Распорядительные, инструктивно-методические документы и коммерческая корреспонденция

Правила оформления документов.

Лекция № 6. Официально-деловой стиль

1. Правила оформления документов.

2. Распорядительные, инструктивно-методические документы и коммерческая корреспонденция.

3. Речевой этикет в документе.

4. Реклама в деловой речи.

Деловая речь, это совокупность стандартов письменной речи, которые необходимы в официально-деловых отношениях. Эти стандарты включают в себя формы документации (набор, использование и расположение реквизитов).

Как правило, документ оформляется на бланке в соответствии с требованием стандарта. Бланк – это лист бумаги с воспроизведенными на нем типографским способом постоянными реквизитами. В зависимости от того, каким нуждам организации (внутренним или внешним) отвечает служебная документация, различают две категории:

1) Документы для внутреннего пользования;

2) Документы для внутреннего пользования.

Большинство реквизитов на документах для внутреннего или внешнего пользования одинаковы, но есть различия. Документы для внутреннего пользования называются управленческими или организационно-распорядительными. По новому ГОСТу 6.30 - 2003 установлено 29 реквизитов. Этот ГОСТ определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и месторасположение, требования к изготовлению бланков и учету бланков с воспроизведением государственного герба РФ и гербов субъектов РФ. Каждый документ имеет юридическую силу тогда, когда в нем есть все реквизиты, обязательные для данного вида документа. Например, реквизиты для письма:

· наименование организации;

· почтовый адрес;

· адресат;

· заголовок текста;

· дата;

· индекс;

· текст;

· подписи;

· Ф.И.О. исполнителя;

· номер телефона исполнителя.

В процессе подготовки и оформления документов состав может быть дополнен другими реквизитами. Часто документы оформляются на бланках трех видов:

1-й вид – бланк служебного письма;

2-й вид – бланк для конкретного вида документа;

3-й вид – бланк для всех других документов.

Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются на бумаге А4 и А5.

К распорядительным документам принадлежат:

· приказ;

· распоряжение;

· указание;

· инструкция и др.

К инструктивно-методическим (организационным):

· устав;

· структура;

· штатная численность аппарата управления;

· штатное расписание;

· правило внутреннего трудового распорядка;

· должностная инструкция и др.

Отдельно выделяют такие виды документов как:

· протокол;

· акт;

· докладная или объяснительная записка;

· справка.

Документы для внешнего пользования называют деловыми или коммерческими письмами. Они служат важнейшим средством связи какой-то организации с внешним миром. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, выясняют отношения, обмениваются информацией, ведут предварительные переговоры, уточняют детали сделки, предъявляют претензии и тому подобное. К ним относятся, прежде всего, простые деловые письма, не сложные по содержанию и небольшие по объему документы, которые рассылаются в коммерческих целях. В них содержатся: обычная просьба, сообщение, благодарность, приглашение, сопроводительная информация или подтверждение получения информации или продукции.

Унификация деловой переписки охватывает лексику соответствующих документов, а также и морфологию, и синтаксис, и графику, и пунктуацию, и стиль, и внешнее оформление.