Нумерация документов

Журналы

ВВЕДЕНИЕ

УРОК 2

"Звонят из фирмы "Квант". Их финансовый директор интересуется, оплатили ли мы его счет? Кто работает с этой фирмой?"

В бухгалтерии часто можно услышать подобные разговоры.

Через бухгалтерию проходит очень много документов. Чтобы ориентироваться во всей этой массе бумаг, надо работать по строго определенной системе. Все важные документы должны храниться таким образом, чтобы их легко можно было отыскать. Необходимо также записывать суммы, которые соответствуют этим документам. Эти суммы влияют на финансовую ситуацию, а одна из задач бухгалтерского учета — отслеживание этой ситуации.

Теперь познакомимся с определенным способом упорядочивания докумен­тов — с журналами. Существуют предприятия, которые не используют именно такой способ ведения журналов, во всяком случае, не пользуются представ­ленной нами полной формой. Знакомство с ней, однако, необходимо для по­нимания основ бухгалтерского учета.

ЧАСТЬ ПЕРВАЯ

В предыдущем уроке было отмечено, что финансово-хозяйственная операция всегда записывается на основании документов. Эти документы определенным образом нумеруются, регистрируются и хранятся.

• Кассовым документам и счетам-фактурам, выписываемым нашим клиен­там, присваиваются номера в момент их регистрации и книгах.

• Кассовые ордера получают номера начиная с 1 в начале учетного года (которым обычно является начало календарного года). Нумерация при­ходных и расходных кассовых ордеров ведется раздельно.

• Банковские документы (обычно) нумеруются в банке и в порядке этих номеров могут регистрироваться и храниться.

• Платежные поручения нумеруются владельцем банковского счета по порядку.

• Счета, высылаемые клиентам, обычно имеют сквозную нумерацию. Номера их напечатаны па бланках.

• Счета, получаемые от поставщиков, обычно имеют спои собственные номера, но их нельзя использовать для регистрации этих документов в нашей бухгалтерии, так как они для нас носят совершенно случайный характер. Эти номера можно упоминать в графе "описание хозяйственной операции". Покупатель присваивает номера счетам-фактурам, выставленным продавцом, в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходо­вания приобретаемых товаров (работ, услуг)

Регистрация документов (хронологическая запись)

Каждый тип документов регистрируется в определенных бухгалтерских регистрах.

• Все кассовые документы регистрируются в КАССОВОЙ КНИГЕ и записываются в Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.

• Все банковские документы регистрируются в БАНКОВСКОЙ КНИГЕ. Если есть счета в разных банках, то для каждого счета ведется отдельная Банковская книга.

• Все документы, проходящие через предприятие, в т.ч. кассовые и банковские документы, регистрируются в КНИГЕ УЧЕТА ХОЗЯЙ­СТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ.

• Покупатели ведут книгу покупок, предназначенную дли регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами.

• Продавцы ведут книгу продаж для регистрации счетов-фактур, выписы­ваемых покупателю.

Регистрация в журналах происходит согласно определенной процедуре:

1) все хозяйственные операции записываются под очередной датой и порядковым номером в соответствующем журнале;

2) каждое событие, относящееся к финансово-хозяйственной деятельности предприятия, описывается с помощью дополнительных данных, как это показано в примере.