Компьютерная регистрация

Наиболее эффективный и удобный вид регистрации. По сути карточная регистрация, но в электронном формате. Дорогостоящий способ, доступный не каждой компании.

Контроль за исполнением документов и принятых решений - это важная функция управления организацией.

Целью контроля является обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль.

На таком документе в правом верхнем углу проставляется реквизит номер 19 "отметка о контроле".

Сроки исполнения документа делятся на типовые и индивидуальные.

Типовые сроки - устанавливаются нормативными актами вышестоящих органов. Если сроки исполнения документа не установлены в нормативных документ, то документ должен быть исполнен в течении 10 рабочих дней.

Индивидуальные сроки - устанавливаются руководителем организации. При этом дата исполнения и исполнитель указывается в резолюции.

Изменение сроков исполнения типовых, производиться с помощью введения нового нормативного акта. Индивидуальные сроки меняются только руководителем поставившим документ на контроль. Сроки исполнения считаются для входящих документов - с даты поступления, для исходящих и внутренних - с даты подписания или утверждения.

По срокам исполнения различают следующие виды контроля:

Текущий контроль - это ежедневная подготовка сведений о документах, срок исполнения которых истекает сегодня.

Предупредительный контроль - своевременное за 2-3 дня предупреждение сотрудника о необходимости решения вопроса.

Итоговый контроль - это аналитическое работа, по обобщению исполнительской дисциплины в организации. Формой контроля является перечень неисполненных дел, которые составляются в крупных компаниях раз в месяц, в мелких - раз в квартал.

При осуществлении контроля при карточнОй системе регистрации дел, на обратной стороне карточки делаются соответствующие отметки в графе от исполнения. Если документ исполнен он снимается с контроля, результаты исполнения записываются на документе, и ставиться отметка об исполнении в учетной форме.

Систематизация и хранение документов делопроизводства.

Систематизация документов, быстрый поиск и хранение информации возможна только при четкой классификации документов.

Специальным классификационным справочником определяющим правиюльное распределение исполненных документов в дела является номенклатура дел.

Номенклатура дел - это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Правила составления номенклатуры и требования к формированию дел, регламентируются федеральным законом от 22 декабря 2004г номер 125-фз "об архивном деле в РФ" а так же методическим пособием "основные правила работы архива в организации.

Номенклатура предназначена для:

1. Группировки исполненных документов в дела.

2. Учета и обеспечение сохранности дел

3. Закрепление индексов дел

4. Установление сроков хранения дел

5. Оперативного поиска документов в делах

Номенклатуры дел бывают:

Типовая номенклатура - является нормативными документом и устанавливает состав дел заводимых в делопроизводстве однотипных организаций.

ПримернАя номенклатура - составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций, и носит рекомендательный характер.

Конкретная номенклатура - составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. Составляется на основе типовой и примерной номенклатуры.

В небольших организация не имеющих структурного деления составляется одна номенклатура, которая представляет собой систематизированный список названия дел по функциям, заводимых в организации в течении календарного года.

В крупных учреждениях номенклатура составляется для каждого структурного подразделения и затем объединяЕтся в единую общую номенклатуру.

Номенклатура составляется:

1. Подписывается руководителем службы ДОУ или лиЦом ответственным за делопроизводство.

2. Визируется руководителем архива или лицом ответственным за архив.

3. СогласовываЕТся с экпертной комиссией организации.

4. Направляется на согласование с экпертно проверочной комиссии соответствующего архивного учреждения.

5. Номенклатура утверждается руководителем организации.

Номенклатура составляется каждый год в конце календарного года и вводится в действие с 1го января следующего года.

В государственных учреждениях номенклатура пересогласуется с архивом не реже чем один раз в пять лет.

НоменКлатура дел организации печатается в нескольких экземплярах.

1ый экземпляр храниться в канцелярии

2ой экземпляр используется как рабочий, обычно ламинируется и прекрепляется ко внутренней стороне двери шкафа, в котором хранятся папки с делами.

3ий экземпляр находИтся у ответственного за архив и используется в качестве учетного документа.

4ый экземпляр находиться в ариве, в который передаются документы.

НоменклатурА выглядит:

Это таблица где в 1ой графе проставляются индексы дел. Индекс состоит из кода структурного подразделения, И из номера дела в пределах данного размера.

Разделами номенклатуры являются названия подразделений организации: первым разделом всегда является дирекция и далее по убываНию степени значимости. Индексы проставляются только арабскими цифрами. Глава 2 - заголовок к делу с указанием томов и частей. Порядок расположения заголовков к делу внутри раздела также определяются их значимостью.

Графа 3: количество дел заполняЕтся по окончанию календарного года.

Графа 4: сроки хранения дела, эти сроки устанавливаются в соответствии с документом, который называется "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков хранения" - это основной перечень в стране, по нему функционируют почти все организации.

Графа 5: примечание - отметки о заведении дел о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах ответственных за формирование дел и о передаче дел в другую организацию. Здесь же делается отметка в электронном фиде, если не существует на бумажном носителе. По окончанию делопроизводственного года вконце номенклатуры дел оформляется итоговая запись, содержащая сведения о количестве дел постоянного хранения, временного свыше 10 лет, временного менее 10 лет.

Формирование дел - это группировка исполненных документов в дело, в соответствии с номенклатурой и систематизация документов внутри дела.

Дело формируется:

· ИсполненныЕ документы распределЯются по делам в соответствии

· Документы располагаются в деле в определенной последовательности

· Оформляется обложка дела

Формирование дела начинается с начала года. На каждое названное в номенклатуре дело заводиться соответствующая папка.

Обложка оформляется:

Наверху наименование организации, над наименованием организации если есть - название вышестоящей организации. Под названием организации, название структурного подразделения, если есть. Далее в середине индекс дела по номенклатуре. Затем из номенклатуры точно переноситься заголовок. Ниже дата заведения дела. Внизу обложки указывается срок хранения.

Различные категории документов систематизируют по разному:

Распорядительные документы формируют по видам документов и по хронологии(вместе с приложениями).

Переписки формируют за период календарного года и систематизируют в хронологической последовательности.

Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года к которому они относятся.

При формировании дел придерживаются следующих требований:

1. В дело помещаются документы, работа по которым завершена

2. В дело подшИваются подленники или заверенные копии

3. Документы с разным сроком хранения подшиваются в разные дела

4. Документы подшиваются в дело в день их исполнения

5. Документы могут подшиваться со всеми дополнениями и дополнительными материалами. Если их объем слишком велик, то можно оформить отдельным делом с приложением.

6. Каждый документ поМещенный в дело должен быть правиЛьно Оформлен.

7. Документы включаются в одном экземпляре, черновики не подшиваются.

8. В дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел.

9. Толщина дела не должна превышать 30-40мм (примерно 250 листов) если объем больше дело разбивается на тома.

Оформление дела - подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами. Оформление может быть частичное и полное. Дела которые хранятся менее 10 лет оформляются частично, т.е они остаются в папке скоросшивателЬ, листы не номеруются и заверительная запись не составляется. Дела временного хранения более 10 лет и постоянного хранения, оформляются следующим образом:

1. Документы подшиваются на 4 прокола в твердую обложку из картона, с учетом возможности чтения всех документов.

2. Нумерация страниц производится черным графитовым карандашом, либо нумератором в правом верхнем углу, арабскими цифрами, не задевая текста. Не нумеруется только листы заверительной надписи и внутренней описи. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том НУмеруется отдельно. Письма в конвертах нумеруется следующим образом: номер ставиться на конверте, соответствующий порядковый, далее все страницы вложения также нумеруется по порядку

3. Заверительная надпись составляется на отдельном листе заверителЯ дела. Располагается в самом конце. В ней цифрами и прописью указывается количество листов данного дела и отдельно через знак + количество листов внутренней описи. И также могут указываться сведения о физическом состоянии некоторых листов, с указанием номера листа. Лист заверитель, либо подшивается с делом но не нумеруется, либо приклеивается на внутренней стороне обложки, если документ проливается вручную. Заверительная надпись подписывается ее составителем, с рас шифровкой подписи, должностью и датой.

4. Внутренняя опись дела составляется на отдельном листе, так же не подшивается, не нумеруется. Содержит сведения о порядковом номере документе, о индексе документа, дата документа и его заголовок. В конце делается итоговая запись в которой указывается цифрами и прописью: количество документов и количество листов самой описи. Подписывается составителем с расшифровкой подписи, должностью и датой составления. Опись либо подшивается если прошивка машиная, либо приклеивается с внутренней стороны лицевой обложки.

5. Оформление обложки дела:

1). Наименование организации и ее непосредственная подчиненность.

2). Наименование структурного подразделения

3). Индекс дела

4). Номер дела, тома и части по годовому разделу сводной описи дел.

5). Заголовок дела

6). Аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения или содержащих особо ценные документы)

7). Дата дела, тома или части

8). Количество листов в деле

9). Срок хранения дела

10). Архивный шифр дела

На дела постоянного хранения и временноГО хранения свыше 10 лет составляется опись дел.

Опись дел - это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепление и систематизация внутри фонда и учета дел.

Опись составляется в пределах структурного подразделения. Если опись составляется за несколько лет, то сначала дела располагают по годам, а внутри года по структурным подразделениям. В опись вносится: порядковый номер дела, его индекс, заголовок, дата, количество листов и примечание. Для дел сроком хранения свыше 10 лет указывается срок хранения. Если дело состоит из нескольких томов, каждый том получает самостоятельный номер. Дела принимает заведующий архивом, или лицо ответственное за архив в Присутствие работника службы ДОУ сдающего дела. Передача производится по описи и в обоих ее экземплярах, делается пометка о наличие дела. В конце цифрами и прописью указывается количество фактически принятых дел и ставятся подписи ответственного за архиВ и передавшего дела. Сдача дел оформляется актом. Один экземпляр акта и два экземпляра описи передаются в архив. Также один экземпляр акта и один экземпляр описи (копия) передаются в службу ДОУ.

Дела не подлежащие сдачи в архив уничтожаются. Акт об уничтожении документов, рассматривается на заседании экспортной комиссии, утверждается руководителем организации и подшивается вместе с номенклатурой. После чего документы могут быть уничтожены.

Экспертиза ценности документов - это отбор документов в целях определения сроков их хранения на основе принятых критерий.

Для организации и проведения экспертизы ценности документов, отбора и подготовки их для передачи в архивное хранение, а также для контроля за правильностью отнесения документов к различным делам и оказание методической помощи в проведении экспертизы ценности документов, в каждой организации создаются постоянно действующие экспертным комиссии.

В министерствах и ведомствах, а также центральных органов общественных организаций, для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методической помощи подведомственным организациям создаются центральные экспертные комиссии - это совещательные органы, они работают в постоянном контакте с экспертного проверочными комиссиями (эпк), соответствующего архивного учреждения, от которого и получают указания организационного характера.

Экспертная комиссия - учреждения, формируются в соответствии с приказом руководителя организации, и обычно включают от 3 до 6 наиболее квалифицированных работников. В состав этой Комиссии обязательно входит ответственный за архив. Председателем назначается один из руководящих работников, курирующий вопросы делопроизводства. Не реже 2х раз в год, экспертная комиссия производит Заседание которое протоколируется и подписывается председателем и секретарем комиссии. Решения экспортной комиссии Вступают в дело после утверждения руководитеЛеМ организации.

Основные задачи экспертной комиссии

1. Организация и проведение экспертиЗы, ценности документов на стадии делопроизводства при составлении номенклатуры дел и в процессе формирования дел.

2. Организация и проведение экспертизы, ценности документов на стадии подготовки передачи в архив организации

3. Организация и проведение отбора и подготовки документов к передаче их на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив.

Основные функции экспортной комиссии:

1. Организация ежегодного отбора дел для хранения и уничтожения

2. Рассмотрение и вынесение на утверждение, а также согласование с эпк, архивного учреждения, проектов номенклатур дел организации, описи дел постоянного и временного свыше 10 лет хранения, актов о выделении и уничтожении дел не подлежащих хранению.

3. Рассмотрение актов о неисправимоМ повреждения документов постоянного хранения и актов по продаже дел подлежащих на государственное хранения.

4. Участие в подготовки и рассмотрении проектов нормированных и методических документов по вопросам работы с документами организации.

К зачету:

Принести собственное резюме (сами)

Заявление о приеме на работу

ПрикаЗ С приложением, выписка из приказа

Распоряжение

Постановление

Акт

Протокол

Выписка из протокола

Докладная записка