Документы отчетности деятельности pr-службы

Документы планирования деятельности pr-службы.

Документы, регламентирующие деятельность pr-службы.

– Устав Компании;

– Приказы и распоряжения Компании, приказы и распоряжения профильного департамента (Департамент PR, маркетинга др.), прочие локальные нормативные акты Компании, отраслевые законодательные акты (к примеру, «О банках и банковской деятельности», «О ценных бумагах», о ЦБ РФ и т. д.);

– Закон «О средствах массовой информации»;

– Закон «О рекламе»;

– Закон «Об авторском праве и смежных правах»;

– Закон «О государственной тайне»;

– Закон «Об информации, информатизации и защите информации»;

– Закон «Об участии в международном информационном обмене»;

– Профессиональный Кодекс PR-специалиста;

– PR-стратегия и PR-программа PR-службы Компании;

– Положение о функционале сотрудника PR-службы.

– годовой план деятельности PR-службы (стратегия PR-кампаний и мероприятия);

– план на месяц;

– план на неделю;

– план на день;

– бюджет (сквозной бюджет на год, текущий бюджет на месяц, проектный бюджет);

– тайминг рабочего дня сотрудников PR-службы (постоянные и плавающие задачи);

– план контроля-оценки эффективности деятельности PR-службы, текущих и проектных задач.

К ним относятся: документы эффективности деятельности PR, бухгалтерская отчетность о проведенных акциях и мероприятиях.

В свою очередь, документы отчетности можно разделить:

–на текущую отчетность, к которой можно отнести Отчет к совещанию руководителей по итогам недели, Отчет к совещанию руководителей по итогам месяца;

– итоговая отчетность, это:

– мониторинг СМИ за месяц;

– сводный отчет о деятельности PR-службы за текущий период по всем направлениям деятельности с проставленными статусами по текущим задачам (выполнено/в стадии подготовки/не выполнено/причины невыполнения);

– аналитика показателей с учетом сравнительного периода (год/месяц) по основным направлениям деятельности (СМИ/специальные мероприятия).

Пакет по оценке эффективности деятельности PR-службы:

– отчет проекта/event с фото, с указанием основных показателей, достигнутых по итогам реализации (привлеченные СМИ с количеством опубликованных и ожидаемых выходов, привлеченные потенциальные/текущие клиенты, привлеченные лидеры мнений, важные персоны для организации, представители деловой среды и власти, общий бюджет проекта, оценка затрат и полученного результата в экономическом выражении, прогноз влияния данного проекта на репутацию и имидж организации в информационном поле и бизнес-среде);

– мониторинг СМИ по итогам проекта/event.

Бухгалтерская отчетность в рамках деятельности PR-службы включает в себя:

• Документы согласовательного характера (внутреннего предназначения), к которым относятся:

– служебная записка для оплаты счета контрагента на имя руководителя (подписывается руководителем, передается вместе со счетом на оплату в бухгалтерию).

– лист согласований для подписания договора и оплаты счета (как правило, вводится при подписании договоров на крупные суммы, свыше 100 000 р. Согласовательный лист подписывается назначенным перечнем руководителей. Передается в бухгалтерию вместе со служебной запиской и счетом.).

• Документы внешней коммуникации «организация-контрагент» безналичного расчета:

– договор «Организация заказчик-контрагент» (2 экз. договора, возможно приложение к договору);

– счет на оплату услуг (1 экз.);

– акт выполненных работ (2 экз.). Закрывающий документ по оказанию услуг (документ строгой отчетности);

– счет-фактура (1 экз.). Закрывающий документ за приобретение товара (документ строгой отчетности);

– чек/квитанция (1 экз.). Закрывающий документ нестрогой отчетности.

• Документы для проведения сделок по схеме наличного расчета:

– служебная записка на получение подотчетных средств в бухгалтерии;

– авансовый отчет. Закрывающий документ по израсходованным наличным подотчетным средствам. Передается в бухгалтерию вместе с чеком/копией чека/квитанцией.