществляет...", "Главный технический инспектор труда имеет право...", "Комиссия установила...", "Комиссия предлагает...", "Институт разработал...", "В состав названного управления входят...").

В переписке используется форма изложения текста от первого лица

множественного числа ("Просим включить в план...", "Направляем на заключение...", "Сообщаем, что...").

Если в тексте проекта документа требуется неоднократно указать наименование профсоюзного органа либо иной организации ФПБ, а равно если неоднократно употребляется то или иное понятие, выражаемое группой слов, то наименование этого органа (организации) или понятие при первом упоминании

полностью, при этом в скобках в именительном падеже указывается сокращенное наименование (условное обозначение), которым оно обозначается в дальнейшем.

В текстах документов, которые не рассылаются (не направляются) за пределы организации, допускается использование сокращенных наименований членских организаций, организаций, созданных на основе профсоюзной собственности. В случаях, предусмотренных в настоящем абзаце, в качестве сокращенных наименований юридических лиц используются приводимые в их уставах (положениях) сокращенные наименования.

В заголовках документов и в реквизите "адресат" наименования юридических лиц приводятся полностью.

В документе, как правило, должны быть определены реальные сроки исполнения, для обозначения которых необходимо использовать конкретные даты (например: "до 01.07.2005", "к 01.10.2005").

В случаях, когда невозможно точно определить дату предполагаемого подписания (принятия) документа, либо начало предписываемого действия предваряет другое обстоятельство с неопределенным сроком, допускается указание сроков исполнения применительно ко дню подписания (издания) документа либо наступления требуемого обстоятельства (например: "в десятидневный срок", "не позднее пяти дней с момента утверждения акта").

В тексте телеграммы по возможности опускаются союзы, предлоги, местоимения, если при этом не искажается содержание. Цифровые данные во избежание искажения пишутся словами. Знак "№" обозначается: "НР". Исправления и переносы слов не допускаются;

22. отметка о наличии приложения

Приложения к документам могут быть трех видов:

утверждаемые, одобряемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (постановлениями, приказами, распоряжениями);

поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

являющиеся самостоятельными документами, направляемыми с сопроводительными письмами или другими документами.

Приложения должны иметь все необходимые для документа элементы (указание вида, наименование, дату, отметки о согласовании, утверждении и т.д.).

Документы, утверждаемые, одобряемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами (положения, уставы, инструкции и т.п.), являются не частью распорядительного документа, а самостоятельными документами, обретающими юридическую силу только с момента санкционирования их соответствующим распорядительным органом. Формулируется эта санкция в распорядительном документе. Например: "Утвердить прилагаемое Положение о..." или "Одобрить мероприятия... (прилагаются)".

На прилагаемом документе в этих случаях делается надпись, свидетельствующая об его утверждении, одобрении или введении в действие.

Приложения, поясняющие или дополняющие содержание распорядительного документа, являются по существу частью распорядительного документа, вынесенной для удобства пользования на отдельные листы в виде таблиц, перечней, ведомостей и т.п. В этих случаях ссылка на приложение в тексте делается при помощи слова "согласно", употребляемого с существительным в дательном падеже (например: "согласно приложению", "согласно указаниям").

Приложения нумеруются арабскими цифрами без знака "№" (например: "согласно приложению 2", "Приложение 3 к...").

При нумерации нескольких приложений следует писать: "согласно приложениям 1 - 4", а не "согласно приложениям 1,2,3 и 4".

При наличии приложений к документам информационного характера (письмам, докладным запискам, справкам, актам и т.п.) под текстом основного документа (до реквизита "подпись") делается отметка: "Приложение".

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то они повторно не именуются.

Например:

Приложение: на 10 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то их наименования необходимо перечислить с указанием количества листов в каждом приложении и числа экземпляров.

Например:

Приложение: 1. Справка об использовании оборудования на 5 л. в 2 экз.

2. Перечень оборудования на 10 л. в 2 экз.

Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложение, то отметку о наличии приложения необходимо оформлять следующим образом:

Приложение: письмо Минэкономики от 22.10.1996 № 4/3032 и приложение к нему, всего на 7 л. в 1 экз.

Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметка о приложении оформляется следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 1 экз. в первый адрес.

Подпись - обязательный реквизит документа. Документы подписываются должностными лицами в соответствии с их полномочиями, установленными правовыми актами.

В состав подписи входит: наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия). Расшифровка подписи в распорядительных документах (постановлениях, распоряжениях, приказах) может содержать только инициал имени и фамилию лица, подписавшего документ.

При оформлении подписей документов (в том числе и распорядительных), выполненных на используемых в организации бланках, наименование должности допускается в сокращенном виде.

Например:

Председатель Т.В.Иванов

При оформлении документа не на бланке в наименование должности включается наименование организации.

Например:

Председатель Витебского областного

объединения профсоюзов В.И.Фурсов

При подписании документов, составленных комиссией, указываются не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии.

Например:

Председатель комиссии Члены комиссии:

Подпись инициалы, фамилия

Подпись инициалы, фамилия

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Например:

Председатель подпись инициалы, фамилия

Секретарь подпись инициалы, фамилия

Документы подписываются, как правило, одним должностным лицом или несколькими лицами, если они несут ответственность за содержание этого документа (акты, финансовые документы, документы, исходящие от нескольких организаций, и др.). Подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, или на одном уровне, если документ подписывается должностными лицами одного ранга.

Не допускается подписание документов с проставлением предлога "за" или черты перед наименованием должности;

24. гриф приложения

Реквизит "Гриф приложения" состоит из слова "Приложение", его порядкового номера (при необходимости), названия вида документа в дательном падеже, его даты и номера.

Приложение должно иметь заголовок и гриф, которые связывают его с основным документом. На первом листе приложения в правом верхнем углу помещается отметка, указывающая, к какому документу относится приложение.

Например: Приложение

к постановлению Президиума Совета Федерации профсоюзов Беларуси

30.02.2006 №35