Хранение документов. В предыдущем уроке было отмечено, что финансово-хозяйственная операция всегда записывается на основании документов

Нумерация документов

Журналы

В предыдущем уроке было отмечено, что финансово-хозяйственная операция всегда записывается на основании документов. Эти документы определенным образом нумеруются, регистрируются и хранятся.

• Кассовым документам и счетам-фактурам, выписываемым нашим клиен­там, присваиваются номера в момент их регистрации и книгах.

• Кассовые ордера получают номера начиная с 1 в начале учетного года (которым обычно является начало календарного года). Нумерация при­ходных и расходных кассовых ордеров ведется раздельно.

• Банковские документы (обычно) нумеруются в банке и в порядке этих номеров могут регистрироваться и храниться.

• Платежные поручения нумеруются владельцем банковского счета по порядку.

• Счета, высылаемые клиентам, обычно имеют сквозную нумерацию. Номера их напечатаны па бланках.

• Счета, получаемые от поставщиков, обычно имеют спои собственные номера, но их нельзя использовать для регистрации этих документов в нашей бухгалтерии, так как они для нас носят совершенно случайный характер. Эти номера можно упоминать в графе "описание хозяйственной операции". Покупатель присваивает номера счетам-фактурам, выставленным продавцом, в хронологическом порядке по мере оплаты и оприходо­вания приобретаемых товаров (работ, услуг)

Регистрация документов (хронологическая запись)

Каждый тип документов регистрируется в определенных бухгалтерских регистрах.

• Все кассовые документы регистрируются в КАССОВОЙ КНИГЕ и записываются в Журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов.

• Все банковские документы регистрируются в БАНКОВСКОЙ КНИГЕ. Если есть счета в разных банках, то для каждого счета ведется отдельная Банковская книга.

• Все документы, проходящие через предприятие, в т.ч. кассовые и банковские документы, регистрируются в КНИГЕ УЧЕТА ХОЗЯЙ­СТВЕННЫХ ОПЕРАЦИЙ.

• Покупатели ведут книгу покупок, предназначенную дли регистрации счетов-фактур, выставленных продавцами.

• Продавцы ведут книгу продаж для регистрации счетов-фактур, выписы­ваемых покупателю.

Регистрация в журналах происходит согласно определенной процедуре:

1) все хозяйственные операции записываются под очередной датой и порядковым номером в соответствующем журнале;

2) каждое событие, относящееся к финансово-хозяйственной деятельности предприятия, описывается с помощью дополнительных данных, как это показано в примере.

При использовании журнальной формы к каждому журналу прилагается папка, в которую складывают документы согласно порядку номеров из журнала. Каждый документ при этом легко найти, если мы знаем, в каком журнале и под каким номером он зарегистрирован.

Документы могут также храниться в скоросшивателях, раздельно по видам.

КАССОВАЯ КНИГА

Дата	№	Описание	Дебет	Кредит

ПОЯСНЕНИЯ

Дата: дата регистрации кассового ордера, квитанции и т.п.

№: порядковый номер регистрации документа, который мы пишем на каждом кассовом документе.

Описание: краткая, но выразительная и понятная информация о харак­тере прихода или расхода.

Дебет: в этой колонке вписываем ПРИХОД в кассу,

Кредит: в этой колонке записываем РАСХОД из кассы.

Определения дебет и кредит будут - регулярно встречаться в данном курсе.

Дебет означает, что мы имеем дело с ПРИХОДОМ в кассу. Кредит означает, что речь идет о РАСХОДЕ из кассы.

На языке бухгалтерии ДЕБЕТ не означает ничего иного, как левую колонку, а КРЕДИТ — правую колонку.

Дебетовать дословно означает "записывать в дебетовую сторону, обременять", кредитовать - "записывать в кредитовую сторону, признавать".

ПРИМЕР

Представим себе, что в магазине в первую неделю января были совершены сле­дующие хозяйственные операции и отражены в соответствующих документах:

2 января — оплата из кассы за аренду помещения магазина — 759,00 руб.

(расходный кассовый ордер №1, РКО №1)

2 января — дневная выручка согласно кассовому реестру — 1234,55 руб.

(приходный кассовый ордер №1, ПКО №1)

3 января — закупка за наличные канцелярских товаров — 76,55 руб. (РКО №2)

3 января — дневная выручка согласно кассовому реестру — 876,50 руб. (ПКО №2)

4 января — дневная выручка согласно кассовому реестру — 765,40 руб. (ПКО №3)

5 января — оплачена из кассы выполненная работа (мытье окон) — 65,40 руб. (РКО №3)

5 января — дневная выручка согласно кассовому реестру — 923,20 руб. (ПКО №4)

5 января владелец магазина вписывает все собранные документы в журнал, на этот раз исключительно в Кассовую книгу. Документы уже пронумерованы. Вот как будет выглядеть страница Кассовой книги, в которой зарегистрированы перечисленные бухгалтерские документы:

КАССОВАЯ КНИГА

Дата	№	Описание	Дебет	Кредит
2.01	РКО 1	аренда, январь		759,00
2.01	ПКО 1	дневная выручка	1 234,55
3.01	РКО 2	покупка канцтоваров		76,55
3.01	ПКО 2	дневная выручка	876,50
4.01	ПКО 3	дневная выручка	765,40
5.01	РКО 3	мытье окон		65,40
5.01	ПКО 4	дневная выручка	923,20
	оборот	3 799,65	900,95

ПОЯСНЕНИЯ

РКО №1 относился к расходам, поэтому он является кредитовым (регистрируется в правой колонке!).

ПКО №1 является суммой всей дневной выручки от продаж 2 января. Регистрируем его в левой колонке, то есть дебетуем. Вес оставшиеся элементы, такие как дата и краткое описание, находят свое отражение в Кассовой книге. Одного взгляда достаточно, чтобы оценить, что за эту неделю поступило в кассу, а что из нее израсходовано.

На практике в графе "№" указывается только номер расходного или приходного ордера; Кассовая книга закрывается (определяется сальдо) ежедневно.

Итог записей по дебету или кредиту без учета начального остатка (сальдо начальное) — оборот за период.

Структура и записи в Банковской книге подобны тем, которые делаются в Кассовой книге.

Для каждого банковского счета открывается отдельная Банковская книга, где отражается регистрация банковских операций, как по дебету, так и по кредиту.