Тема: Регистрация и контроль исполнения документов

Регистрация документа – это присвоение ему индекса (номера) и проставление его на документе с последующей записью кратких данных о нем в журнале или в ПЭВМ.

Регистрация необходима для:

· обеспечение сохранности документа

· оперативный поиск

· учет и контроль.

Формы регистрации есть такие:

· централизованная

· децентрализованная

· смешенная

Централизованная форма регистрации – самая эффективная, т.к.

· все операции по регистрации делаются в одном листе, одним человеком: секретарем поэтому здесь:

· единый порядок регламентации

· единый справочный центр

Децентрализованная форма регистрации – это регистрация документов в местах их создания или исполнения (т.е. например, в структурных подразделениях).

Смешанная форма регистрации может применятся с учетом специфики предприятия:

· одни документы могут регистрироваться централизованно

· другие – децентрализовано.

В небольших коммерческих предприятиях обычно централизованная форма регистрации.

Регистрация должна быть одноразовой по предприятию в целом.

Регистрацию выполняют по группам:

· входящие

· исходящие

· внутренние

· контракты коммерческие

· документы с грифом “КТ” (“Конфиденциально” или “Коммерческая тайна”).

При регистрации каждой группы документов должны применятся единые унифицированные способы присвоения номеров (индексов).

Так:

· внутренние используется порядковая

· коммерческие нумерация

· и все другие

входящие регистрационный номер

исходящие включает:

· порядковый № документа

· условное обозначение структурного подразделения или должностного лица

· номер дела, куда будет подшита копия документа или сам документ.

пример:

номер документа № 75/01-05 – это:

номер дела по

номенклатуре

порядковый № в журнале

регистрации

Допустима другая форма регистрации:

· 01-05/72

· 01-05-72

· добавление к номеру кода должностного лица: №72 – БМ /01-05, здесь БМ – Борис Михайлович.

Систему кодирования на каждом предприятии можно разработать свою, найти наиболее эффективную для себя.

Формы регистрации документов такие:

· журналы

· карточки

Журнальная форма – чаще.

При небольших объёмах документов журналы могут вестись на протяжении нескольких лет.

Карточная форма – удобна для оперативной работы с документами (поиск, распределение по видам документов). Можно сделать копию карточки и разложить сразу по нескольким видам группировки документов:

· по предприятиям – контрагентом

· по видам договоров

· по срокам исполнения

Недостаток: возможна потеря карточек.

Регистрационные графы в журнале и в карточки почти аналогичны, есть малые различия (например, для входящих документов указывается наименование организации, направившей документ).

Графы в карточке можно корректировать.

Регистрацию документов на ПЭВМ организовывают аналогичным образом.

Не регистрируются обычно: поздравительные письма, приглашения, рекламные письма, каталоги, прайслисты, сообщения о переговорах, встречах, письма личные, программы совещаний, конференций.

Документы с грифом “КТ” регистрируются отдельно в карточках.

Регистрация документов позволяет выполнить контроль за исполнением документов.

Основная цель контроля – обеспечить исполнение тех документов, которые поставлены руководителем на контроль.

Технологическое исполнение контроля обеспечивает секретарь.

В журнале регистраций для документов, находящихся на контроле, секретарь должен в графе “заголовок” поставить знак “К” красным карандашом.

Допустимо в журнале регистрации добавить графы “срок исполнения” и “срок фактического исполнения”.

Дату “срок исполнения” обводят кружком.

Карточки можно разложить по секциям -календарным дням для контроля исполнения.

На устные указания и распоряжения руководителя тоже можно ввести контроль карточки сроков исполнения.

Секретарь может помечать для себя промежуточные сроки контроля исполнения документов.

Удобно контроль исполнения документов вести на ПЭВМ.

Срок исполнения секретарь берет из реквизита “резолюция” на документе.

Секретарь сам в установленные сроки проводит предварительную проверку исполнения и получает от исполнителей информацию о ходе работ.

В случае нарушений сроков исполнения документов и хода работ секретарь докладывает об этом руководителю.

Продление сроков исполнения допустимо только по указанию руководителя.

В случае завершения работ и исполнения документов секретарь вносит краткую информацию – отметку в графу “отметка об исполнении” в “журнале регистрации”, в “карточке”, а также указывается на самом документе и здесь же указывается дата завершения работ.