Информационные системы управления

Рис. 4

Оперативный уровень управления осуществляет решение многократно повторяющихся задач и операций и быстрое реагирование на изменение входной текущей информации. На этом уровне большой объем занимают учетные задачи.

Функциональный уровень управления осуществляет решение задач, требующих предварительного анализа информации, подготовленной на низком уровне. Здесь уменьшается объем решаемых задач, но возрастает их сложность. Причем не всегда удается оперативно выработать решение, требуется дополнительное время на осмысление, анализ, сбор недостающих данных. Также требуется время для получения реакции от реализации выбранного решения.

Стратегический уровень осуществляет выработку управленческих решений по достижению долгосрочных стратегических целей организации. Результаты по выбранным решениям могут быть получены через длительное время. Поэтому ответственность за принятие решения очень велика и определяется не только результатами анализа с использованием математического и специального аппарата, но и профессиональной интуицией специалистов.

В соответствии с уровнями управления экономической информационной системой различают следующие типы информационных систем.

На оперативном уровне управления используется система обработки данных (СОД). Она предназначена для учета и оперативного регулирования хозяйственных операций, подготовки счетов, накладных, платежных поручений и других стандартных документов для внешней среды. СОД реализует регистрацию и обработку выполнения заказов, движения материальных ценностей и прочего, осуществляется непосредственными исполнителями хозяйственных операций. Результаты выполнения операций регулярно с помощью экранных форм вводятся в базу данных.

На тактическом уровне управления используется информационная система управления (ИСУ). Она предназначена для среднесрочного планирования, анализа и организации работ в течение нескольких недель (месяцев). При решении используются четко определенные алгоритмы. Результаты предназначены для руководителей различных служб предприятия. Решение осуществляется на основе данных, накопленных в базе данных.

На верхнем (стратегическом) уровне управления используются системы поддержки принятия решений (СППР). Они имеют стратегическое значение в течение года или нескольких лет. Предназначены для формирования стратегических целей, планирования привлечения ресурсов, источников финансирования и др. Иногда они применяются на тактическом уровне для выбора поставщиков, заключения договоров с клиентами. Для задач, решаемых этими системами, характерны: недостаточность информации, ее противоречивость, неточность, слабая формализуемость алгоритма, потребность качественных оценок целей и ограничений, использование средств составления отчетов произвольной формы, методов статистического анализа, экспертных оценок, математического и имитационного моделирования, хранилищ данных, баз знаний и моделей принятия решений.

Для автоматизации всех уровней управления используются корпоративные экономические информационные системы, включающие все три предыдущих типа (СОД, ИСУ, СППР).

Системы обработки данных (СОД)

Информационные системы низкого уровня являются связующим звеном между фирмой и внешней средой. Здесь решаются задачи: обработки данных об операциях, производимых предприятием; создания периодических отчетов (а также по запросу) о состоянии дел на предприятии (создание документов для руководства и работников предприятия и внешних партнеров); получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов. Система обработки данных является основным поставщиком информации для остальных типов информационных систем организации, так как содержит архивную и оперативную информацию, помогает интегрировать новые сведения в организацию и обрабатывать бумажные документы.

Системы обработки данных имеют ряд особенностей:

1) на любом предприятии обязательно должна быть система обработки данных;

2) решаются только хорошо структурированные задачи, для которых можно разработать алгоритм;

3) процедуры обработки данных определены соответствующими стандартами, предписывающими их соблюдение организациями всех типов;

4) основной объем работ в системе выполняется автоматически с минимальным участием человека;

5) используемые данные должны быть детализированными и привязанными к конкретному временному интервалу.

Они решают задачи, требующие предварительного анализа информации, подготовленной на первом уровне, с целью удовлетворения информационных потребностей всех сотрудников фирмы, имеющих дело с принятием решений. В отличие от систем обработки данных здесь решаются задачи худшей структурированности. Представляемая информационными системами управления информация содержит сведения о прошлом, настоящем и вероятном будущем предприятия в виде различных отчетов:

1) регулярные отчеты выдают информацию в соответствии с установленным графиком (например, месячный анализ продаж);

2) специальные отчеты выдаются по запросам, если произошло что-то незапланированное.

Данные отчеты могут иметь вид: суммирующих отчетов (данные объединены в группы, упорядочены по каким-либо атрибутам и представлены в виде промежуточных или окончательных итогов); сравнительных отчетов (данные, полученные из различных источников или сгруппированы по разным признакам, используемые с целью сравнения); чрезвычайных отчетов (содержат данные чрезвычайного характера).

Для определения причины возникновения отклонений и принятия решений данные должны быть представлены в агрегированном виде. Исходная информация поступает из систем обработки данных и состоит из сведений, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых предприятием, и планов, стандартов, бюджетов и других нормативных материалов, определяющих состояние предприятия.

Информационные системы этого уровня решают задачи:

1) оценки планируемого состояния объекта управления;

2) оценки отклонений от планируемого состояния;

3) выявления причин отклонения;

4) анализа возможных решений и действий.

Отчеты особенно эффективны при реализации управления по отклонениям. Представленные в отчетах данные должны представлять отклонения состояния хозяйственной деятельности предприятия от некоторого установленного стандарта (например, от запланированного состояния). В этом случае к отчетам предъявляются следующие требования:

1) отчет составляется в случае, если отклонение произошло;

2) сведения в отчете должны быть отсортированы по критическому значению для данного отклонения показателя;

3) все отклонения желательно показать вместе, чтобы можно было установить между ними связь;

4) желательно показать количественные отклонения от нормы.

В информационных системах указанного уровня можно выделить следующие группы систем.

1. Информационные системы офисной автоматизации, которые используются работниками любого организационного уровня. Чаще всех ими пользуются работники средней квалификации (бухгалтеры, секретари и др.). Информационные системы офисной автоматизации объединяют работников информационной сферы разных регионов, помогают поддерживать связь с покупателями, заказчиками и другими организациями (их деятельность охватывает управление документацией, коммуникации и др.). Указанными системами выполняются функции: обработка текстов с помощью текстовых редакторов; производство высококачественной печатной продукции; архивация документов; ведение деловой информации с помощью электронных календарей и электронных книжек; организация и поддержка коммуникаций внутри организации и с внешней средой (компьютерные сети, электронная и аудиопочта, видео- и телеконференции, факсимильная связь.

2. Информационные системы обработки знаний (в том числе экспертные), которые концентрируют знания, необходимые инженерам, юристам, ученым при разработке нового продукта.

3. Информационные системы для менеджеров среднего звена, которые используются для мониторинга (постоянного слежения), контроля, принятия решений и администрирования. Основными функциями этих информационных систем являются: сравнение текущих показателей с прошлыми; составление периодических отчетов за определенное время (а не по текущим событиям); обеспечение доступа к архивной информации и другие функции. К информационным системам для менеджеров среднего звена относятся системы поддержки принятия решений. Они имеют более мощный аналитический аппарат с несколькими моделями, решают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее; используют информацию, созданную с помощью систем обработки данных и управленческих информационных систем. Системы поддержки принятия решений используют те, кому необходимо принимать решения: менеджеры, специалисты, аналитики и пр. Эти системы обеспечивают решение проблем, развитие которых трудно прогнозировать. Системы имеют сложные инструментальные средства моделирования и анализа, позволяют легко менять постановки решаемых задач и входные данные, адаптируются к изменению условий по нескольку раз в день, имеют технологию, максимально ориентированную на пользователя.