Контроль над операциями с подотчетными суммами

При проверке учета данных операций руководителю следует просмотреть авансовые отчеты, на основе которых из подотчета работников списываются соответствующие суммы. При этом отраженные в отчетах выданные авансы должны соответствовать

суммам, указанным в расходных кассовых ордерах, реквизиты которых зафиксированы в данном отчете. То же относится и к де­нежным средствам, выданным в наличие перерасхода. Суммы же остатков средств, внесенных после сдачи авансового отчета в кас­су, должны быть равны суммам, указанным в соответствующих приходных кассовых ордерах. Кроме того, на данных документах проверяются печати и подписи, утверждающие их.

Так как учет данных операций ведется в разрезе каждого подотчетного лица, каждого аванса, то не составляет особого тру­да выявить должников по суммам выданных средств, которые мо­гут быть и должны быть удержаны из заработной платы.

При контроле учета подотчетных сумм сверяются остатки подотчетных средств за отдельными работниками, отраженные в авансовых отчетах, с суммами задолженности по ним, зафик­сированными в журнале-ордере или в ведомости по синтетиче­скому счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (в случае за­долженности работника его сальдо дебетовое, задолженности предприятия — кредитовое). В ведомости по каждому отчету работника отражаются выданные ему средства, в журнале-ор­дере — списываемые из подотчета суммы.

Суммарное сальдо по всем отчетам всех работников, являю­щееся, таким образом, итогом задолженности по подотчетным суммам и зафиксированно в главной книге по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами», переносится также в баланс (по соот­ветствующей строке актива баланса «Расчеты с прочими дебито­рами» в первом случае или как задолженность по расчетам с про­чими кредиторами в пассив баланса во втором случае).

Злоупотребления в этой области учета также возможны при отсутствии или невнимательном текущем контроле над выдавае­мыми авансами и списанием их из подотчета. При этом могут быть выданы деньги на ненужные, нецелесообразные расходы, списанные в дальнейшем по несоответствующим документам или при отсутствии их.

Средства могут быть выданы и подставным лицам. Во избежа­ние этого рекомендуется подписывать расходные кассовые орде­ра на выдачу подотчетных сумм, предварительно ознакомившись с основаниями расходов (их сметой); утверждать отчеты в такой же последовательности; ведение кассовых операций поручить другому лицу (не главному бухгалтеру).

Кроме того, при проверке следует особое внимание уделить контролю над суммами, выданными на командировочные расхо­ды, на использование личных автомобилей и списанными из подотчета работника. В случае утверждения их в размере, превы­шающем нормы, установленные законодательством, дополнитель­ные выплаты должны производиться из прибыли предприятия, ос­тающейся в его распоряжении после уплаты налогов и прочих обязательных платежей в бюджет.

Таким образом, соответствующие суммы должны быть отне­сены на дебет счетов 81 «Использование прибыли», 88 «Фонды специального назначения». То же относится и к нормам и поряд­ку возмещения расходов при направлении работников предприя­тий и организаций для выполнения монтажных, наладочных, строительных работ, на курсы повышения квалификации, а так­же за подвижный и разъездной характер работ, работы вахтовым методом, полевые работы, постоянную работу в пути (если дан­ные выплаты проводятся через счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», а не 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»).

Несоблюдение данного порядка отнесения затрат влечет за со­бой уменьшение налогооблагаемой прибыли.