Описание предметной области

ИССЛЕДОВАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ ОБЛАСТИ

В качестве предметной области для курсового проекта была выбрана гимназия. Таким образом именно гимназия является объектом информатизации.

Гимназия – муниципальное общеобразовательное учреждение, являющееся самостоятельным структурным подразделением и, находящееся в непосредственном подчинении Городского Управления Народного Образования. Так как гимназия является общеобразовательным учреждением, то ее документооборот изобилует специализированными формами исходящих и внутренних документов. Поскольку объем информации, который используется в процессе функционирования гимназии постоянно увеличивается, а текущая информация часто изменяется, то персоналу организации, ответственному за ведение документооборота приходится вносить и изменять новые данные в соответствующие документы вручную, что отнимает много сил и времени, что негативно сказывается на эффективности работы гимназии, ухудшая ее. Кроме того, ведение документооборота традиционным способом ухудшает качество обучения школьников, поскольку в документооборот вовлечен не только административно – управленческий аппарат гимназии, но и учителя-предметники, на которых ложится дополнительная нагрузка, связанная с оформлением документов и предоставления необходимых отчетов руководству, поскольку все учителя являются классными руководителями. Более подробно структура гимназии будет рассмотрена далее. В связи с вышеизложенным считаю, что назрела необходимость модернизации системы ведения документооборота организации, посредством перевода ее на электронную основу, что в дальнейшем позволит полностью отказаться от традиционной формы документооборота. Как было сказано выше в процесс ведения документооборота гимназии вовлечен административно-управленческий персонал (директор, секретарь-делопроизводитель, завучи), а также преподавательский состав. У каждого из сотрудников организации есть перечень обязанностей, которые подлежат исполнению.

В перечень обязанностей секретаря-делопроизводителя входит:

1) Учет и регистрация входящих документов;

2) формирование приказов директора;

3) кадровый учет сотрудников;

4) прием и оформление документов, касающихся приема новых учащихся;

5) ведение картотеки по учащимся и персоналу гимназии;

6) предоставление отчетов по формам (Т-2, РИК-76, РИК-83).

В перечень обязанностей завучей входит:

1) составление учебного расписания;

2) формирование табеля;

3) предоставление отчетов по форме ОШ-1;

4) расчет рабочей нагрузки;

5) контроль за надлежащим ведением журналов успеваемости.

В перечень обязанностей учителей входит:

1) Ведение классных журналов;

2) Своевременное выставление оценок и пропусков;

3) Своевременное заполнение листка домашних заданий.

В перечень обязанностей классных руководителей входят:

1) составление характеристик на учащихся своего класса;

2) формирование сводной ведомости успеваемости по классу;

3) предоставление отчетов.

Графическая интерпретация структуры организации представлена в приложении 1. Она имеет классический вид, т.е. иерархическую структуру. Рассматривая данную модель можно выделить ряд достоинств:

- четкие системы взаимосвязи между руководителями и подчиненными;

- быстрота реакции в ответ на прямые указания;

- личная ответственность руководителя за конечные результаты предприяти и другие.

Такая структура управления представляет организацию как совокупность взаимосвязанных элементов. Каждый элемент имеет свои цели и задачи. Исходя из описанных выше должностных обязанностей персонала гимназии можно сказать, что пользователями, проектируемой системы будут являться:

- директор;

- секретарь-делопроизводитель;

- завуч;

- учитель;

- классный руководитель.

Следует отметить, что после внедрения разрабатываемой системы сведения о всех документах, собственно как и сами документы, а также их шаблоны будут регистрироваться и храниться в единой Базе Данных, которая будет находиться на сервере предприятия.