Тема 16. Документационное обеспечение различных сфер деятельности, предполагающих активный коммуникативный процесс

Сфер деятельности, предполагающих активный коммуникативный

Тема 16. Документационное обеспечение различных

С.

СОДЕРЖАНИЕ

ББК 88

УДК 159.9

Нижний Новгород

Часть IV

Курс лекций

ДЕЛОВОЕ ОБЩЕНИЕ

Васильева Т.Н. Деловое общение: Курс лекций. Часть IV. – Н.Новгород: НФ МГЭИ, 2009.- 71 с.

Данная работа рассчитана на студентов факультета экономики и управления Нижегородского филиала Московского гуманитарно – экономического института. В IV части курса лекций студенты знакомятся с документационным обеспечением различных сфер деятельности, предполагающих активный коммуникативный процесс, с основами психологии успешной карьеры и технологии планирования карьеры.

Одобрено кафедрой прикладной психологии. Протокол заседания кафедры № 9 от 26 мая 2009 года.

© НФ МГЭИ, 2009

© Васильева Т.Н., 2009

процесс ……………………………………………………………………………….. 4

Тема 17. Психология успешной карьеры …………………………………… 23

Тема 18. Технология планирования карьеры ……………………………… 46

Структура документов, образующих деловую переписку в большинстве случаев имеет присущую тому или иному) виду документа; специфику. При этом структура документов определенного вида, как правило, устойчива, типична. Сведения о примерной структуре наиболее распространенных документов, образующих деловую переписку.

Общие сведения о деловой переписке, деловая переписка кА вид общения. Общение представляет собой очень важную часть деятельности человека. Вдвойне справедливо это звучит применительно к общению деловому. В самом деле, ведь на обмен сведениями, фактами, идеями, мнениями - в письменной или устной форме - уходит значительная часть нашего рабочего времени. И от того, насколько хорошо мы понимаем людей и, в свою очередь, излагаем свои мысли, в конечном счете зависит успех нашей деятельности, а во многих случаях - и успех деятельности.

Организацию, которую 'МЫ" имеем честь представлять. Находясь на рабочем месте, человек стаpaяcь передать другим людям - подчиненным и начальникам - свои 'идеи и представления таким образом, чтобы в результате его личные усилия соединялись воедино с усилиями его коллег. Следовательно, общение является жизненно важным для успеха коллективной работы.

Большинство, читателей, полагаю, прекрасно осознает, насколько важно обеспечить нормальный, по возможности, бесконфликтный процесс общения и направить его на достижение успеха в работе. Очень важно, впрочем, не только уметь эффективно контактировать с персоналом, быть в курсе того, как идет общение между сотрудниками; но и при необходимости своевременно и эффективно влиять на этот процесс.

Наконец, не менее важно организовать такое общение обмен информацией в более узком смысле - и по вертикали, например, между производственными филиалами фирмы и ее штаб-квартирой. При известной удаленности объектов и органов управления друг от друга и возникает необходимость в письменном деловом общении - так называемой внешней переписке. Впрочем, не только. Весьма широкое распространение получила и внутренняя переписка, которая во многих случаях ведется «через стенку - с хозяином соседнего кабинета, представляющим, в отличие от вас, совсем другое структурное подразделение и с совсем другой компетенцией.

Отметим также, что участники деловой переписки в процессе ее осуществления в зависимости от преследуемых целей могут создавать различные документы по собственной инициативе, в ответ на полученные ранее документы либо во исполнение чьих-либо указаний (требований законодательных, нормативно-правовых актов, регламентирующих какую-либо деятельность). В последних двух случаях требуется еще до составления проекта собственного письменного опуса - тщательно ознакомиться с содержанием соответствующих документов, указаний (требований).

В процессе переписки мы издаем приказы и распоряжения, отправляем факс или электронное послание по e-mail, - готовим служебную записку или какую-либо справку. Впрочем, иногда требуется оставить на полученном письме лишь несколько слов - в виде краткой резолюции.

Наконец, если позволяет обстановка, может оказаться достаточным просто переслать партнеру по бизнесу свою визитную карточку с оставленными на ней.от руки несколькими, на первый взгляд, ничего не значащими буквами... Все это - наиболее типичные примеры повседневного письменного делового общения, или, если угодно, деловой переписки.

При этом неважно, действительно ли в вашей руке зажат «Рагkе» или на самом деле вы легким движением «мыши» отправляете свое послание в тенета «глобальной паутины» - суть происходящего от этого не меняется. Вы общаетесь с окружающим миром, и, что важно, оставляете в нем видимые следы этого общения - многочисленные деловые документы, число которых из года в год не сокращается, а увеличивается едва' ли не катастрофическими темпами...

Иной раз хочется обойтись без излишних письменных формальностей. Но нет: в памяти мгновенно всплывают на родные афоризмы: «Слово к делу (канцелярскому) не пришьешь», «Контора пишет», а также бессмертное «Без бумажки ты букашка, а с бумажкой - человек!». О, великий и могучий русский язык... И мы вновь тянемся за чистым листом бумаги....

Виды документов, образующих деловую переписку. Несмотря на кажущееся сходство между документами, образующими деловую переписку, на самом деле между ними имеется большое число различий - существенных и не очень. Следовательно, возникает необходимость в их классификации. Вариант такой классификации мы и предлагаем вниманию читателей.

Итак, документы, относящиеся к деловой пере писке, отличаются друг от друга: по месту обращения; по способам передачи (доставки); по срокам исполнения; по функциональному назначению; по объему; по первичности происхождения; по виду содержащейся информации; по степени доступности своего содержания.

В соответствии с приведенной классификацией документ можно разделить на образующие внешнюю и внутреннюю переписку предприятия.

Для передачи (доставки) документов могут использоваться возможности обычной или курьерской почты, технические средства связи (электросвязь, телефон, телефакс, телекс - информационные сети - например, интернет)), а в отдельных случаях такая передача (доставка) может производиться и непосредственным исполнителем документа.

В зависимости от сроков, отведенных на передачу (как и на предшествующую им подготовку), различают документы срочные и второстепенные. Кроме того, документы могут передаваться (доставляться) периодически или от случая к случаю (спонтанно).

По функциональному назначению документы различаются на предназначенные для обмена информацией общего характера и для передачи (доставки) управленческих решений. В свою очередь, в зависимости от объема, документы подразделяют на большие, средние и малые.

Кроме того, документы подразделяют на инициативные Р. ответные, причем и те, и другие могут рассматриваться участниками деловой пере писки в качестве исходящих или входящих (данное замечание не относится к внутренним документам, не покидающим в процессе обращения предприятия). Они также могут быть оригиналами (в данном случае речь идет о первых экземплярах документов) или копиями (то есть вторыми и последующими экземплярами).

С учетом способа представления содержания документы можно подразделить на текстовые (в том числе состоящие из сплошного текста, текста, представленного в - форме таблицы, анкеты или их сочетания), графические (то есть содержащие графические изображения - фотографии, рисунки, схемы и др.) и комбинированные. Наконец, в зависимости от характера сведений, включенных в содержание, документы могут быть конфиденциальными (секретными), ограниченного или неограниченного доступа.

На сегодняшний день в процессе повседневной деловой пере писке предприятия может обращаться более 20 различных (прежде всего по своему функциональному назначению) видов документов. (тем, чтобы помочь читателям в дальнейшем избежать возможной путаницы, предлагаем предварительно ознакомиться с определениями наиболее распространенных видов документов, образующих деловую переписку.

Письмо - обобщенное название документов, создаваемых по широкому кругу вопросов и предназначенных для передачи документированной информации от автора (разработчика) документа к его получателю (адресату).

Записка - письмо, предназначенное для передачи документированной информации исключительно внутри предприятия.

Телеграмма - документ, переданный и принятый по каналам электросвязи.

Телексограмма - документ, переданный и принятый по каналам телексной связи.

Телефонограмма - документ, переданный и принятый по каналам телефонной связи.

Электронное письмо - документ, переданный и принятый по каналам информационной сети, соединяющей между собой с помощью специальных устройств (сетевых адаптеров, карт, модемов) компьютеры.

Справка - документ, описывающий или подтверждающий содержание тех или иных фактов (событий и т. п.).

План - документ, включающий перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий с указанием сроков их выполнения и исполнителей.

Отчет - документ, содержащий сведения о выполнении заданий, мероприятий (их отдельных этапов), представляемый руководителю предприятия либо в смежную (вышестоящую) организацию.

Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов, а также проведения некоторых мероприятий (например, испытаний).

Акт - документ, подтверждающий установленное группой лиц (например, комиссией) состояние дел утверждаемый их руководителем (например, председателем комиссии).

Приказ - изданное руководителем предприятия управленческое решение, документ, содержащий нормы, обязательные для исполнения структурными подразделениями (должностными лицами) предприятия...

Распоряжение - изданное от имени и с ведома руководителя предприятия управленческое решение, документ, регламентирующий отдельные. Вопросы повседневной деятельности предприятия, имеющий обязательную силу для определенных категорий должностных лиц или конкретных работников.

Директива - письменный распорядительный служебный документ, содержащий указания, регламентирующие порядок действий подчиненных в той или иной сфере деятельности (планирование, отчетность и т. п.).

Приказание - распорядительный документ, издаваемый от имени руководителя организации (как правило, один из его заместителей или помощников по тем или иным вопросам) и регламентирующий действия подчиненных при решении этих конкретных вопросов.

Указание - письменное разъяснение, более детально истолковывающее порядок действий подчиненных.

Постановление - правовой акт, принимаемый органами коллегиального руководства.

Положение - правовой акт, устанавливающий основные правила организации деятельности предприятия.

Наставления, руководства, инструкции, правила (документы, регламентирующие отдельные стороны деятельности, предприятия (его структурных подразделений, а в ряде случаев - некоторых категорий должностных лиц).

Подготовка документов, образующих деловую переписку, должна производиться в соответствии с определенными требованиями. Эти требования закрепляются в законодательных, нормативно-правовых и издаваемых на их основе локальных актах, а также организационных и методических документах предприятия. Указанные требования распространяются на содержание, структуру, стиль изложения и оформление документов в составе деловой пере писки. О наиболее важных требованиях, предъявляемых к подготовке документов, мы и поговорим далее.

Общие требования к подготовке документов, образующих деловую переписку. При подготовке содержания, кроме того, следует руководствоваться указаниями соответствующих должностных лиц предприятия они могут быть зафиксированы, например, в резолюции, кратком' письменном распоряжении (резюме) или доведены до сведения разработчика документа под запись.

Проекты документов могут составляться на отдельных листах, в специальных рабочих тетрадях или в виде файла (с последующей распечаткой на бумажный носитель). В период подготовки содержания документа целесообразно держать в одном месте (в папке, ящике стола, на полке и т. п.) все материалы, используемые в процессе работы, включая предварительные наброски содержания, черновики его отдельных частей (глав, параграфов и т.п.).

При составлении текста документа принято придерживаться общепринятых правил, обеспечивающих законность и наибольшую целесообразность использования документов, а также способствующих их своевременному исполнению и эффективному воздействию на управленческую ситуацию.

Согласно этих правил, наиболее существенным и характерным для содержания документов деловой переписки является: 1) соответствие действующему законодательству, нормативно- правовым актам, организационно- распорядительным документам, регламентирующим вопросы (направления) деятельности, освещаемые в содержании; 2) обоснованность (соответствие фактам) констатирующей части документа (при наличии таковой в документе); 3) конкретность и реальность распорядительной части документа (при наличии таковой в документе); 4) оригинальность содержания: документ не должен дублировать требования, содержащиеся в ранее изданных документах, но при необходимости иметь конкретные ссылки на них; 5) соответствие грамматике и орфографии языка.

В необходимых случаях содержание документа может подразделяться на основной текст и приложения (в последнем случаи на каждое из приложений в основном тексте должны иметься соответствующие ссылки). Основной текст, как правило, включает вводную часть и собственно текст, в котором излагается сущность того или иного B~ проса (направления) деятельности, и заключение.

Уточним, что вводная часть содержания служит для под готовки адресата к восприятию собственно текста документа, а заключительная- изложению предложений, просьб, управленческих решений и т. п. В некоторых случаях со держание может включать только собственно текст.

Все компоненты содержания документа должны быть логически и стилистически связаны между собой. Это достигается с помощью слов или словосочетаний - подводок, как бы перебрасывающих «мостик» от одной составляющей содержания к другой.

Содержание документа должно формулироваться по возможности кратко, четко и ясно.

Требования к структуре документов. Следующая группа требований затрагивает структуру документов, образующих деловую пере писку. Уточним, что под структурой документа следует понимать совокупность образующих его содержание компонентов и межкомпонентных связей.

Как правило, в зависимости от функционального назначения и объема документа его содержание представляет собой последовательность логически взаимосвязанных смысловых частей, объединенных темой документа. Уточним, что в большинстве случаев документы, образующие деловую пере писку, являются монотемными, то есть освещающими только один вопрос (одно направление) деятельности предприятия.

Правильная структуризация содержания документа способствует его наиболее полному, точному и быстрому изучению, восприятию и усвоению. Для соответствующей структуризации содержание документа может разбиваться на части, разделы, главы, параграфы, подпараграфы, пункты и подпункты.

Присутствие всех перечисленных структурных компонентов характерно для сложных и, как правило, объемных документов, в содержании которых освещается несколько крупных, взаимосвязанных вопросов деятельности предприятия. Для документов с несколько менее сложной структурой характерна разбивка содержания на главы, параграфы и пункты. Самую простую структуру имеют монотемные.

Требования к стилю изложения документов. Теперь - о стиле изложения. Исходя из общего характера деловой переписки и функционального назначения образующих ее документов последние принято излагать официально-деловым (в ряде источников - служе6ноловым) стилем. Уточним, что официально-деловой стиль представляет собой функциональную разновидность письменного языка, используемую в процессе документирования управленческой деятельности. Специфическими признаками официально-делового стиля являются: нейтральный тон изложения; точность, ясность; лаконичность, краткость, исключающая, впрочем; недопонимание сущности содержания документа или его двойственное толкование.

Подчеркнем, что важнейшей нормой официального стиля является нейтральность изложения. Обусловлено это тем, что деловая переписка ведется ее участниками от имени предприятий, интересы которых они в данный момент представляют. Отсюда -необходимость в удалении из содержания документов; образующих деловую переписку, слов и словосочетаний, обладающих эмоционально-экспрессивной смысловой окраской (тоном). В целом же изложение документа должно быть построено таким образом, чтобы полностью исключить субъективизм.

В свою очередь, точность и ясность изложения документов, образующих деловую переписку, достигаются: употреблением общепринятой терминологии (терминологической лексики); использованием устойчивых оборотов письменной речи (языковых формул); ограничением привычной сочетаемости слов и выражений в пользу так называемых клише, штампов и т. п.; более активным, нежели обычно, применением уточнений, дополнений, вводных слов и оборотов; отказом от образных слов и выражений, не несущих четкой смысловой нагрузки; более жесткой структурой предложений и текста документа в целом.

Краткость и лаконичность изложения документов, образующих деловую переписку обеспечивается более тщательным продумыванием, выбором и формулированием темы документа, более экономным использованием языковых средств, в том числе посредством исключения из содержания (при его окончательном формулировании) лишних слов, словосочетаний и предложений, не несущих сколько-либо существенной для правильной интерпретации документа информации, неоправданных повторов, ненужных (в данном случае) подробностей и т. п.

При подготовке документов, образующих деловую переписку, также рекомендуется: пользоваться преимущественно простыми предложениями; использовать в предложениях прямой порядок слов, при котором подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения; использовать сказуемые либо в повествовательном («устанавливается», «содержится», «используется») либо в повелительном («выполнить», «решить», «согласовать») наклонении; не применять устаревшие слова и выражения (так называемые архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов и пр.

Ниже представлены практические рекомендации по стилистике документов, образующих деловую переписку.