Требования к аналитическому учету в бухгалтерских информационных системах

Классификация программ для автоматизации бухгалтерских работ

По функциональным возможностям бухгалтерские программы делятся на такие классы.

1. Мини-бухгалтерия включаетпрограммы, предназначенные для бухгалтерий с численностью от одного до трех человек без закрепления их обязанностей за конкретными разделами учета. Программы ориентированы на малый бизнес и осуществляют ведение аналитического учета, обработку бухгалтерских проводок, оформление небольшого количества первичных документов и формирование отчетности. Этот класс может быть представлен программами: «Финансы без проблем» («Хакерс-Дизайн», Мариуполь), «Мини-бухгалтерия» (фирма «1С», Москва), «Бухгалтерия малого предприятия» (фирма «Фор», Москва).

2. Интегрированная бухгалтерская система. Они ориентированны на малый и средний бизнес и предназначены для бухгалтерий численностью от двух до пяти человек. К этому классу принадлежат программы, которые объединяют и поддерживают ведение всех основных функций и разделов бухгалтерского учета. Они рассчитанные на работу на одном компьютере, но возможно их использование на нескольких компьютерах или в локальной сети.

Примерами таких систем являются программы фирм «Инотек», «Модуль Пи» (Минск).

3. Бухгалтерский конструктор. Такая система представляет собой универсальную заготовку, из которой с помощью настроек можно сделать программу, учитывающую специфическую деятельность фирмы. Это программное обеспечение включает специальный встроенный язык (макроязык), средства наладки и имеет гибкую модульную архитектуру. Адаптация программы к конкретным условиям учета может осуществляться пользователем, дилером, разработчиком.

К этому классу принадлежат «1С: Бухгалтерия», «Акцент-бухгалтерия», «Универсал» («ООО Софтпро»).

4. Бухгалтерский комплекс. Такие программные средства предназначены для автоматизации работы бухгалтерии с численностью персонала больше пяти человек, между которыми существует четкое распределение функций, ориентированы на средний и крупный бизнес, а также бюджетную сферу. Комплекс включает программы, которые автоматизируют как бухгалтерский учет в целом, так и отдельные его разделы, а также элементы управления, анализа, производственного учета и др. Программы этого класса являются АРМ соответствующих основных областей бухгалтерского учета. Они осуществляют сетевой обмен данными и объединение информации для сведения баланса, получение исходных форм и формирование отчетности. Существует возможность одновременной работы в АРМ нескольких пользователей.

К бухгалтерским комплексам принадлежат программы фирм «Интеллект-Сервис» (Россия) (БЕМБІ, БЕСТ-4), «Аргос», «Инфософт» (Москва), «Комтех+» («Комплексная планово-экономическая и бухгалтерская система»).

5. Бухгалтерия – Офис. В этом информационном продуктебухгалтерская программа является только одной из подсистем в составе системы автоматизации управления предприятием. Компонентами системы являются: бухгалтерский учет, планирование, управление, делопроизводство, элементы анализа и принятия решений и т.п. В рамках этого класса программ бухгалтерская подсистема не является главной, а большое значение уделяется поддержке функций и задач управления.

Как подсистема бухгалтерский учет входит в состав программных комплексов «Галактика», «Ит-предприятие», «Комплексная планово-экономическая и бухгалтерская система» (фирма «Комтех+», Москва), «Суперменеджер» (Москва) и др.

6. Системы на заказ включаютпрограммные продукты на базе существующих бухгалтерских комплексов, которые индивидуально дорабатывают, внедряются, настраиваются согласно требованиям клиента, включают обучение пользователей и обязательное дальнейшее сопровождение. Большей частью такие системы имеют высокую стоимость.

Подобные разработки предлагают фирмы «Ост-Ин», «БИТ» (СПб), «Никос-Софт», «Экософт» (Минск).

7. Системы учета в международных стандартах обеспечивают применение отечественных и западных стандартов учета (GААР, ІАS), заполнение распространенных формы внутрифирменной отчетности, поддерживают несколько языков и валют.

В последнее время поддержка международных стандартов реализована в таких бухгалтерских информационных системах: «Универсал» (ООО «Софтпро», Харьков), «Учет в международных стандартах» (фирма «Инотек»); «1С: Бухгалтерия».

8. Консультационные бухгалтерские системы предназначеныдля хранения и регулярного обновления баз нормативных документов и работы с ними. Представителями таких систем являются:

- интегрированная система, которая объединяет «1С:Предприятие» и компьютерную правовую систему «Лига:Закон»;

- системы фирмы «Консультант Плюс» (Москва): «Консультант Плюс: Налоги; Бухучет» включает нормативные документы по бухучету и налогообложению, «Консультант-Финансист» содержит консультации по налогообложению, банковской, инвестиционной и внешнеэкономической деятельности, валютному регулированию, акционерным обществам, рынку ценных бумаг; «Консультант-Бухгалтер» дает возможность получить консультации по налогам, взносам и платежам по ключевым словам.

- программный продукт «Парус-консультант» (ООО «Парус») представляет собой информационно-аналитическую систему по законодательству Украины и содержит официальные документы по бухучету и аудиту, внешнеэкономической деятельности, разъяснительную информацию, ссылки на печатные издания.

По способам организации программы делятся на следующие группы [2].

1. Бухгалтерские системы с традиционной (классической) схемой построения. Они состоят из модулей (АРМ), отвечающих за определенные участки бухгалтерского учета (основные средства, складской учет, банковские операции). В каждом АРМ собраны все функции соответствующего участка (АРМ банковских операций - оформление платежных документов, регистрация выписок, формирование журналов-ордеров, оборотно- сальдовых ведомостей; АРМ учета основных средств - функции ведение картотеки, расчета износа, формирование инвентаризационных ведомостей). В программах этой группы существует АРМ главного бухгалтера, в котором собираются все операции с основных АРМ, формируются документы внутренней и внешней отчетности.

Требования, выдвигаемые к информационным системам этого класса:

o выполнение всех функций учета в одном модуле без потребности перехода к другому АРМ;

o поддержка взаимосвязей между АРМ.

К этой группе принадлежат программы БЕМБІ, БЕСТ, БЕСТ-4 («Интеллект-Сервис»), АБАКУС та др.

2. Системы с концентрацией в АРМ однородных действий (видовая схема).

В этих программах в отдельном АРМ независимо от направлений учета выполняются все операции по оформлению первичных документов; в другом – осуществляются проводки; в третьем - формирование всех отчетов. Основными задачами бухгалтерии является регулярное оформление первичных документов и организация аналитического учета.

В системе немаловажное значение играет механизм фильтрации, позволяющий получить необходимую выборку из всего списка первичных документов, журнала операций или отчетов.

Примером такой бухгалтерской системы является программа «Парус».

3. Бухгалтерские программы с привязкой к журналу хозяйственных операций (журнальный способ). В таких системах пользователь работает с журналом хозяйственных операций, а остальные действия являются производными. Такой подход удобен для малых предприятий, но требует частой фильтрации данных при большом объеме и разноплановости отчетной информации.

По такому принципу построены системы «1С», «Турбо-бухгалтер», «Интегратор».

4. Системы с гибким механизмом построения включают средства настройки программы. Они могут содержать возможности создания нескольких однотипных АРМ, независимых от остальных («Интегратор»); конструкторы первичных документов, мастера отчетов, шаблонов бухгалтерских проводок, баз данных («Акцент-бухгалтерия»).

Современные информационные бухгалтерские системы должны соответствовать следующим требованиям аналитического учета:

1. Многоуровневый бухгалтерский учет, т.е. разбивка аналитических признаков на подгруппы. Предприятия ведут учет по основным средствам, нематериальным активам, материалам, МБП, видам затрат, поставщикам и покупателям, товарам, подотчетным лицам. Многоуровневый бухгалтерский учет предусматривает объединение первичных аналитических признаков в подгруппы, затем в группы и т.д. Бухгалтерские программы должны вести учет по нескольким уровням, формировать развернутые отчеты с промежуточными итогами по любой подгруппе и др.

Программа «1С» поддерживает до 10 уровней аналитики, SoNet (ООО «Баланс», Днепропетровск) - неограниченное, «Инфо-Бухгалтер» - до пяти уровней.

2. Многомерный бухгалтерский учет, анализ группы счетов по нескольким независимым признакам. Программа должна обеспечивать возможность анализировать счет или группу счетов по разным признакам (поставщики и товары, подотчетные лица и инструменты).

Такие возможности аналитики реализованы в программе «1С: Бухгалтерия», которая поддерживает до пяти направлений анализа, в комплексе «Акцент-бухгалтерия», где используются такие аналитические признаки: дата, номер документа, корреспондент-получатель или отправитель, объекты учета, заказ или их группы.

3. Введение дополнительных реквизитов к аналитическим признакам. Это требование означает возможность внесения для любой группы поясняющих признаков. Например, в группе Сотрудники необходимо заполнить паспортные данные (для автоматического занесения в кассовые ордера), адрес, телефоны, дату рождения, оклады (для расчета зарплаты) и др.; для группы Корреспонденты указываются банковские реквизиты (для формирования платежных поручений), адреса, телефоны, ФИО директора и бухгалтера (для автоматического формирования договоров).

Программный комплекс «Акцент-бухгалтерия» предусматривает возможность заполнения следующих дополнительных реквизитов: Корреспонденты (наименование, коды, реквизиты предприятий, паспортные данные работников), Объекты учета (наименование, коды, каталоговые номера. единицы измерения, балансовые счета); Заказ (ответственные лица, дать начала и окончание).

3. Семейство программ «1С: Предприятие»

Семейство «1С: Предприятие» включает три компонента:

o «1С: Бухгалтерия»,

o «1С: Торговля и Склад»,

o «1С: Зарплата и Кадры» (табл. 1).

1С: Предприятие
1С: Торговля и склад	1С: Бухгалтерия	1С: Зарплата и кадры
• управленческий и финансовый учет в торговле	Разделы бухгалтерского учета:	• расчет зарплаты по всем видам начислений и отчислений
• учет запасов по партиям и движениям товаров на складах	• операции по банку и кассе
• учет валютных операций
• резервирование товаров и контроль оплаты	• учет необоротных активов	• кадровый учет работников
• учет состояния взаиморасчетов с контрагентами	• учет запасов по партиям на складах
• расчеты с контр агентами и подотчетными лицами
• налоговый учет	• учет затрат	• регистрация служебных помещений
• мультивалютный учет денежных средств, товарных кредитов и товаров на реализации	• расчеты по заработной плате
• расчеты с бюджетом
• формирование первичных документов, счет - фактур, книг покупок и продаж	Налоговый учет:	• получение статис-тических справок относительно кадрового состава
• ведение учета доходов и затрат
• получение отчетной и аналитической информации о движении товаров и средств	• учет балансовой стоимости основных средств и валюты	• формирование отчетов
• автоматическое формирование налоговых накладных
• учет НДС по входящим налоговым накладным

Рис. 1. Функции системы программ «1С: Предприятие»

«1С: Бухгалтерия» обеспечивает автоматизацию таких разделов бухгалтерского учета:

- операции по банку и кассе;

- основные средства и нематериальные активы;

- материалы и МБП;

- товары и услуги;

- учет производства продукции;

- учет валютных операций;

- взаиморасчеты с организациями;

- расчеты с подотчетными лицами;

- расчет заработной платы;

- расчеты с бюджетом;

- возможность введения нескольких предприятий на одном компьютере и консолидированный учет

«1С: Бухгалтерия» обеспечивает гибкость учета благодаря следующим возможностям:

o ведение многоуровневых (до 10 уровней вложенности) планов счетов;

o возможность работы с несколькими планами счетов в разных системах учета (украинской и GААР);

o встроенный механизм ведения количественного и многовалютного учета;

«1С:Бухгалтерия» включает набор стандартных отчетов, которые позволяют получить информацию за произвольный период, во всевозможных разрезах и с необходимой степенью детализации. Программа формирует отчеты по синтетическому учету: оборотно-сальдовую и шахматную ведомость, главную книгу, журнал-ордер, по аналитическому учету: оборотно - сальдовую ведомость по счету в разрезе объектов учета, других счетов.

Средство настройки «Конфигуратор» дает возможность приспособить программу к особенностям учета на предприятии, изменять отдельные параметры (коды счетов, субсчетов, их названия, ставки налога).

4. Системы БЕСТ компании «Интеллект-Сервис»

Программные продукты компании «Интеллект-Сервис» предназначены как для малых и средних фирм (программы БЕМБИ+, БЕСТ), так и для больших компаний (БЕСТ-3, БЕСТ-4, БЕСТ-ПРО).

Программа поставляется в двух конфигурациях: «файл-сервер» и «клиент-сервер» (для бухгалтерий численностью более 10 чел.).

Система БЕСТ-4 предоставляет следующие стандартные возможности:

- вести учет нескольких независимых предприятий в рамках одной программы;

- обеспечивать защиту информации от несанкционированного просмотра и изменения;

- поддерживать производственный, бюджетный и рабочий планы счетов;

- формировать комплект журналов, мемориальных ордеров, отчеты и формы первичных документов в соответствии с потребностями пользователей;

- вести многовалютный учет; автоматически осуществлять переоценку валютных остатков в соответствии с курсами валют.

Кроме стандартных функций, система БЕСТ-4 обеспечивает:

- обмен документами с системами «Клиент-Банк»;

- автоматизированный расчет полной себестоимости товаров и материалов, которая задается пользователем и распределения затрат;

- автоматическое выделение НДС в любых операциях;

- одновременное ведение прайс-листов в разных валютах;

- печатание этикеток (штрих-кодов) на термопринтере;

- резервирование товара согласно оформленным заказам;

- формирование графических отчетов.

Базовая версия БЕСТ-4 включает такие модули (рис.1):

o АРМ главного бухгалтера;

o Сводный баланс;

o Касса,

o Подотчетные лица,

o Депоненты;

o Расчетные и валютные счета,

o Система «Клиент-банк»;

o Основные средства и нематериальные активы;

o Склад материалов,

o МБП в эксплуатации;

o Зарплата.

Рисунок 1- АРМ главного бухгалтера

Для торговых предприятий программа дополнительно включает такие модули: склад товаров и готовой продукции; управление продажами и закупками; торговый зал, кассовые аппараты и т.д.

5. Программный комплекс «Акцент-бухгалтерия»

«Акцент-бухгалтерия» (фирма «Импакт», г.Донецк) представляет собой универсальную систему для автоматизации бухгалтерского учета. К преимуществам системы относится: возможность масштабирования, поддержка территориально разрозненных структур, обмен данными с помощью средств связи.

Типичная настройка системы «Акцент-бухгалтерия» включает учет:

o товарно-материальных ценностей;

o банковских и кассовых сделок;

o операций с валютой;

o дебиторской и кредиторской задолженности;

o расчетов с подотчетными лицами;

o основных средств;

o заработной платы;

o налоговый учет;

o определение финансовых результатов.

«Акцент-бухгалтерия» дает возможность вести многоуровневый аналитический учет и использует следующие аналитические признаки: дата, номер документа, корреспондент-получателель или отправитель, объект, заказ или их группы.

«Акцент-бухгалтерия» включает стандартные реквизиты, используемые для описания свойств аналитического объекта:

o корреспонденты - наименование, коды, реквизиты, паспортные данные работников;

o объекты учета - наименование, коды, каталоговые номера, единицы измерения, балансовые счета;

o заказ - ответственные лица, дата начала и окончания.

Программа обеспечивает мультивалютный учет.

В системе «Акцент-бухгалтерия» используется функция защиты информации от повреждения со стороны других программ; разрушения в случае сбоев в работе компьютера или отключение его от сети, ошибочных действий пользователя; несанкционированного доступа пользователей.

6. Автоматизированная система бухгалтерского учета «Парус»

Система «Парус-Предприятие» (корпорация ПАРУС) состоит из следующих базовых модулей «Парус-Бухгалтерия», «Парус-Реализация и Склад», «Парус-Администратор» и дополнительного «Парус-Персонал и Заработная Плата».

Модуль «Парус-Бухгалтерия» автоматизирует налоговый и бухгалтерский учет на предприятиях малого и среднего бизнеса по следующим разделам:

o банковские и кассовые сделки;

o основные средства, нематериальных активов и МБП;

o хозяйственные операции;

o учет материальных ценностей и затрат на производство;

o формирование главной книги.

Система включает следующие четыре элемента:

первичные документы, которые являются базой для ведения бухгалтерского учета. Все материалы регистрируются в системе, их можно копировать, редактировать, просматривать, осуществлять выборку и заполнять типовые формы;

журнал хозяйственных операций предназначен для работы с бухгалтерскими проводками в любом периоде времени. В общем виде хозяйственная операция включает документ, на основании которого осуществляется операция (счет, договор, контракт, доверенность, акт, расходный кассовый ордер и т.д.) и саму операцию. В этом же разделе формируются отчеты о всех проведенных операциях в целом или выборочно;

оборотные ведомости формируются на базе проводок, осуществляемых в журнале хозяйственных операций. К ним относятся движение средств по счетам, материальные ценности, расчеты с дебиторами и кредиторами;

отчеты включаютследующие типовые формы: баланс, главную и кассовую книгу, мемориальные ордера, ведомости аналитического учета и др. Кроме этого, в системе существует возможность формировать отчеты произвольной формы, используя средства МS Ехсеl и генератора отчетов.