Шаг 7. Сбор данных и их анализ

Шаг 6. Установление уровня сбора данных.

Шаг 5. Выбор партнёров для сравнения.

Шаг 4. Выбор приоритетного объекта для сравнения.

Шаг 3. Пересмотр (уточнение) продукции или процесса.

Пересмотр время от времени должен осуществляться в процессе управления. Так как изменения происходят очень быстро, необходимо знать, что происходит в области упрощения производственного процесса, сокращения производственного цикла, предотвращения появления брака. Выявленные проблемы и вопросы должны быть оформлены документально для последующего анализа.

Необходимо определить, что будет подвергнуто сравнению в первую очередь, и в какой степени. Выбор приоритетного направления для сравнений может быть сделан с использованием простого анализа, а также с помощь некоторых графических изображений. При анализе полезно задать такие вопросы:

· Где нам больше всего необходимо улучшение?

· В каких областях наше предприятие наиболее далеко от полного удовлетворения потребителя?

· Улучшения в каких областях дадут наибольший эффект при сравнительно небольших вложениях ресурсов?

· Какое подразделение производит больше всего брака?

· Где наблюдаются самые большие потери времени?

· Где существуют «узкие места»?

Если предприятие собирается тратить значительные средства, производя сравнения, почему бы не сравнивать себя с самым лучшим. Выполняя общий бенчмаркинг, можно проводить сравнения аналогичных действий в компаниях, которые находятся в разных отраслях. Чтобы определить лучшего партнера для сравнений, можно обратиться к следующим источникам информации:

- Мнения экспертов и специалистов вашей организации.

- Мнения специалистов других организаций отрасли.

- Анализ деятельности организаций вашей отрасли.

- Анализ деятельности прямых конкурентов.

- Анализ деятельности лидирующих компаний.

- Годовые отчеты компаний.

- Печатные издания отрасли.

- Различные исследования (например, опросы потребителей).

- Библиотеки.

Сбор данных должен носить постоянный характер. Многие организации осуществляют сбор данных (например, наблюдение за развитием отрасли, анализ конкурентоспособности, поиск идей по улучшению качества), даже не думая об этом как о процессе бенчмаркинга. На более высоком уровне могут проводиться исследования, опросы, работа с консультантами, посещения предприятий и компаний партнёров по сравнениям, телефонные разговоры, встречи. Самым высоким уровнем сбора данных считается личный контакт.

Сбор данных всегда должен быть обоюдовыгодным. Надо быть готовым предоставить партнеру аналогичную информацию о вашей организации. Не следует просить партнера дать ту информацию, которую вы не хотели бы давать о своей организации. Как правило, наиболее эффективный сбор данных происходит при лично контакте. Специалисты рекомендуют заранее подготовить список ключевых вопросов. Они не должны быть слишком громоздкими и занимать много времени для ответа. Целесообразно предоставить список вопросов перед телефонным звонком, конференцией или встречей. Это даст время подумать над ответами, собрать необходимые данные, оценить конфиденциальность задаваемых вопросов пригласить необходимых людей на встречу. Первая встреча должна стать начало долговременного сотрудничества. Если представители вашей организации были приглашены на экскурсию, сотрудники, входящие в команду, должны хорошо знать организацию, процесс, неплохо знать друг друга. В такую команду нельзя включать людей, склонных к конфликтам. После знакомства с работой организации партнера специалисты, входящие в команду, продолжают работать друг с другом.