Етикет ділового письма

Значна частина ділових контактов у всьому світі здійснюється за допомогою переписки. Тому дуже вежливо вміти писати ділові папери, які дають виразне уявлення про вас особисто і вашу організацію.

Власне, всі ділові листи оформлюються за єдиним міжнародним стандартом. Згідно з ним, лист пишеться не від конкретної особи, а від колективу – юридичної особи. Така форма викладу визначається тим, що в службових листах виражаються колективні інтереси і підписуються вони офіційною особою – директором установи, закладу.

Загальні правила ведения ділової переписки наступні:

В процесі переписки використовуються фірменні бланки, надруковані друкарським способом. Приватно ділові листи друкуються на звичайному папері.

Папір для листа має бути чистим, акуратно обрізаним.

Службові листи мають бути присвячені лише одному питанню, при цьому інформація повинна бути вичерпною, а лист по можливості коротким.

В службових листах не повинно бути складних речень, не рекомендується використовувати складні способи мотивації.

Обсяг службового листа не повинен перевищувати півтори сторонки машинописного тексту. У випадках, що вимагають викладу більш широких відомостей, довідок, висновків тощо, діловим листом буде лист, що супроводжує ці документи (вони будуть додані до листа). Обсяг додатків до листа і їх кількіть є необмеженими.

На отримані листи відповідати необхідно негайно, впродовж 10 днів. Якщо ви не маєте змоги дати детальну відповідь впродовж такого терміну, ви повинні повідомити про одержаного листа і пояснити, чому ви затримуєтеся з відповіддю.

Всі участники ділової переписки повинні бути поінформовані про те, що дроблено в результаті отримання листа.

Необхідно письмово подякувати тому, хто дав вам рекомендованого листа. У цьому листі вам необхідно повідомити йому про те, як гарно вас прийняли, чи повідомити про результати ділового знайомства.

Необхідно письмово подякувати за письмові привітання і добрі побажання. Листи вдячності за подарунки, виявлені послуги і за все, що має відношення до вашої справи, можуть бути надруковані на бланку організації. Вам потрібно писати на звичайному папері лише тоді, коли ви не виступаєте від імені фірми, організації.

Підписувати і відправляти необхідно лише ті листи, які гарно віддруковані, красиво й естетично розміщені на папері, бездоганно акуратні і зовнішньо мають приємний вигляд, тобто листи, які відразу ж виявляють приємне враження. Лист, написаний вами, усвідомлюєте ви це чи ні, – як зеркало, що відображає вашу зовнішність, смак і характер.

Ось кілька порад, необхідних для того, щоб діловий лист був привабливим і правильно оформленим.

Для ділової переписки користуйтеся папером високої якості. Конверт за якістю має відповідати якості і щільності паперу. Все, що надруковано на конверті, повинно відповідати надрукованому на папері.

Ваші канцелярські речі повинні бути якісними. Ніколи не користуйтеся нестандартними конвертами. Всі ділові папери необхідно друкувати на комп’ютері не менше як у двох екземплярах. Копія повинна зберігатися в папці для кореспонденції.

Текст листа має бути красиво і правильно розміщений на папері. Незалежно від того, короткий це лист чи довгий, текст повинен бути надрукований рівно й симетрично.

Широкі поля роблять лист легким для читання і більш привабливим. Ніколи не додруковуйте ділового листа на зворотній стороні аркуша.

Постарайтесь, щоб речення і абзаци у вашому листі були якомога короткими. Кожну нову думку чи ідею розпочинайте з нового рядка і выражайте цю думку якомога простіше й лаконічніше. Ваш лист не повинен містити помилок у написанні, виправлень, неправильно чи нескладно побудованих фраз. Граматичні помилки, незадовільна орфографія, відсутність розділових знаков чи неправильне їх використання можуть звести нанівець усі ваші зусилля.

Якщо це не перший лист до вашего партнера, його варто розпочинати з ввічливого посилання на останній отриманий від нього лист. Це є не стільки данина поваги, скільки повідомлення про те, що листа отримано і подальший діалог будується на його основі.

Закінчується лист словами вдячності за співробітництво і висловленням сподівань на його продовження. І обов’язково “З повагою”.