Документация и документооборот в бухгалтерском учете

Вопрос 5.

Документации хозяйственных операций уделено значительное внимание в Законе о бухгалтерском учете и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации.

Бухгалтерским документом, называется письменное свидетельство, которое дает право на совершение хозяйственной операции или подтверждает, что операция совершена.

Оформление хозяйственных операций документами называется документацией. Hа основании документов осуществляется контроль за сохранностью имущества, за соблюдением законности и целесообразности хозяйственных операций. Они используются в ходе документальных ревизий, имеют юридическую силу, т.к. используются в суде и арбитраже для решения спорных вопросов.

Чтобы документы достаточно полно раскрывали хозяйственные операции и имели юридическую силу, они должны иметь определенные сведения и быть надлежащим образом оформлены. Показатели документов, характеризующие хозяйственные операции, называются реквизитами. Реквизиты делятся на обязательные и дополнительные.

Обязательными называются такие реквизиты, без заполнения которых документ считается недействительным.

В соответствии со ст. 9 Закона о бухгалтерском учете к обязательным реквизитам относятся:

а) наименование документа;

б) дата составления;

в) наименование организаций, от имени которой составлен доку-

мент;

г) содержание хозяйственной операции;

д) измерители хозяйственной операции;

е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение

хозяйственной операции и правильность ее оформления;

ж) личные подписи указанных лиц.

Дополнительные реквизиты определяются особенностями хозяйственных операций и назначение документов.

Для правильного применения документов необходимо знать их классификацию или группировку. Документы группируются по следующим признакам:

- по назначению;

- по месту составления;

- по способу отражения операций;

- по обьему содержания операций;

- по способу составления.

В свою очередь каждая группа делится на подгруппы.

По назначению документы делятся на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления, комбинированные.

Поступившие документы бухгалтер принимает, проверяет и обрабатывает.

Проверка производится следующим признаком:

- по форме;

- по существу;

- арифметически;

- проверка цен;

- встречная проверка.

При проверке по форме устанавливается правильность оформления документов, заполнения всех реквизитов.

Проверка по существу устанавливает законность и целесообразность совершенных операций.

Арифметическая проверка преполагает проверку таксировки (умножения количества на сумму), правильность подсчета итогов, определения остатков.

Если в документах указаны цены на товары, то они проверяются по договорам, по реестрам цен, которые ведутся в предприятии.

Встречная проверка проводится для выявления возможных приписок. При этом сопоставляются документы составленные в нескольких экземплярах и приложенные к отчетам разных материально ответственных лиц.

После проверки производится бухгалтерская обработка документов. Под бухгалтерской обработкой понимается подготовка документов для записи на счетах. При этом, на каждом документе указывают корреспонденцию счетов или бухгалтерскую проверку по соответствующий хозяйственной операции.

В течение отчетного года бухгалтерские документы хранятся в бухгалтерии в специальных папках. После составления годовой бухгалтерской отчетности, они переплетаются в тома, на которых указывается месяц, год, шифр синтетического счета. Переплетенные документы нумеруются и их количество указывается в конце тома.

Баланс – 10 лет, Расчётно-платёжная ведомость – 70 лет.

Затем тома документов сдаются в архив.