Оформление и отражение результатов инвентаризации в бухгалтерском учете

Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Формы описей, актов инвентаризации утверждены постановлением Госкомстата России № 88 от 18.08.1998 г. При инвентаризации имущества или обязательств, для которых не предусмотрено специальных форм, предприятие разрабатывает собственные акты и описи.

Инвентаризацию проводит постоянно действующая комиссия, созданная по приказу руководителя.

При большом объеме работ для одновременного проведения инвентаризации во всех подразделениях организации и по всем объектам учета создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.

В состав комиссии включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники). Помимо этого в состав комиссии могут входить представители службы внутреннего аудита, независимых аудиторских организаций.

Инвентаризация проводится по местонахождению ценностей и по материально ответственным лицам, на хранении у которых эти ценности находятся и с которыми заключены договоры о материальной ответственности.

До начала проверки инвентаризационная комиссии должна получить все имеющиеся на этот момент приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств. Председатель комиссии визирует все документы, приложенные к реестрам (отчетам), с указанием «до инвентаризации на «…» (дата)», что служит бухгалтерии основанием для определения остатков имущества к началу инвентаризации по учетным данным.

Инвентаризационная комиссия берет расписку у материально ответственного лица о том, что к началу инвентаризации все поступившие и выбывшие материальные ценности учтены, и первичные документы по ним сданы в бухгалтерию или переданы комиссии. Комиссия в присутствии материально ответственного лица проверяет наличие ценностей путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

По материалам и товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей может определяться на основании документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Определение веса (или объема) навалочных материалов допускается производить на основании обмеров и технических расчетов.

Наименование инвентаризуемых ценностей и объектов, их количество указывают в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей и общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последней странице незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, проводивших проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи.

Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:

- излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации

- недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм – на счет виновных лиц. Если виновное лицо не установлено или суд отказал во взыскании убытков с него, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации.

Убыль ценностей в пределах установленных норм определяется после зачета недостач ценностей излишками по пересортице. Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен только в виде исключения за один и тот же проверяемый период, у одного и того же материально ответственного лица, в отношении материально производственных запасов одного и того же наименования и в тождественных количествах. Нормы убыли могут применяться в случае выявления фактических недостач. При отсутствии норм недостача имущества рассматривается как недостача сверх норм и списывается за счет виновных лиц.

В документах, представленных для оформления списания недостач ценностей и порчи сверх норм естественной убыли, должны быть решения следственных и судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо заключение о факте порчи ценностей, полученное от отдела технического контроля или соответствующих специальных организаций (инспекция по качеству).

Данные результатов проведенных в отчетном году инвентаризаций обобщаются в ведомости учета результатов, выявленных инвентаризаций (ф. № ИНВ-26). Ведомость подписывают руководитель предприятия, главный бухгалтер, председатель инвентаризационной комиссии и ставится печать.