Проведение совещаний

Почти все мы в течение года принимаем участие в нескольких совещаниях, а многие время от времени сами

проводят их или занимают место в президиуме. Хотя обстоятельства, в которых проходят совещания, отличаются друг от друга, все же они имеют некоторые сходные черты.

Существует ряд общих правил проведения любых собраний, вне зависимости от поводов, по которым они

созываются. Если следовать этим правилам, встречи проходят гладко, с пользой для всех присутствующих и

заканчиваются вовремя.

• Подготовьте повестку дня заранее и старайтесь неукоснительно ее соблюдать.

• Заблаговременно известите участников совещания о причине его созыва и не отвлекайтесь от намеченной темы.

• Назначьте время начала и окончания собрания. Вовремя начните и завершите его.

• Вам не обязательно прибегать к драконовским мерам, однако необходимо следить за тем, чтобы желающие высказаться выступали по очереди, а другие участники встречи их при этом не перебивали.

Думать о том, чтобы не опоздать на собрание, должны приглашенные, а организаторы совершенно не обязаны

ждать, пока все участники соберутся. Ожидание опоздавших

не доставляет удовольствия тем, кто пришел к назначенному часу, и «наказывать» их за вежливость и соблюдение

профессиональной этики было бы в высшей степени

неучтиво.

Организация питания участников совещания. Если встреча достаточно продолжительная, ее можно прервать,

чтобы участники могли выпить чашку чая или кофе. Во время перерыва собравшиеся могут воспользоваться

автоматом, разливающим кофе, или просто немного размяться. Когда в повестке дня совещания не предусмотрен перерыв, организаторам следует позаботиться о том, чтобы

участникам встречи были предложены закуски и напитки в ходе заседания. Кто-то из сотрудников, не принимающих

участия в работе совещания, в этом случае должен проследить за доставкой питания и обслуживанием тех, кто сидит в зале заседаний.

В зависимости от служебных обязанностей того сотрудника или сотрудницы, которым это поручено, он или

она может либо помочь доставить закуски и напитки собравшимся и обслужить их, либо сообщить организатору

встречи, что все готово к тому, чтобы объявить перерыв и предложить присутствующим приступить к трапезе.

По завершении ленча каждый участник совещания должен

вынести из конференц-зала свой поднос с одноразовой посудой и остатками еды и выбросить все в контейнер для мусора. Организация рабочих встреч в ресторане. Часто два человека, работающих в одной или разных компаниях, решают, что им удобнее обсудить служебные проблемы в

ресторане, где не раздаются постоянные телефонные звонки и никто не прерывает их разговор бесконечными вопросами. Тот, кто приглашает, обязан зарезервировать столик вне зависимости от того, будет ли оплачивать визит приглашенный или же расходы будут поделены поровну. Предварительно следует убедиться в том, что ресторан, в котором намечена встреча, достаточно тихий и там ничто не помешает деловой беседе.

Поскольку во время ленча рестораны, как правило, бывают перегружены, многие ответственные сотрудники все чаще предпочитают проводить встречи с партнерами или клиентами во время завтрака.

Кроме того, совещания в ресторане, организованные в обеденный перерыв, нередко нарушают распорядок рабочего

дня, а если они проводятся до прихода на службу или после

ее окончания, такие нарушения исключаются. Вместо того чтобы заканчивать рабочий день приглашением на поздний обед, некоторые предпочитают встречаться с коллегами вечером в ресторане за чашкой кофе. Такие переговоры в ресторанах позволяют рядовым сотрудникам или ответственным работникам завершить дела на службе немного пораньше, спокойно продолжить их в ресторане и вернуться домой не так поздно, как после деловой беседы за ужином.