Глава 7 автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета

• Вопросы информационного, программного и технологиче­ского обеспечения компьютерной системы бухгалтерского учета

• Комплексы учетных задач и их информационные связи

• Особенности технологии обработки учетных задач

• Характеристика функциональных пакетов, предназна­ченных для обработки бухгалтерского учета

7.1. Общая характеристика информационной системы бухгалтерского учета

Изменения в управлении экономикой и переход к рыночным отношениям оказывают значительное влияние на организацию и ве­дение бухгалтерского учета. Осуществляется переход к международным системам учета, что требует разработки новых форм его методологии. Значительным изменениям подвергаются информационная система бухгалтерского учета и традиционные формы организации ее компь­ютерной обработки. От бухгалтера требуются знание объективной оценки финансового состояния предприятия, овладение методами финансового анализа и налогового учета, умение работать с ценными бумагами, обоснование инвестиций денежных средств в условиях рынка и др.

Овладение новыми методами немыслимо без совершенствова­ния информационной системы и использования современных пер­сональных компьютеров — необходимого инструмента в работе бух­галтера. Основу деятельности управления любого экономического объекта составляют информационные системы, имеющие сложное построение, состав которых зависит от вида деятельности и размера предприятия, организации, фирмы.

Значительную роль в процессе управления играет бухгалтерский учет, где сосредоточено около 60% всей информации. Функцио­нальная подсистема бухгалтерского учета — упорядоченная система наблюдения, измерения, сбора, регистрации и обобщения инфор­мации в стоимостном выражении об активах, обязательствах и фак­тах хозяйственной деятельности, доходах и расходах организации и их изменениях. Ее задачи — представление информационных ре­сурсов менеджерам всех уровней для принятия ими обоснованных управленческих решений, а также регулярное и своевременное пред­ставление бухгалтерской отчетности внешним организациям. Бух­галтерский учет собирает и регистрирует информацию о всех хо­зяйственных операциях и отражает их в документах, имеющих юридическую силу. Информация группируется на синтетических и аналитических счетах.

Функциональная подсистема бухгалтерского учета представлена аппаратом бухгалтерии, численность и структура которого зависят от размера предприятия. На малых предприятиях он прост и состо­ит из одного-двух бухгалтеров; на средних и крупных предприятиях в бухгалтерии выделяются отдельные участки учета, где организу­ются АРМ.

В основе информационной подсистемы бухгалтерского учета лежат учетные задачи, объединенные в комплексы, выполняемые отдель­ными участками учета. Комплекс задач характеризуется определенным экономическим содержанием, ведением утвержденных синтетиче­ских счетов, первичными сводными документами, взаимосвязан­ными алгоритмами расчетов, а также методическими и норматив­ными документами конкретного участка учета.

Задачи бухгалтерского учета хорошо структурированы, имеют четкий, несложный алгоритм расчета, многочисленные группиров­ки и большой объем информации, что и предопределяет необходи­мость их компьютерной обработки.

Основой компьютеризации учетных задач является персональ­ный компьютер, установленный на рабочем месте бухгалтера, где осуществляется децентрализованная обработка учетных задач путем организации автоматизированного рабочего места бухгалтера. АРМ бухгалтеров могут быть организованы локально либо объединены в локальную вычислительную сеть бухгалтерии (организации). Каж­дый бухгалтер имеет комплекс инструментальных средств (ПК, про­граммы, база данных), информацию, записанную на жестком маг­нитном диске, магнитных дискетах, CD-ROM.

Бухгалтерия, оснащенная АРМ, становится электронной (авто­матизированной) бухгалтерией. Применение современных персо­нальных компьютеров позволяет одновременно с организацией де­централизованной системы обработки учетных данных осуществлять интеграцию информационной базы данных учета, обеспечивающую взаимосвязанное отражение хозяйственных операций на счетах син­тетического и аналитического учета. Важнейшим преимуществом является возможность обеспечить доступ небольших организаций к электронной технике, что полностью исключалось ранее при цен­трализованной обработке. В условиях децентрализованной обработки появилась возможность решать отдельные учетные задачи на АРМ бухгалтера какого-либо участка учета с последующей передачей по каналам связи полученных проводок на АРМ главного бухгалтера для получения сводных регистров бухгалтерского учета и финансо­вой отчетности. Организация децентрализованной обработки спо­собствует сокращению сроков обработки, повышает оперативность и достоверность учетных данных.

АРМ бухгалтера позволяет решать задачи бухгалтерского учета в регламентном и запросном режимах, контролировать результаты, осу­ществлять поиск информации. Важным преимуществом новой ин­формационной технологии является ее ориентация на существующие формы ведения бухгалтерского учета, что не требует коренного изме­нения учета. В то же время применение ПК изменяет методы форми­рования первичной учетной документации. Осуществляется переход к безбумажной технологии, обеспечивающей решение традиционной проблемы автоматизации первичного учета. Создана новая диалого­вая форма автоматизированной формы учета, позволяющая органи­зовать информационно-справочное обслуживание путем получения информации, хранящейся в базе данных ПК, что обеспечивает бо­лее оперативную оценку состояния хозяйственной деятельности объекта, а также его анализ. Так, бухгалтер может получить на лю­бую дату оборотно-сальдовый баланс, просмотреть состояние про­водок в журнале хозяйственных операций по какому-либо признаку (дате, поставщику и т.д.).

Децентрализованная обработка бухгалтерского учета с использова­нием ПК предусматривает более тесную интеграцию учетных задач. Например, технология обработки участков учета труда и заработной платы, материальных ценностей и реализации товаров выполняются в тесной взаимосвязи с финансово-расчетными операциями на од­ном рабочем месте бухгалтера.

Новая информационная технология обработки учетных задач охватывает все уровни преобразования информации — от этапа соз­дания первичного учетного документа и до составления бухгалтерской отчетности и ее анализа. Автоматизируются многие бухгалтерские расчеты, которые до этого выполнялись вручную. Например, ведет­ся автоматическое начисление всех видов оплат и удержаний по за­работной плате, исчисление сумм НДС, акцизов и др. Учитывая постоянное внесение изменений в формы бухгалтерской докумен­тации, программные продукты составляются с таким расчетом, что­бы бухгалтер по своему желанию смог сформировать различные но­вые формы документов, сводок, таблиц.

Все это требует от бухгалтера знания ПК, умения пользоваться специальными и функциональными пакетами прикладных программ. Развитие автоматизированных информационных систем идет в на­правлении более тесного взаимодействия бухгалтерского учета со все­ми функциями управления.

Несмотря на некоторые различия в программных продуктах от­дельных корпораций (фирм), реализующих функции бухгалтерского учета, можно выделить следующий состав комплексов бухгалтер­ских задач для промышленных предприятий.

1. Кассовые и расчетно-финансовые операции (операции по кассе, операции с банком, расчеты с подотчетными лицами, многовалютный учет, расчеты с дебиторами и кредиторами, депоненты, расчеты с акционерами, учредителями, расчеты по претензиям и внебюджет­ным платежам, расчеты с бюджетом, расчеты за кредит).

2. Учет материальных ценностей (интеграция с задачей «склад­ской учет», приход материалов на склад, учет выдачи материалов в производство, отпуск материалов на сторону, переоценка матери­альных ценностей, учет материалов по разным ценам; составление аналитических ведомостей движения материальных ценностей, ин­вентаризация материалов).

3. Учет труда и заработной платы (интеграция с функциональ­ной подсистемой «Кадры», автоматические начисления заработной платы по различным системам оплаты и удержания из нее; состав­ление расчетно-платежной документации, составление платежной документации по налогам в бюджет).

4. Учет основных средств и нематериальных актов (создание электронных инвентарных карточек, учет движения основных средств и нематериальных активов (НМА); начисление амортизационных отчислений, переоценка и инвентаризация ОС и НМА, списание ОС, сдача в аренду, ввод ОС в эксплуатацию).

5. Учет выпуска, отгрузки и реализации готовой продукции. Этот комплекс связан с функциями управления производством, до­говорами на поставку готовой продукции, маркетинговыми опера­циями и финансовыми расчетами с покупателями.

6. Учет затрат на производство, информационно связанный с функцией управления производством, а также с такими комплекса­ми учетных задач, как учет труда и заработной платы, учет матери­альных ценностей, учет основных средств и др. Комплексом обес­печивается подсчет затрат на производство, учет затрат на изделия основного и вспомогательного производства по статьям расхода и др.

7. Финансовая отчетность; в этом комплексе формируются ве­домости синтетического учета и составляется бухгалтерская отчет­ность; имеет тесные информационные связи со всеми комплексами учетных задач.

Современные технологии обработки экономической информа­ции выдвигают новые требования к организации информационной базы и формированию комплексов экономических задач. Появля­ются возможности создания системы распределенных баз данных, обмена информацией между различными пользователями, автома­тического формирования первичных документов в компьютере. В этих условиях начинает стираться четкая грань между комплексами различных функциональных подсистем, что в первую очередь ска­зывается на информационной базе бухгалтерского учета.

Возникают межфункциональные комплексы задач управления. Новые версии программных продуктов по бухгалтерскому учету объ­единяют информацию комплексов различных участков учета. Так, например, в типовых проектах учета труда и заработной платы од­новременно предусмотрена выписка платежных документов по пла­тежам в фонды (платежные поручения по оплате подоходного нало­га, отчислениям в пенсионный фонд, медицинское страхование, на­числение в фонд занятости). Выполнение этих процедур программой объединяет два комплекса учетных задач — учет труда и заработной платы и финансово-расчетные операции. Аналогичные примеры можно привести и в комплексах задач по учету материальных цен­ностей, учету готовой продукции и др.

Комплексы бухгалтерских задач имеют сложные внутренние й внешние информационные связи. Внутренние связи отражают ин­формационные взаимодействия отдельных задач, комплексов и уча­стков бухгалтерского учета; внешние связи — взаимодействие с дру­гими подразделениями, реализующими различные функции управ­ления, а также с внешними организациями.

Взаимная увязка комплексов учетных задач заложена в самой ме­тодологии бухгалтерского учета, системе ведения счетов и выполне­ния проводок, где каждая хозяйственная операция отражается дваж­ды: в кредите одного счета и дебете другого. Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ. На первой фазе произ­водится первичный учет и составление первичных бухгалтерских документов. На второй фазе происходит обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета (напри­мер, по учету заработной платы составляется расчетно-платежная документация, своды начисленной и удержанной заработной платы и др.). Все операции преобразования выполняются на основании пакета прикладных программ конкретного участка учета или встро­енным модулем в единую программу бухгалтерского учета.

На первой или второй фазе обработки выполняется составление бухгалтерских проводок и их размещение в различных регистрах аналитического и синтетического учета, журналах-ордерах по номе­рам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автома­тизировать этот процесс, формируя проводки при составлении пер­вичного документа или сводки по окончании решения задачи каж­дого участка учета.

Третья фаза обработки состоит в составлении сводного синтети­ческого учета: оборотно-сальдовых ведомостей по счетам, главной книги, баланса и форм финансовой отчетности, что обеспечивается головным модулем машинной программы.

Между комплексами бухгалтерского учета существуют инфор­мационные связи, взятые в основу организации вычислительной се­ти бухгалтерии. Для таких участков учета, как учет основных средств, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, — форми­рование исходной информации происходит, как правило, за счет первичного учета и отражения хозяйственных операций в первич­ных документах. Для задач по учету затрат на производство и свод­ному учету входной информации в основном используются резуль­таты решения других комплексов учетных задач. Особого внимания требует формирование информационной базы по учету затрат на производство, где основным источником являются итоговые дан­ные, полученные ранее при решении задач по учету основных средств, материалов, труда и заработной платы, готовой продукции, а также различная нормативно-справочная информация.

Программное обеспечение решения задач бухгалтерского учета строится с учетом рассмотренных фаз обработки, интеграции учет­ных задач, а также наличия внешних связей.

Особо следует остановиться на информационных связях бухгал­терского учета с внешними организациями. В основном, эта связь заключается в получении нормативных и методических материалов, а также передаче сводной финансовой отчетности заинтересован­ным организациям: собственникам, вышестоящим организациям, налоговой инспекции, органам статистики, финансовым организа­циям и др. Узаконено представление в вышестоящие организации форм бухгалтерской отчетности, полученных на ПК; решаются во­просы о передаче информации в эти организации на магнитных носителях и по электронной почте.

Для связи с банками предусматривается межмашинных обмен информацией по системе «Клиент-банк».

Банк, который обслуживает расчетный счет организации, предла­гает услуги по оперативному управлению расчетным счетом прямо из офиса. Программа «Клиент-банк» позволяет создавать платежные по­ручения, передавать их в банк по модему, а также получать выписки из расчетного счета. При этом для обеспечения защиты информации используется электронная подпись, без которой передаваемые до­кументы недействительны, а также специальная система шифрова­ния информации. Система крайне удобна, экономит время, позво­ляет получать информацию о приходе денег на расчетный счет от различных клиентов и таким образом существенно ускоряет их об­служивание. Кроме того, система «Клиент-банк» избавляет работ­ников организации от поездок в банк для осуществления платежей.

7.2. Особенности информационного обеспечения бухгалтерского учета

Остановимся на некоторых особенностях информационного обес­печения бухгалтерского учета, характеризующегося большим объе­мом разнообразных первичных документов, возникающих в различных подразделениях как вне, так и внутри бухгалтерии, широким исполь­зованием нормативно-справочной документации, а также бухгалтер­ской отчетностью.

Согласно Закону о бухгалтерском учете все хозяйственные опе­рации оформляются оправдательными документами, построенными но основе Унифицированной системы документации (УСД), единых нормативных документов Министерства финансов РФ и Федеральной службы госстатистики.

Бухгалтерский документ является полным и достоверным свиде­тельством о совершении хозяйственной операции и имеет юридиче­скую силу.

В бухгалтерском учете действуют следующие виды документов.

• Типовые межотраслевые, единые для всех организаций. Фор­мы первичных документов соответствуют альбому форм УСД по уче­ту: сельскохозяйственной продукции и сырья; труда и его оплаты; основных средств и нематериальных активов, материалов, по рас- четно-финансовым операциям и др. Эти документы обязательны к применению во всех предприятиях и организациях (например, пла­тежное поручение, счет-фактура).

• Типовые отраслевые, составленные на базе типовых, но учи­тывающие специфику отрасли; их доля постоянно уменьшается, так как ориентир сделан на типовые межотраслевые формы.

• Индивидуальные, определяющиеся учетной политикой и до­пускающиеся к употреблению Министерством финансов РФ; учиты­вают специфику конкретного предприятия и составляются на месте. Индивидуальные документы обязательно должны включать следую­щие реквизиты: наименование документа, код формы, дату, наиме­нование организации, содержание хозяйственной операции, единицы измерения).

• Единая документация для малого предприятия, утвержденная Министерством финансов РФ.

Все первичные бухгалтерские документы разрабатываются с уче­том требований ГОСТа, унифицированной системы документации и отражают требования, предъявляемые компьютерной обработкой.

Документы бухгалтерского учета классифицируются по различ­ным признакам: назначению, содержанию хозяйственных операций, объему отраженных операций, способу использования, числу учиты­ваемых позиций, месту составления, способу заполнения.

Например, материальные документы оформляют операции по движению товарно-материальных ценностей (материалов, топлива, тары, запасных частей, полуфабрикатов, готовой продукции).

Расчетные документы служат для оформления расчетных взаи­моотношений предприятия со своими контрагентами.

Современные технологии обеспечивают автоматическое формиро­вание первичных учетных документов персональным компьютером.

Бухгалтерская отчетность — система данных об имущественном и финансовом положении организации и результатах ее хозяйст­венной деятельности; имеет определенный состав форм отчетности, показателей и алгоритмов. Бухгалтерская отчетность делится на внеш­нюю и внутреннюю, составление которых, обеспечивается машин­ными программами.

Внешняя бухгалтерская (финансовая) отчетность устанавливается Министерством финансов РФ (бухгалтерский баланс — форма № 1, отчет о прибылях и убытках — форма № 2, приложения к ним); ее состав единый для всех организаций.

На формах бухгалтерской отчетности обязательно должны быть следующие реквизиты: наименование отчета, отчетный период, полное наименование организации, код ОКПО; идентификацион­ный номер налогоплательщика (ИНН); вид деятельности по ОКВЭД; организационно-правовая форма по ОКОПФ; код собственности по ОКФС; единицы измерения, полный почтовый адрес организации, даты утверждения и отправки отчета.

Внутренняя бухгалтерская отчетность предназначена для пред­ставления менеджерам всех уровней управления и имеет сложный состав. Формы отчетности могут быть реализованы машинной про­граммой.

Классификаторы и коды используются в бухгалтерском учете для составления на ПК различных сводок, сгруппированных по ка­ким-либо реквизитам-признакам. К таким признакам, имеющим буквенное наименование, можно, например, отнести наименования синтетических и аналитических счетов, подразделений работающих, товарно-материальных ценностей. Чтобы сделать эту информацию удобной для восприятия человеком и машиной, потребовалось соз­дание специальных средств формализованного описания элементов экономической информации и их кодовых обозначений, на основа­нии которых составляются классификаторы. Применение класси­фикаторов и кодов в бухгалтерском учете получило широкое рас­пространение еще при использовании перфорационной техники. Были разработаны классификаторы по основным учитываемым но­менклатурам, которые находят применение и при электронной об­работке данных.

Эксплуатационные возможности персональных компьютеров не­сколько видоизменяют технику применения кодов в бухгалтерском учете. Так, широкое применение находят мнемокоды — условное короткое обозначение какой-либо позиции номенклатуры. Напри­мер, в некоторых программах первичные документы кодируются мнемокодом следующим образом: платежное поручение — ПП, приходный кассовый ордер — ПКО и т.п.

В персональных компьютерах часто применяются буквенные и комбинированные коды; используется автоматическое присвоение кодов позициям номенклатуры, в основном по порядковой системе. Например, ПК может кодировать порядковым номером структурные подразделения предприятия, номера документов. В бухгалтерском учете используется целый ряд разработанных классификаторов (об­щероссийских, отраслевых, локальных), входящих в Единую систему классификации и кодирования (ЕСКК).

Общероссийские классификаторы (ОК) разработаны в централи­зованном порядке и являются едиными для страны (см. гл. 3). Эти классификаторы используются в основном для кодирования свод­ной бухгалтерской отчетности, представляемой во внешние органи­зации, а также кодирования некоторых первичных документов.

В бухгалтерском учете используются следующие общероссийские классификаторы: ОКПО — предприятий и организаций; ОКВЭД — видов экономической деятельности; ОКУД — управленческой доку­ментации; ОКЕИ — единиц измерения; ОКОПФ — организационно- правовой формы; ОКФС — форм собственности; ИНН — идентифи­кационный номер налогоплательщика; код лицевого счета.

Как правило, эти коды проставляются в заголовочной части сводной бухгалтерской отчетности и не используются при решении бухгалтерских задач локальных участков учета на предприятии. Не­обходимость в них возникает только при компьютерной обработке сводных бухгалтерских документов.

Отраслевые классификаторы используются для кодирования информации, специфичной для конкретной отрасли. Учитывая, что бухгалтерский учет ведется во всех отраслях, к этой группе могут быть отнесены классификаторы, единые для бухгалтерского учета, независимо от отраслевой принадлежности предприятия и органи­зации. Как правило, эти классификаторы являются одинаковыми во всех типовых проектах компьютеризации бухгалтерских задач. К ним относятся коды синтетических счетов бухгалтерского учета, ви­дов оплат и видов удержаний по заработной плате, видов операций движения материальных средств, норм амортизационных отчисле­ний, категорий налогоплательщиков, кассовых операций. Локальные коды индивидуальные, для конкретного предприятия, поэтому их разработка ведется и при приобретении типового проекта. Так, на­пример, коды подразделений должны быть едиными при обработке учетных задач, задач учета кадров, производственном учете.

Некоторые коды используются только для бухгалтерских задач; поэтому локальные коды можно разделить на две группы. Первая группа — это коды, единые для предприятия (структурных подраз­делений, материалов, готовой продукции, деталей, узлов и соедине­ний; коды оборудования, работающих, поставщиков и потребителей, специальностей). Вторая группа кодов используется только при реше­нии бухгалтерских задач: это коды субсчетов, основных средств, мате­риально ответственных лиц, рабочий план счетов.

Внутримашинное информационное обеспечение бухгалтерских задач представляет собой совокупность данных (взаимосвязанных информационных файлов), расположенных на машинных носителях.

Информационная технология обработки экономических задач, организация АРМ и вычислительных сетей, типовые и индивидуаль­ные проекты ориентированы на организацию базы данных различной конфигурации — централизованной, распределенной и локальной.

При этом создаются базовые массивы, общие для предприятия и организации (работающие, материалы, поставщики, покупатели, готовая продукция, нормативы, расценки, справочные данные, пред­приятия, должности и др.), а также локальная информационная ба­за, используемая только при решении бухгалтерских задач: рабочий план счетов бухгалтерского учета, типовые проводки, журнал хозяй­ственных операции, лицевые счета сотрудников, инвентарные кар­точки основных средств, карточки счета и др.

Состав информационной многоуровневой распределенной базы данных определяется в ходе составления рабочего проекта ИС пред­приятия. Можно отметить еще одну особенность в организации базы данных при использовании типовых проектов.

В типовых проектах, как правило, предусматривается состав базы данных, единый для всех предприятий (план счетов бухгалтерского учета, виды оплат и удержаний по заработной плате, виды опера­ций, движение материалов, типовые нормы амортизационных от­числений, типовые проводки и др.). Пользователь по своему усмот­рению может вносить изменения в эти массивы, создавать другие базовые массивы, состав которых определяется конкретным поль­зователем и заполняется им вручную (например, состав подразделе­ний, сотрудников, материалов и др.).

7.3. Характеристика бухгалтерских автоматизированных систем

Бухгалтерская автоматизированная система — функциональное программное обеспечение (ППП), предназначенное для выполне­ния компьютерной обработки комплексов бухгалтерских задач. Вы­бор и разработка ППП осуществляется на стадии организации и проектирования ИС. На рынке компьютерных программ в России представлен широкий спектр вариантов бухгалтерских программ — от самых простейших, способных выполнять минимальный набор операций, необходимый для мелких фирм, до очень разветвленных, осуществляющих расширенный комплекс операций с глубокой ана­литикой. Разработка программных продуктов ведется многочислен­ными отечественными фирмами, наиболее известные из них «1С», «Парус», «БЭСТ», «ИНФОСОФТ», «ДИЦ» и др. Основой класси­фикации функциональных пакетов бухгалтерского учета может слу­жить их ориентация на малое, среднее или крупное предприятие. Многие фирмы выпускают программы в двух вариантах: локальном и сетевом. Следует отметить, что сетевые варианты намного сложнее и дороже, требуют осуществления технологии «клиент-сервер», спе­циального оборудования и операционных систем, а также наличия штата специалистов по обслуживанию вычислительной сети. Как правило, сетевые версии, помимо программ бухгалтерского учета, ориентированы на компьютерную обработку управленческой ин­формации всей фирмы или организации. Рассмотрим характери­стики некоторых функциональных пакетов бухгалтерского учета.

Пакеты «Мини-бухгалтерия» предназначены для бухгалтерий с малой численностью, без ярко выраженной специализации сотруд­ников по конкретным участкам учета. Программы, ориентирован­ные на малый бизнес под общим названием «Проводка—Главная книга—Баланс», выполняют в основном функции ведения синтети­ческого и несложного аналитического учета. Наиболее известные ППП этого класса — базовые варианты программ: «1С: Бухгалте­рия», «Турбо-Бухгалтер», «Фолио» и др.

Пакеты мини-бухгалтерий просты в освоении и работе, рассчи­таны на пользователя-непрофессионала. Несмотря на их большое разнообразие, они имеют, как правило, общие характеристики. На­пример, автоматическое ведение журнала хозяйственных операций, наличие плана счетов и типовых проводок, возможность формиро­вания ряда первичных бухгалтерских документов, автоматическое составление сводной бухгалтерской отчетности.

ППП «Интегрированная бухгалтерская система» являются наи­более распространенными. Как правило, они работают локально на одном компьютере или в сетевом варианте на нескольких ПК. Сис­тема рассчитана на ведение малого и среднего бизнеса и предназна­чена для бухгалтерий численностью 2—5 человек. При использова­нии ППП в локальной вычислительной сети на каждом компьютере находится целиком вся система. Сетевые версии интегрированных бухгалтерских систем могут быть рассчитаны на интеграцию с раз­личными функциями управления. Например, программа «1С: Пред­приятие» (версии 7.5, 7.7, 8.0), кроме бухгалтерского учета, предна­значена для производственного учета, работ по учету кадров, вы­полнения операций по сбыту и снабжению и др.

Интегрированные бухгалтерские системы относятся к програм­мам, объединяющим и поддерживающим ведение всех основных учетных функций и разделов. Они реализуются обычно в рамках одной программы, состоящей из отдельных модулей. Каждый мо­дуль предназначен для обработки отдельных участков учета, где ве­дется аналитический учет. Например, по финансово-расчетным операциям, учету материалов, учету основных средств, учету това­ров, сводному учету. Для учета заработной платы либо создается самостоятельная программа, либо этот модуль может находиться в общей программе.

Лучшими ППП этого класса признаны программы корпорации «Парус», фирмы «1С» («1С: Предприятие», версии 7.5, 7.7, 8.0), ИНФИН, «Суперменеджер», «Инфо-бухгалтер», сетевая программа «Интегратор» фирмы «Инфософт», «Турбо-бухгалтер» (версии 4, 5, 6).

ППП «Комплексная система бухгалтерского учета». Бухгалтерский комплекс был разработан в 1950-х годах для осуществления комплекс­ной механизации бухгалтерского учета на счетно-перфорационных машинах. В 1970-х годах обработка комплексов бухгалтерских задач была переведена на универсальные ЭВМ, где использовались «Ти­повые проектные решения по бухгалтерскому учету» по каждому участку учета.

При появлении персональных компьютеров сохранилась тен­денция создания отдельных программ под каждый участок учета с возможностью последующей их интеграции.

Бухгалтерский комплекс рассчитан на средние и крупные пред­приятия, где организация бухгалтерского учета осуществляется на взаимосвязанных рабочих местах. Характерными чертами пакетов являются:

• наличие комплекса локальных, но взаимосвязанных пакетов по отдельным участкам бухгалтерского учета;

• интерфейс обмена информацией между АРМ сводного учета (АРМ главного бухгалтера) и АРМ отдельных участков учета для получения баланса и отчетности;

• развернутый аналитический учет по всем участкам учета;

• расширенный состав традиционного комплекса бухгалтерских задач.

К ППП комплексов задач по участкам учета относятся пакеты фирм БЭСТ, АККОРД-СОФТ, ИНФОСОФТ и др.

Корпоративные системы предназначены для автоматизации всех функций управления предприятием. Впервые класс таких программ был представлен в 1998 г. на VI Международном конкурсе про­граммного обеспечения в области бухгалтерского учета и финансов. Класс этих ППП относится к многопользовательским, функциони­рующим в распределенной сети. Они реализуют набор функций управления от планирования бизнеса до анализа результатов дея­тельности организации (предприятия) с последующей корректиров­кой плана. Корпоративные системы осуществляют комплексную ав­томатизацию управления с использованием интеллектуальных тех­нологий. Они характеризуются широким охватом задач управления, детальной разработкой моделей документооборота, наличием инст­рументальных средств, позволяющих пользователю самостоятельно развивать возможности системы и адаптировать ее к своим потреб­ностям, развитой технологией объединения данных территориально удаленных подразделений. Подсистема бухгалтерского учета являет­ся лишь частью системы. Корпоративные системы сложны, дороги, требуют индивидуальной настройки. К отечественным фирмам, вы­пускающим корпоративные системы, относятся: «Галактика», ИН­ФОСОФТ (программа «Флагман»), ЛОКИС (программа ЛОКОФ- ФИС), БЭСТ (БЭСТ-5), «Парус», «1С: Бухгалтерия» (версия 8), ОЛИМП. Наиболее известные в России программы зарубежных фирм — это R/3, Platinum, Scala, R/Stile, Akcanma.

7.4. Компьютерные информационные технологии в бухгалтерском учете

Технология электронной обработки учетных задач — совокуп­ность строго регламентированных человекомашинных операций, выполняемых в определенной последовательности — от момента создания первичного бухгалтерского документа и до составления сводной финансовой отчетности.

На современном этапе получила развитие компьютерная инфор­мационная технология, созданная на базе децентрализованной обра­ботки бухгалтерских задач. К ее особенностям относятся:

• применение персональных компьютеров; решение задач вы­полняется бухгалтером непосредственно на его рабочем месте;

• формирование локальных и многоуровневых вычислительных сетей, обеспечивающих интегрированную обработку экономи­ческих задач различных подразделений предприятия (органи­зации, фирмы);

• существенное увеличение состава бухгалтерских расчетов, вы­полняемых вычислительной техникой;

• создание единой распределенной базы данных предприятия (организации) для различных подразделений;

• возможность формирования ПК первичных бухгалтерских документов, что обеспечивает переход к безбумажной техно­логии и сокращает трудоемкость операций по сбору и регист­рации документов;

• интеграция решения комплексов бухгалтерских задач;

• возможность организации информационно-справочного обслу­живания бухгалтера.

Все операции технологического процесса выполняются на ПК последовательно, на одном рабочем месте, в соответствии с блоками меню программ.

Основой обработки учетных задач являются внемашинные и внут- римашинные информационные массивы.

Внемашинные информационные массивы связаны с процессами сбора и регистрации информации в первичных документах. При ис­пользовании ПК появляется возможность автоматизации процесса создания документов. Однако не исключена возможность поступле­ния на ПК и первичных документов, заполненных ручным способом.

Внутримашинное информационное обеспечение — это файлы переменной и условно-постоянной информации на машинных но­сителях и в памяти системы в виде баз данных. Файлы переменной информации формируются на основании данных первичных доку­ментов и используются при решении экономической задачи в опре­деленный период (например, массивы рабочих нарядов, приходных ордеров, расходных кассовых ордеров, накладных и др.).

Файлы условно-постоянной информации создаются однократно при внедрении проекта, используются многократно и систематиче­ски корректируются. К ним относятся массивы различных норма­тивов, справочные данные, инвентарные карточки учета основных средств, личные карточки работающих и др.

Возможный перечень решаемых бухгалтерских задач определя­ется меню программы, которое выводится на экран после включения компьютера. Меню представляет собой перечень блоков (модулей) программы, где каждый модуль выполняет определенные функции технологического процесса, начиная от ввода первичных докумен­тов и заканчивая составлением сводных отчетов.

В технологическом процессе обработки учетных задач, выполняе­мом на ПК, можно выделить подготовительный, начальный и основ­ной этапы.

Подготовительный этап связан с подготовкой программы и ин­формационной базы к работе. Бухгалтер заносит в машину спра­вочные данные предприятия, корректирует план бухгалтерских сче­тов и состав типовых проводок. Заполняются и корректируются различные справочники: подразделений, предприятия, материалов, контрагентов, сотрудников и т.д. При внедрении проекта один раз вручную в систему вводятся остатки по балансовым счетам; затем они вычисляются автоматически.

Начальный этап технологического процесса связан с операциями сбора, регистрацией первичных документов и вводом их в компьютер. Как уже отмечалось, возможно формирование документов вручную или автоматически. В результате в компьютере формируются различ­ные первичные документы. Ввод данных первичных документов в машину происходит периодически в течение отчетного периода.

Одновременно с записью документов в ПК выполняются сле­дующие функции:

• составление журнала введенных документов с присвоением уникальных номеров, даты выписки и других признаков;

• автоматический ввод в документ справочных и условно-по- стоянных признаков (поставщики, цена и др.);

• преобразование введенной цифровой информации в алфавит­ную (например, суммы, введенной в платежное поручение);

• автоматическое выполнение проводок в журнале хозяйствен­ных операций;

• удаление неверных документов;

• контроль и корректировка неверной информации;

• печать первичного документа;

• дублирование документов.

Начальный этап заканчивается размещением данных докумен­тов в базовые массивы.

Основной этап является завершающим этапом работы с програм­мой и связан с получением различных отчетных форм, таких как «Ведомость остатков товарно-материальных ценностей», «Оборот­ная ведомость», «Кассовая книга», «Баланс» и др. В ходе выполне­ния основного этапа компьютером обеспечивается получение из ба­зы данных различных комбинированных (рабочих) массивов, ис­пользуемых для составления отчетов. Каждый рабочий массив подлежит сортировке по какому-либо ключевому слову (например, номенклатурному номеру материала) и подсчету в нем итоговых данных. В результате формируется отчетная сводка, которая затем выдается «На печать».

Возможно также выполнение таких операций, как архивация данных на машинные носители, формирование информации ддя передачи на другие АРМы, а также интеграция решения задач, когда каждый участок бухгалтерского учета, реализуемый на отдельном АРМе, формирует информацию, которая впоследствии объединяется и используется головным модулем программы ддя получения свод­ной бухгалтерской отчетности.

Выводы

• Бухгалтерский учет имеет сложную информационную систему, состоящую из комплекса задач, имеющих сложные внутренние и внешние связи, реализуемые в машинных программах.

• Система показателей бухгалтерского учета является основой для анализа хозяйственной деятельности и принятия управленческих решений.

• Информационное обеспечение бухгалтерского учета включает определение состава учетных показателей, внедрение унифици­рованной системы документации, использование общероссий­ских, отраслевых и локальных классификаторов, а также органи­зацию базы данных в ПК.

• Функциональные пакеты можно классифицировать по разным признакам. В основу классификации взято разделение пакетов по сложности обработки, ориентированных на малые, средние и крупные предприятия. Особое место занимают сетевые версии программ.

• Технология автоматизированной обработки учетных задач ориен­тирована на участие бухгалтера в решении задач, организацию автоматизированных рабочих мест бухгалтера и вычислительных сетей, децентрализованную обработку.

• Технология обработки учетных задач имеет свои особенности на малых, средних и крупных предприятиях.

• Технология децентрализованной обработки учетных данных вклю­чает подготовительный, начальный и основной этапы.

Вопросы для самоконтроля

1. Приведите общую характеристику информационной системы бух­галтерского учета и отметьте ее роль в условиях рыночной эко­номики.

2. Какие организационные формы применения вычислительной тех­ники необходимы при компьютеризации учетных задач?

3. Дайте характеристику комплекса бухгалтерских задач; отметьте особенности их формирования в условиях комплексной обработки экономических задач предприятия.

4. Назовите информационные связи комплексов учетных задач.

5. Рассмотрите основные фазы обработки комплексов учетных задач.

6. Перечислите состав информационного обеспечения в бухгалтер­ском учете.

7. Дайте характеристику учетной документации.

8. Какие классификаторы используются в бухгалтерской работе?

9. Назовите этапы технологического процесса обработки учетных задач и раскройте их содержание.

10. Охарактеризуйте функциональные пакеты бухгалтерского учета, используемые на малых, средних и крупных предприятиях.

Тесты к гл. 7

1. Отметьте основные признаки, взятые в основу выделения ком­плексов учетных задач:

а) объем информации;

б) первичные и сводные документы;

в) взаимосвязанные алгоритмы расчетов;

г) состав функциональных подсистем ИС;

д) методические и нормативные документы.

2. К какому виду классификации ИС относится создание компью­терной системы бухгалтерского учета на предприятии (фирме, органи­зации)?

а) ИС управления технологическим процессом;

б) ИС организационного управления;

в) ИС научных исследований.

3. Отметьте главные черты информационной технологии обработки учетных задач:

а) децентрализованная обработка информации на рабочем месте бух­галтера;

б) безбумажная технология;

в) использование специальных вычислительных установок;

г) обработка отдельных учетных задач на компьютере;

д) комплексная обработка учетных задач.

4. Отметьте комплексы учетных задач:

а) учет основных средств и НМА;

б) расчет потребности в материальных ресурсах;

в) составление договора на поставку продукции;

г) финансово-расчетные операции;

д) планирование загрузки оборудования;

е) составление штатного расписания.

5. Отметьте назначение АРМ бухгалтера:

а) разработка систем классификации и кодирования;

б) составление программного обеспечения;

в) информационно-справочное обслуживание;

г) обработка учетных задач;

д) формирование первичной документации.

6. Дифференцируйте классификаторы на единые для всего пред­приятия и используемые только в бухгалтерском учете: коды синтети­ческих счетов БУ, материальных ценностей, основных средств, катего­рий налогоплательщиков, видов оплат и удержаний по заработной плате, поставщиков и покупателей, материально ответственных лиц, подраз­делений.

Единые для предприятия	Используемые только в бухгалтерском учете
I.	I.
2.	2.

7. Определите, к каким этапам технологического процесса обработ­ки учетных задач относятся следующие операции: ввод начальных ос­татков по счетам БУ, корректировка первичного документа, занесение в компьютер справочника сотрудников, печать оборотной ведомости по счетам, автоматическое формирование первичного документа, получе­ние кассовой книги.

Подготовительный
Начальный
Основной

8. Отметьте характерные черты пакета «Мини-бухгалтерия»:

а) использование на малых предприятиях;

б) развернутый аналитический учет по всем участкам учета;

в) единое программное ядро;

г) занесение бухгалтерских проводок в журнал проводок;

д) составление бухгалтерской отчетности.

9. Определите характерные черты пакета «Интегрированные бухгал­терские системы»:

а) несложный аналитический учет по участкам учета;

б) наличие отдельной программы на каждый участок учета;

в) возможность работы в вычислительной сети;

г) единое программное ядро;

д) составление сводной бухгалтерской отчетности.

10. Отметьте черты, присущие пакету «Комплексные бухгалтерские системы»:

а) наличие отдельной программы на каждый участок учета;

б) развернутый аналитический учет;

в) использование на малых предприятиях;

г) автоматизация всех функций управления предприятия;

д) комплексная автоматизация бухгалтерского учета.