Порядок нумерации лицевых счетов

Указанные в Плане счетов счета являются синтетическими. Для детализации информации по этим счетам к каждому из них открывается лицевой счет, который является элементом аналитического учета. Лицевым счетам присваиваются наименование и номера в зависимости от его принадлежности конкретному клиенту и целевому назначению: для корреспондентских, расчетных, текущих, кредитных счетов, счетов просроченных кредитов и процентов и других.

Номер лицевого счета состоит из 20 знаков:

5 знаков – номер балансового счета второго порядка (первые три знака – счет первого порядка);

3 знака – код валюты; определяется в соответствии с Общероссийским классификатором валют (ОКВ); Например, 810-рубли, 840-доллары, 978-евро и т.д.

1 знак – защитный электронный ключ; рассчитывается в соответствии с Письмом Банка России «Порядок расчета контрольного ключа в номере лицевого счета» от 08.09.97г № 515. При определении ключа используются позиции (разряды) кодового обозначения лицевого счета и разряды банковского идентификационного кода (БИК).

4 знака – номер филиала, структурного подразделения кредитной организации;

7 знаков – порядковый номер лицевого счета в Книге регистрации счетов

Свободные номера в последних 7 знаках используются кредитной организацией следующим образом:

- по бюджетным счетам указывается символ бюджетной классификации;

- по счетам прибылей и убытков символ отчётности и т.п. по необходимости.

Например, номер лицевого счёта 40702810300090000231 означает:

40702 – коммерческая негосударственная организация;

810 – рублёвый счёт;

3 – защитный ключ;

0009 – филиал номер 9;

0000231 – порядковый номер лицевого счёта.

Документация, документооборот и внутрибанковский контроль.

1. Виды расчётно-денежных документов и их классификация

2. Порядок организации внутрибанковского документооборота.

3. Организация внутрибанковского контроля и его задачи. Виды внутрибанковского контроля.

4. Порядок исправления ошибочных записей в регистрах бухгалтерского учёта.

1. Виды расчетно-денежных документов и их классификация.

Основанием для записи операций в регистры бухгалтерского учета являются первичные документы.

Документы поступают в кредитную организацию от:

- организаций-клиентов;

- других кредитных организаций;

- из подразделений Банка России;

- составляются в кредитной организацией по внутренним операциям.

Совокупность документов, используемых кредитной организацией для ведения бухгалтерского учета и контроля образует банковскую документацию.

Большой объем и многообразие банковских операций требуют рациональной организации банковской документации. Это достигается путем стандартизации и унификации форм документов. Для оформления документов используются стандартные бланки, изготовленные типографским способом или программным путем. Данные документов, раскрывающие их содержание называются реквизитами. Новый Закон «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ не содержит прямого указания об обязательном использовании унифицированных форм первичных документов, но ряд нормативных документов Банка России предписывает использования стандартных форм для оформления операций, например Положение о безналичных расчетах № 383-П от 19.06.2012 г. и другие.

В соответствии с Законом «О бухгалтерском учете» и Положением БР № 302-П (№ 385-П) документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

· название документа;

· номер документа;

· дата составления;

· наименование организации;

· сумма;

· содержание операции;

· подписи;

· контировка счетов.

В зависимости от характера операции в документы могут быть включены дополнительные реквизиты: коды, наименование плательщика и получателя, очередность платежей, печать и т.д.

Первичные документы составляются в момент совершения операции или сразу после ее окончании в необходимом количестве экземпляров на ПЭВМ. Денежные чеки заполняются вручную. Исправления в банковских документах не допускаются.

Расчетно-денежные документы подразделяются:

По месту составления:

а) внутрибанковские;

б) клиентские.

По объему охватываемых операций:

а) простые;

б) сводные.

По характеру и содержанию операций:

1) Кассовые документы:

а) приходные кассовые документы

- объявления на взнос наличными;

- приходные кассовые ордера;

- препроводительные ведомости.

б) расходные кассовые документы

- денежные чеки;

- расходные кассовые ордера.

2) Мемориальные документы:

а) мемориальные ордера;

б) платёжные ордера.

3) Расчетные документы:

а) платежные поручения;

б) платежные требования;

в) инкассовые поручения;

г) расчетные чеки;

д) аккредитивы;

4) Электронные платёжные документы (ЭПД):

- полноформатные ЭПД;

- ЭПД, содержащие часть информации на бумажном носителе;

- Электронные служебно-информационные документы.

При приеме документов работник банка обязан проверить соответствие документа установленной форме бланков, наличие обязательных реквизитов, соответствие печати и подписей распорядителей счета заявленным образцам.

В кредитных организациях должна быть обеспечена сохранность бухгалтерских документов в соответствии с требованиями, установленными Законом «О бухгалтерском учете» и Положением БР 385-П. Первичные документы, учетные регистры и формы отчетности подлежат обязательному хранению в архиве в течение установленного срока, но не менее пяти лет. Мемориальные документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке дебетованных балансовых счетов. Журналы и ежедневные балансы, документы по вкладам и другие прошнуровываются в отдельные папки по месяцам. По истечении определенного срока документы уничтожаются, но предварительно актируются. Перечень уничтоженных документов хранится далее в архиве.

2. Порядок организации внутрибанковского документооборота.

Внутрибанковским документооборотом называется последовательность прохождения документов от момента их составления до завершения операции. От правильности и чёткости организации документооборота зависит своевременность отражения банковских операций в учёте. С этой целью в кредитных организациях составляются графики документооборота и графики обслуживания клиентов, которые закрепляются учетной политикой организации. Порядок документооборота определяется главным бухгалтером.

Организация документооборота позволяет регулировать поток документов, регламентировать время поступления документов и обрабатывать их в разных структурных подразделениях кредитной организации.

Общие правила документооборота.

1. Все документы, поступившие в течение операционного времени отражаются в учёте в этот же день.

2. Документы, поступившие после окончания операционного времени отражаются в учёте не позднее следующего дня.

3. Расчётные документы отражаются вначале по счёту плательщика, а затем по счёту получателя.

4. Передача документов на ВЦ или компьютерную систему производится не позднее, чем за 1,5 – 2 часа до окончания рабочего дня.

5. Все документы, поступившие в кредитную организацию, обрабатываются в следующей последовательности:

- проверка документа по форме и существу, т.е. законность операции и правильность заполнения всех реквизитов;

- придание документу силы приказа т.е. подпись документа работником кредитной организации и его контировка;

- отражение документа (суммы) на счетах аналитического и синтетического учёта.

Бухгалтерские документы брошюруются за рабочий день в папки, в зависимости от экономического содержания операций и сроков их хранения. Документы формируются в возрастающем порядке номеров дебетованных или кредитованных счетов или по пачкам, формируемым для передачи информации на ВЦ.

3. Организация внутрибанковского контроля и его задачи. Виды внутрибанковского контроля.

Эффективная система внутреннего контроля является важным компонентом управления банком и основой для обеспечения безопасности и устойчивости банковских операций. Она призвана поддерживать соблюдение законов, политики банка в разных областях деятельности, внутренних правил и процедур, а также снижать риск непредвиденных убытков или подрыва репутации банка. Поэтому органы банковского надзора требуют от всех банков наличия системы внутреннего контроля.

В широком смысле слова внутренний контроль представляет собой совокупность процедур и мероприятий по управлению банком:

• управленческий контроль;

• выявление и оценка риска;

• осуществление контроля и разделение полномочий;

• информация и взаимодействие;

• мониторинг и исправление недостатков.

В узком смысле внутрибанковский контроль представляет собой совокупность способов и методов проверки расчётно-денежных документов и их учёта. Аппарат бухгалтерии выполняет значительную работу по контролю за правильным документальным оформлением осуществляемых в банке операций.

Основные требования, предъявляемые к организации внутрибанковского контроля:

• обеспечение сохранности средств и ценностей;

• обеспечение законности всех операций;

• проверка правильности заполнения документов и отражения в учёте;

• проверка своевременности распоряжений клиентов на перечисление (выдачу) средств;

• проверка перечисления и зачисления средств в точном соответствии с указанными реквизитами.

Организация контроля и повседневное наблюдение за его осуществлением на всех участках бухгалтерской и кассовой работы возлагается на главного бухгалтера

Внутрибанковский контроль в кредитных организациях подразделяется на предварительный, текущий, последующий.

Предварительный контроль осуществляется до проведения банковской операции. Он осуществляется путём визуальной проверки документов, с последующей сверкой счётным методом равенства оборотов по дебету и кредиту. Особенно важен своевременный предварительный контроль, который осуществляется через контрольные подписи. По операциям, требующим дополнительного контроля, операция совершается бухгалтерским работником только после проверки документа контролёром. В установленных случаях подпись заверяется печатью (штампом).

Текущий контроль осуществляется путём проверки всех бухгалтерских операций, совершённых за предыдущий день в течение следующего рабочего дня. Этот контроль осуществляет специально выделенный работник. При проведении текущего контроля проверяется правильность ведения лицевых счетов, соблюдение правил выдачи клиентам выписок по счетам, совершение исправительных записей, правильность отражения операций по счетам баланса и проверка регистров аналитического и синтетического учёта.

Последующий контроль осуществляется в течение года по конфиденциальному плану, утверждённому руководителем кредитной организации. Последующий контроль проводится главным бухгалтером, его заместителями, начальниками отделов, работниками внутреннего аудита. Целью последующего контроля является проверка организации учёта и документооборота в кредитной организации, выполнение обязанностей учётно-операционными работниками, правильность оформления надлежащими документами совершённых операций, выявление причин нарушений и принятие мер к их устранению.

Результаты проверок оформляются справками, которые рассматриваются руководителем кредитной организации в 5-дневный срок. Главный бухгалтер обязан проконтролировать устранение недостатков и в необходимых случаях организовать повторную проверку. Последующий контроль должен быть организован таким образом, чтобы в течение года была произведена проверка всех участков операционно-кассовой работы.

4. Порядок исправления ошибочных записей в регистрах бухгалтерского учета.

Исправление ошибочных записей производится в зависимости от времени их выявления.

Ошибки, выявленные бухгалтерскими работниками при текущей проверки, до заключения баланса исправляются путем зачеркивания неправильных сумм и написанием над ними правильных сумм. Если запись подлежит аннулированию как ошибочная, то рядом с зачеркнутой суммой делается надпись «не считать». Эти исправления заверяются подписью бухгалтерского работника и одновременно вносятся исправления во все взаимосвязанные регистры бухгалтерского учета.

Если по условиям программы таким образом исправления внести нельзя, то ошибочные записи исправляются путем сторнирования (обратным сторно) ошибочной записи и проводки новой правильной записи. Сторнированная запись в регистрах помечается отличительным знаком. Выписываются два ордера – сторнированный и правильный, которые подписываются бухгалтером и контролером.

Если ошибочные записи выявлены после составления баланса, то они должны исправляться только обратным сторно.

Исправление оформляется платёжным мемориальным ордером, который составляется в 4-х экземплярах и подписывается бухгалтером, контролером и главным бухгалтером.

1-й экземпляр – является ордером;

2-й и 3-й экземпляры – являются уведомлениями для клиентов по дебетовым и кредитовым записями;

4-й экземпляр – остается в ордерной книжке, которая хранится у главного бухгалтера.

Ордера нумеруются порядковыми номерами отдельно от других документов. В тексте исправительного ордера должно быть указано, когда и по какому документу были допущены ошибки, а на обороте 4-го экземпляра указывается должность и ФИО исполнителя.

В лицевом счете против ошибочной записи делается отметка «Сторнирование» с указанием даты и номера исправительного ордера и запись заверяется главным бухгалтером.

Если для исправления ошибочных записей требуется списание средства со счетов клиентов, то необходимо получить от них письменное согласие. Списание со счетов клиентов производится с соблюдением очередности платежей. Заявления клиентов о списании неправильно зачисленных сумм хранятся в документах дня при исправительном ордере.

Аналитический и синтетический учёт

1. Аналитический учет, его построение и назначение.

Аналитический учет – это учет, который ведется в лицевых счетах, материальных и иных аналитических счетах бухгалтерского учёта, группирующих детальную информацию об имуществе, обязательствах, банковских и хозяйственных операциях внутри каждого синтетического счёта.

Документами аналитического учета являются:

- лицевые счета;

- ведомость остатков по счетам;

Лицевым счетам присваиваются названия и номера, они регистрируются в Книге регистрации открытых счетов. Ежедневно распечатываются лицевые счета, по которым было движение средств.

Лицевые счета должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование лицевого счета;

- номер лицевого счета;

- дата совершения операции;

- дата предыдущей операции;

- остаток на начало дня;

- номер документа;

- номер корреспондирующего счета;

- шифрованный вид операции в соответствии с Положением БР 385-П;

- дебетовые и кредитовые обороты частные и итоговые за день;

- остаток на конец дня.

Номер лицевого счета состоит из 20 знаков, порядок его формирования рассмотрен в Теме 2 «Баланс кредитной организации. План счетов».

Порядок ведения лицевых счетов:

· лицевые счета по внутренним операциям банка ведутся в 1-ом экземпляре;

· лицевые счета клиентов ведутся в 2-х экземплярах;

· второй экземпляр является выпиской и с приложениями выдаётся клиенту;

· составленные на ЭВМ выписки выдаются клиентам без штампов и подписей;

· выписки выдаются в сроки, указанные в карточке с образцами подписей и оттиском печати, в договоре банковского счёта, в книге регистрации лицевых счетов;

· владелец счёта обязан в течение 10 дней сообщить о суммах неправильно проведённых по счёту;

· дубликат выписки выдаётся с разрешения руководителя кредитной организации на основании заявления клиента;

· база данных лицевых счетов в ЭВМ ведётся с дублированием не менее, чем на двух магнитных носителях.

Ведомость остатков по счетам ведется и распечатывается ежедневно, в ней записываются:

- номера счетов первого и второго порядка;

- номера лицевых счетов;

- наименование счетов и разделов баланса;

- код валюты;

- исходящие остатки.

Ведомость остатков по счетам, требующим конфиденциальности может составляться отдельно и в общую ведомость включаются только итоги по этим счетам.

Ведомости остатков по счетам подписывается главным бухгалтером.

2. Синтетический учет, его построение и назначение.

Синтетический учет – это учёт обобщённых данных бухгалтерского учёта о видах имущества, обязательств и хозяйственных операций по определённым экономическим признакам, который ведётся на синтетических счетах бухгалтерского учёта

Документами синтетического учета являются:

- оборотная ведомость;

- баланс;

- отчёт о прибылях и убытках

Оборотная ведомость по балансовым и внебалансовым счетам и содержит следующие данные:

- номера счетов первого и второго порядка;

- наименование счетов и разделов баланса;

- входящие остатки (в рублях и инвалюте в рублевом эквиваленте)

- обороты по дебету (в рублях и инвалюте в рублевом эквиваленте);

- обороты по кредиту (в рублях и в инвалюте в рублёвом эквиваленте);

- исходящие остатки (в рублях и инвалюте в рублевом эквиваленте).

В оборотной ведомости подсчитываются итоги оборотов по каждому счету второго порядка, первого порядка, по каждому разделу, по дебету и кредиту. Внутри месяца обороты показываются за день. Кроме этого на 1 число составляется оборотная ведомость за месяц, квартал и год – нарастающими итогами. Оборотная ведомость составляется и распечатывается ежедневно.

Баланс составляется за истекший день до 12 часов следующего дня. В балансе указываются:

- номера счетов первого и второго порядка;

- наименование разделов и счетов баланса;

- признак счета;

- остатки по активу (в рублях и инвалюте в рублевом эквиваленте);

- остатки по пассиву (в рублях и инвалюте в рублевом эквиваленте).

Баланс должен отвечать следующим основным требованиям:

- составляться по счетам второго порядка;

- по каждому счету первого порядка, по группе этих счетов, по разделам выводятся итоги;

- по внебалансовым счетам выводятся итоги по счетам 99999 и 99998;

- «Всего по внебалансовым счетам» (арифметический итог остатков, должен быть равен сумме счетов NN 99998 и 99999);

- «Итого по счетам NN 99998 и 99999» (арифметический итог остатков, должен быть равен сумме всех активных и пассивных внебалансовых счетов)

- ежедневный баланс составляется в рублях и копейках и др.

Отчёт о прибылях и убытках составляется в рублях и копейках и включает 3 главы.

Глава 1 – доходы, Глава 2 – расходы, Глава 3 - финансовый результат

Баланс, оборотная ведомость и отчёт о прибылях и убытках подписываются руководителем и главным бухгалтером.