Типология управленческих функций

Определенного, общеупотребимого определения категории «фун­кция» в менеджменте, к сожалению, пока нет. Из разнообразия таких определений (Г. Кунц и С. О’Доннел, О.С. Виханский и А.И. Наумов, А.В. Игнатьева, В.В. Кондратьев, Р.А. Фатхутдинов, Б.А. Лагоша, В.Г. Шаркович и Т.Д. Дегтярева и др.) можно выделить следующее – функция – это:

1) обособленный, относительно самостоятельный и специализированный вид управленческой деятельности;

2) внешнее проявление свойств объекта в данной системе связей и отношений.

Функция, являясь категорией управления, характеризует определенный вид управленческой деятельности или вид связей и отношений между людьми. Это область формирования управляющего воздействия или непрерывных взаимодействий между субъектом и объектом управления по поводу решения конкретной проблемы. В этой связи функция рассматривается как неотъемлемая часть процесса управления, имеющего пространственную и временную определенность и конечную результативность^[39].

Каждая функция (частная или специфическая) в системе управления (СУ) представляет собой сферу действия конкретного процесса управления, осуществляемого конкретным субъектом в отношении конкретного объекта (рис. 5.8). Исходя из этого управленческие функции – это совокупность функций или процессов управления, появившихся в результате проведения функционализации управления и ориентированных на совокупность объектов управления.

Анализ современной практики управления и литературы позволяет говорить об использовании функциональной концепции управления, несмотря на некоторые расхождения в трактовке основных понятий, типологии и классификации функций. Можно признать устойчивой тенденцию определения управленческого цикла в организации как последовательность общих (основных) функций управления, сформулированных Файолем А. (планирование, организация, мотивация и контроль).

Содержание управленческих функций в СУ многогранно и может быть исследовано путем выделения характеристик отдельных его сторон. Такие характеристики выступают критериальными признаками выделения и обособления взаимосвязанных групп управленческих функций в СУ. Эти критериальные признаки могут быть получены при рассмотрении управления в статике, динамике, а также как взаимодействие субъекта и объекта управления. Вероятно, также имеет смысл выделить еще один критериальный признак – профессионализм управляющих. Каждый из признаков отражает определенный аспект содержания управления, но лишь исходя из их совокупности можно получить более полное представление о функциях как возможных областях или сферах деятельности управляющих.

Рис. 5.8. Управление объектом как совокупность
специфических функций, связанных единым управленческим циклом

О.С. Виханский и А.И. Наумов (1996) выделяют три критерия существования управленческих функций: содержание, процесс и структура (рис. 5.9).

Рис. 5.9. Критерии существования управленческой функции
по Виханскому и Наумову

Известно, что содержательная характеристика управления – это функция руководства людьми, представляющая собой воздействие на людей для согласования и упорядочения их действий в совместном труде посредством мотивации их поведения.

В рамках взаимодействия субъекта и объекта управления проявляется действие общих функций управления или, другими словами, этапов управленческого цикла: планирование, организация, мотивация и контроль.

Управленческие функции целесообразно рассматривать в статике, динамике и в функциях (рис. 5.10). В статике изучаются структуры функций (функциональная), в функциях рассматриваются специфические управленческие функции (виды, типы и разновидности), а также связи и отношения между функциями. В динамике рассматривается процесс управления или основные управленческие функции, сформулированные еще А. Файолем.

Рис. 5.10. Типология управленческих функций

Рассмотрим подробнее особенности классификаций управленческих функций в статике и динамике.

5.3.1. Классификация управленческих функций в статике

Классификация функций в статике выполняется по трем относительно самостоятельным классификационным группам (рис. 5.11):

· виды специфических функций;

· специализация и дифференциация подразделений;

· элементы структуры.

Рис. 5.11. Классификация управленческих функций в статике

Видовая структура управленческих функций формируется по:

· видам,

· разновидностям,

· типам.

5.3.1.1.Классификация специфических функций в статике по видам

Классификация специфических функций в статике по видам:

а) виды функций: организаций, подразделений, основные, вспомогательные, администрирования, по уровню управления, формальные, неформальные (рис. 5.12);

б) разновидности функций: задачи, работы, процедуры управления (Лагоша, 1988);

в) типы функций: иерархические, матричные, дуальные, параллельные.

Функции организации или бизнес-функции. Существующие классификации функций организации, как об этом говорилось, субъективны и неоднозначны. Кроме того, набор этих функций зависит от вида деятельности организации: предпринимательская, корпоративная, административная. В современной интерпретации функции организации (Виханский и Наумов, 1996), реализующие ролевое ее функционирование, представлены на рис. 5.13. Обратите внимание, что каждый основной используемый ресурс (слева) является неотъемлемой составляющей функции предприятия (справа). Например, время – планирование, потребитель – маркетинг и т.д.

Рис. 5.12. Виды управленческих функций

Рис. 5.13. Специфические управленческие функции организации
по Виханскому и Наумову

Каждая из указанных функций организации является определенным видом работы в управлении предприятием. Это относительно самостоятельные участки работы, выделившиеся в процессе разделения труда в управлении, имеющего объективный характер. Каждая функция предприятия немыслима без разработки и принятия управленческого решения.

Следует отметить, что эта классификация, как и другие, базируется на идее, принадлежащей А. Файолю (1916)^[40], о наличии шести функций или серий операций, осуществляемых в компании:

1) техническая (производство);

2) финансовая (финансирование);

3) коммерческая (закупка, реализация);

4) учета;

5) обеспечения безопасности (сохранность материальных благ и персонала);

6) административная.

В.В. Гончаров (1998), ссылаясь на других авторов, считает, что основными являются функции организации, связанные с:

· административной деятельностью;

· производством;

· маркетингом;

· исследованиями и разработками новой продукции (НИОКР).

В.В. Кондратьев и В.Б. Краснова (2000), опираясь на формулировку в экономической теории тройственной роли предпринимателя, предлагают в качестве основных считать следующие функции организации:

· сбыт;

· производство;

· закупка;

· финансирование;

· общее управление, включая найм персонала.

Классификации функций В.В. Гончарова, В.В. Кондратьева и В.Б. Краснова позволяют проводить функционализацию управления на высшем ее уровне в организации (на предприятии), поскольку не превышают значения нормы управляемости (будет рассматриваться в конце данной главы).

Эти же авторы отмечают, что существует ряд функций, без которых небольшая по размерам организация может обойтись, если таковое не регламентировано. Это дополнительные функции, такие как:

· обеспечение безопасности;

· учет;

· контроль;

· анализ;

· социальная или управление персоналом.

Итак, классификаций функций коммерческих организаций множество. Какой конкретно сделать выбор, зависит от квалификации и опыта исследователя.

Давайте рассмотрим функции административной организации на примере органа исполнительной власти территории (администрация края, области, города или района), где также нет классификационного единства.

Функции органа исполнительной власти территории нами предлагается сформулировать следующим образом:

· административная;

· экономическая и бюджетно-финансовая;

· социальная;

· отраслевая.

Административная функция исполнительной власти территории основана на самостоятельности в формировании органов исполнительной власти в соответствии с Федеральным законом^[41], а значит и в управ­лении ими.

Экономическая и финансовая функция, как и социальная, основаны на праве инициативного формирования проекта бюджета тер­ритории, праве обеспечения исполнения указанного бюджета после его принятия представительной властью территории, праве управления и распоряжения собственностью территории.

Отраслевая функция исполнительной власти территории – это содействие развитию базовых и инфраструктурных отраслей экономи­ки, продвижению местных товаров и услуг на внутренние и внешние рынки сбыта.

Функции подразделений. Практически каждая функция структуризованной организации декомпозируется или разукрупняется по определенным подразделениям организации (например маркетинговый отдел, цех по производству утюгов, транспортный цех и т.д.). Известны следующие функции подразделений в рамках аппарата управления:

1) управление технологической и технической подготовкой производства;

2) технико-экономическое планирование;

3) оперативное управление производством;

4) управление сбытом и финансовой деятельностью;

5) управление материально-техническим снабжением;

6) управление организацией труда и заработной платы;

7) управление персоналом;

8) управление маркетингом;

9) управление качеством и т.д.

Вспомогательные функции – это функции вспомогательных струк­турных подразделений, представляющих группировку таких видов деятельности, которые в принципе могут осуществляться в рамках других подразделений, но объединены в едином специализированном в целях повышения экономической эффективности и улучшения контроля. Вспомогательные функции могут быть описаны в следующих терминах: обеспечение, содействие, обслуживание. Отличие вспомогательного подразделения от прочих кроется в причинах их создания.

Эволюцию вспомогательных служб можно проследить на примере роста организации. На стадии малого предприятия в нем отсутствуют специализированные вспомогательные подразделения (например материально-техническое обеспечение, бухгалтерский учет, кадры). На стадии функционализации организации в функциональных подразделениях появляются самостоятельные специализированные подразделения. Организация растет и централизует вспомогательные службы в общефирменные. Превращаясь в корпорацию, организация принимает решение о децентрализации и создает в функциональных подразделениях децен­трализованные группы, функционально подчиненные центральной вспо­могательной службе. Причины такого круговорота, по мнению Г. Кунца и С. О’Донелла (1981), кроются в экономии от специализации. Такие вспомогательные подразделения, как правило, наделяются функциональ­ными полномочиями (например, обучение и расстановка заводского пер­сонала, занимающегося вопросами контроля качества продукции).

Выде­лим следующие вспомогательные функции:

1) информационное обеспечение;

2) технологическое и техническое обеспечение;

3) программное обеспечение;

4) организационно-экономическое обеспечение;

5) правовое обеспечение;

6) управление вспомогательным производством;

7) управление социальным развитием коллектива;

8) управление охраной окружающей среды.

Административные функции выделяются, как правило, в отноше­нии аппарата управления или администрации организации. Ими наделяет­ся либо должностное лицо, либо подразделение. Функции администриро­вания как совокупность определенных задач представлены в табл. 5.1.

По уровню управления специфические управленческие функции классифицируются на:

управление организацией в целом;

управление подразделением (отделом, цехом);

управление сменой, участком;

управление бригадой;

управление рабочим местом.

Таблица 5.1

Функции и основные задачи администрирования
по Виханскому и Наумову

Функции	Задачи
Установление целей	Определение будущего состояния предприятия
Разработка стратегии	Определение правил достижения цели
Планирование работы	Определение задач конкретным исполнителям
Проектирование работы	Определение рабочих функций исполнителей
Мотивирование к работе	Целенаправленное воздействие на работника
Координация работы	Согласование усилий исполнителей
Учет и оценка работы	Измерение результатов и их анализ
Контроль работы	Сопоставление результатов с целями
Обратная связь	Корректировка целей

Формальные функции – это закрепленные за должностью, подразделением, организацией в целом и документально зафиксированные управленческие функции. Но в силу различных причин объективного и субъективного характера некоторые формальные функции фактически могут не реализовываться, тогда появляются незафиксированные функции – неформальные функции. Неформальные функции в обязательном порядке должны периодически изучаться и документироваться в целях повышения эффективности управленческой деятельности.

Разновидности функций, или архитектура функций, представлены на рис. 5.14. Для описания каждого функционального элемента разновидностей (функция, задача, работа и процедура) могут быть использованы основные и дополнительные признаки, предложенные Б.А. Лаго­шей и др. (1988). Основные признаки определяют содержательную границу функционального элемента, дополнительные отражают специфические характеристики и особенности данного элемента (прил. 1).

Рис. 5.14. Архитектура управленческих функций

Конкретное содержание функции раскрывается совокупностью составляющих ее задач управления, которые в свою очередь являются структурообразующим элементом для состава организационных элементов СУ (табл. 5.2). Могут быть использованы следующие этапы реализации задач: постановка, сбор и анализ исходной информации, расчет, согласование, организация и принятие решения, контроль за исполнением. Этапы не зависят от специфики задач или их экономического содержания.

Таблица 5.2

Функциональная матрица подразделения
(пример взаимосвязи функции и организационного звена системы)

	Функция	Задачи	Работы	Процедуры
Подразделение	+	+
Начальник		+	+	+
Заместитель		+	+	+
Специалисты			+	+

Декомпозиция задач на множество работ дает возможность более обоснованно оценить трудозатраты на их выполнение, уточнить инфор­мационные характеристики – структуру, объем, источники информации, форму и сроки получения и т.п. При этом исследователи (например Лагоша, 1988) отмечают, что не всегда удается четко разделить форма­лизуемую и неформализуемую части принятия управленческого реше­ния. Работы декомпозируются в набор процедур:

· расчетные;

· организационно-технические и др.

Процедуры могут быть представлены в формализованном и неформализованном видах, что позволяет использовать для их исследования и описания пакеты прикладных программ для ПЭВМ.

Организационно-технические процедуры, как известно, классифицируются следующим образом:

· подготовка;

· согласование;

· принятие решения;

· утверждение;

· организация выполнения.

Каждая функция, задача, работа и процедура имеет три основных параметра или параметрических характеристики: трудоемкость (в часах), сложность и стоимость (рис. 5.15).

Рис. 5.15. Основные параметрические характеристики
управленческих функций

5.3.1.2. Классификация управленческих функций в статике
по специализации и дифференциации подразделений

Классификация управленческих функций по специализации и диффе­ренциации подразделений осуществляется по следующим направлениям:

1) по принципам дифференциации подразделений организации:

· временные;

· функциональные;

· продуктовые;

· территориальные;

2) по сферам деятельности подразделений:

· внутрифирменные;

· административные;

· сбытовые;

· продуктовые;

3) по способам управления:

· линейные (снабжение, производство, сбыт и продажа);

· функциональные (кадры, планирование, финансы, учет, научно-исследовательские работы – НИР и опытно-конструкторские разработки – ОКР);

4) по видам управления:

· стратегические;

· тактические;

· оперативные.

5.3.1.3. Классификация управленческих функций в статике
по элементам структуры

Классификация управленческих функций по элементам структуры:

а) по разделению труда:

· вертикальные;

· горизонтальные.

б) по распределению полномочий и ответственности:

· централизованные;

· децентрализованные.

в) по связям и отношениям между функциями:

· линейные (вертикальные);

· штабные или координационные (горизонтальные и вертикальные);

· матричные;

· косвенные.

г) по уровням управления:

· высшие – уровень руководителя организации;

· средние – уровень заместителей руководителя;

· нижние – уровень руководителей подразделений и др.