Группировка и обобщение данных по учету труда и заработной платы

В учетном процессе отработанное время, суммы начислен­ной оплаты труда, доплаты и премии работникам фиксируются в различных первичных документах. Информация по одному и тому же работнику может содержаться в нескольких докумен­тах. Все это вызывает необходимость группировки и обобщения данных по учету труда и выполненных работ.

Данные первичных документов об отработанном времени и начисленной оплате труда подлежат обобщению по двум направлениям.

1. По каждому работнику для организации расчетов по ОТ.

2. По объектам учета затрат для включения начисленных сумм оплаты труда в затраты на производство продукции.

При журнально-ордерной форме учета порядок обобщения информации имеет следующий вариант:

– Данные путевых листов подлежат обобщению в накопительной ведомости учета работы грузового автотранспорта, формы 601-АПК. В этой ведомости на каждую автомашину отводится отдельная страница, на которой отражают следующие данные: количество отработанных часов, пробег общий, с грузом, перевезено груза, сделано ТКМ, расход горючего по норме и фактически, начислено заработной платы.

Накопительная ведомость ведется зав. гаражом, диспетчером гаража или бухгалтером по автотранспорту. Записи производятся по каждому путевому листу. Ведомость рассчитана на 1 месяц. В конце месяца в ней подсчитывают итоги, которые переносят в производственный отчет по вспомогательным производствам. Данная систематизация данных необходима для удобства обобщения расчетно-платежной ведомости, для составления отчетности по автотранспорту.

– Данные учетных листов трактористов-машинистов подлежат обобщению в Накопительной ведомости учета использования МТП, формы 602-АПК. В ней на каждый трактор, комбайн отводится отдельная страница и отражается следующая информация: Количество отработанных чел-дн, чел-час, норма-смен, расходд ГСМ, общий пробег, в т.ч. с грузом, кол-во перевезенного груза, сумма начисленной зарплаты. Составление накопительных ведомостей производится по подразделениям, а для получения итоговых данных с начала года ведется сводная ведомость учета использования МТП.

– Данные нарядов на сдельную работу в ремонтно-механической мастерской подлежат обобщению в разрезе объектов ремонта в Накопительной ведомости учета затрат в ремонтной мастерской (ф. 603-АПК).

Данные накопительных ведомостей, журналов и документов о затратах труда в части сумм начисленной оплаты труда ежемесячно обобщаются в производственных отчетах. После обобщения и систематизации данных в разрезе структурных подразделений (т.е. бригада, ферма) и категорий работников составляется Расчетно-платежная ведомость. На ее основании производится выплата зарплаты работникам через кассу хозяйства.

Расчетно-платежная ведомость имеет след. графы: сальдо на начало месяца (зад-ть за хозяйством или зад-ть за работником), ФИО работников в алфавитном порядке с обязательным указанием присвоенного каждому работнику его табельного номера. В расчетно-платежную ведомость по каждому работнику заносятся все суммы выплат и удержаний и производится подсчет их общего итога.

После подсчета общего итога по графе «Удержано и выплачено» по каждому работнику определяют сумму, подлежащую к выдаче. Для этого из суммы по графе «Всего причитается» вычитают сумму графы «Удержано и выплачено». Общая сумма, подлежащая выплате по расчетно-платежной ведомости, в обязательном порядке показывают прописью.

Никакие исправления, подчистки в расчетно-платежной ведомости не допускаются. Она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером. После этого ведомость передают в кассу для выдачи заработной платы. Суммы заработной платы, не выданные в установленный срок, подлежат депонированию, о чем в расчетно-платежной ведомости делаются соответствующие отметки.

Суммы заработной платы, не выданные в установленный срок, подлежат депонированию, на что составляют Ведомость учета депонированной оплаты труда (ф. 53-АПК), а также Реестр невыданной оплаты труда (ф.85-АПК).

Данные расчетно-платежных ведомостей обобщаются в целом по хозяйству в Сводной ведомости по расчетам с работниками ф. 59-АПК. Сальдо на конец месяца в ней должно соответствовать конечному сальдо по оплате труда в Главной книге.

Для получения данных по каждому работнику о сумме отработанных человеко-часов, дней и суммы заработной платы по месяцам, по итогам года, включая и выплаты за стаж работы и всего за год, ведется Группировочная ведомость по учету рабочего времени и начисленной оплаты труда по каждому структурному подразделению.

Учет фонда оплаты труда по категориям работающих производится в Сводной ведомости начисленной оплаты труда по ее составу и категориям работников (ф. № 58-АПК). Данные сводки ведут по каждому структурному подразделению на основании расчетно-платежных ведомостей. Для получения данных в целом по хозяйству о фонде оплаты труда по категориям работающих используются такие же сводные ведомости. Учет фонда оплаты труда по подразделениям ведется по работникам постоянным и привлеченным. Общая сумма заработной платы за каждый месяц в Сводной ведомости начисленной оплаты труда по ее составу и категориям работников ф. 58-АПК должна соответствовать сумме начисленной оплаты в Сводной ведомости по расчетам с работниками ф. 59-АПК.

Данные ведомости служат основанием для записей в журнале-ордере № 8-АПК, удержанных из оплаты труда сумм подоходного налога, а также в журнал-ордер № 9-АПК по кредиту счетов 76 (на суммы, удержанные за купленные в кредит товары) 73 (на суммы по возмещению полученных ссуд на индивидуальные нужды, на суммы, удержанные за недостачу, порчу и хищения денежных средств и товарно-материальных ценностей), 76 (на суммы, удержанные по исполнительным документам), 71 (на удержанные из оплаты труда подотчетные суммы).