Лекция 2. Практика показывает, что самые совершенные формы планирования не могут быть эффективно задействованы без разработки и внедрения современных форм контроля

4.

3.

2.

1.

СОДЕРЖАНИЕ ЛЕКЦИИ

Практика показывает, что самые совершенные формы планирования не могут быть эффективно задействованы без разработки и внедрения современных форм контроля.

Термин «контроль», как термин «власть», вызывает, прежде всего, негативные эмоции у исполнителей. Для них контроль связан с определенными ограничениями, отсутствием самостоятельности и проявления инициатив в принятии решений, принудительным выполнением определенных действий, применением штрафных санкций за нарушение установленных правил и процедур.

Контроль – это одна из функций менеджмента, это управленческая деятельность, задачей которой является количественная и качественная оценка и учет результатов работы организации.

Контроль – это процесс обеспечения достижения целей организации с помощью оценки и ан4ализа результатов деятельности, оперативного вмешательства в производственный процесс и принятие корректирующих действий.

Контроль является итоговым этапом управленческой деятельности, который позволяет сопоставить достигнутые результаты с запланированными.

В функция контроля входят:

- сбор, обработка и анализ информации о фактических результатах хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы,

- сравнение их с плановыми показателями

- выявление отклонений и анализ причин этих отклонений

- разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.

Задачи контроля разделяются на общие и конкретные. Конкретные задания распространяются только на какую-то определенную сторону деятельности объекта (финансы, соблюдение трудового законодательства, достоверность отчетных данных), а общие – всесторонняя деятельность объектов, которые контролируются.

Объект контроля – это то, что проверяется или кто проверяется. Внутри предприятия объектом контроля являются все, без исключения, производственные процессы. Контролируются технологические процессы, качество продукции, затраты сырья и материалов, инструменты, использование основных производственных фондов, данные по продуктивности труда и заработной плате, поставках материалов и оборудования, реализацию продукции.

Субъектом контроля может быть группа людей или организация, которая наделена соответствующими полномочиями.

По характеру отношений субъекта и объекта контроля, т.е. между теми, кто контролирует и кого контролируют, разделяют контроль внутренний и внешний.

При внутреннем контроле – субъект и объект контроля функционируют в пределах одной системы: высшее руководство компании и менеджеры всех уровней управления.

Внутренние пользователи отчетной информации преследуют такие цели, как:

- определение потребности в финансовых ресурсах

- оценка правильности принятых ранее инвестиционных решений и эффективность структуры капитала

- внесение корректировок в плановые показатели

- разработка и реализация политики дивидендов

- проведение структурной реорганизации фирмы.

При внешнем – субъект обособлен, действует автономно, независимо от объекта. К внешним субъектам контроля относят акционеров, владельцы и кредиторы (обеспечивающие финансирование фирмы), налоговые органы, законодательные органы и правительственные организации, аудиторские фирмы, консультанты по финансовым вопросам, фондовые биржи, информационные агентства, союзы предпринимателей, юристы и др.

Внешние пользователи отчетной информации преследуют следующие цели:

1. Акционеры должны знать, получат ли они дивиденды и когда им следует покупать, держать или продавать акции

2. Кредиторы хотят знать, будут ли выплачены проценты по займам, определить целесообразность предоставления или продления срока кредита, определить условия кредитования и предоставления гарантий по кредитам.

3. Инвесторы заинтересованы в определении структуры капитала фирмы и в оценке эффективности использования ее ресурсов

4. Налоговые органы проверяют правильность составления финансовой отчетности для проведения расчетов по уплате налогов.

5. Законодательные органы заинтересованы в изучении финансовой отчетности фирм для определения направлений налоговой политики и принятия законов, регулирующих предпринимательскую деятельность

6. Аудиторские фирмы проверяют правильность составления финансовой отчетности и ее соответствие существующим стандартам учета и отчетности, защищая интересы всех внешних пользователей

7. Консультанты по финансовым вопросам изучают финансовую отчетность фирм с целью предоставления своим клиентам рекомендаций относительно приобретения акций или инвестирования капитала в конкретную фирму

8. Фондовые биржи анализируют финансовую отчетность фирмы при ее регистрации на бирже

9. Информационные агентства – для подготовки публикаций по отдельным фирмам или отраслям хозяйства, составления списков крупнейших фирм и их ранжирования.

10. Юристы анализируют финансовую отчетность для определения возможностей фирмы нести ответственность по своим обязательствам.

Важная функция управленческого контроля – разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности фирмы в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому функция контроля основана в первую очередь на организации системы учета и отчетности, включающей финансовые и производные показатели деятельности и проведение их анализа.

Поэтому фирмы используют две формы контроля – финансовый контроль и административный.

Финансовый контроль

Финансовый контроль осуществляют специальные подразделения, такие, как планово-финансовое управление, бухгалтерия, отдельные экономисты и бухгалтеры в подразделениях. Осуществляется путем получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по важнейшим экономическим показателям деятельности по стандартным формам. Основными являются такие показатели как уровень прибыли, затраты производства, эффективность капиталовложений, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние (платежеспособность, ликвидность) и др.

Финансовый контроль осуществляется на основе финансовой отчетности фирм.

Административный контроль – это контроль за соответствием хозяйственных результатов запланированным показателям в бюджете. Такой контроль еще называют оперативным. Основная его задача следить за обеспечением выполнения намеченной текущим планированием производственной программы. В рамках этого контроля сравнивается объем фактических и плановых продаж, анализируется изменение доли фирмы на рынке, состояние заказов. Также оценивает деятельность сотрудников предприятия (контроль исполнения). Осуществляется на основе оперативного учета.

Информационное обеспечение системы контроля.

Источником информации для контроля и анализа финансово-хозяйственной деятельности фирмы является управленческий учет.

Управленческий учет как система внутрифирменного управления включает четыре вида учета и отчетности:

- бухгалтерский

- оперативный

- финансовый

- статистический

Бухгалтерский учет представляет собой информационную систему о результатах текущей хозяйственной деятельности фирмы.

Система бухгалтерского учета выполняет следующие функции:

1. Ведение бухгалтерского учета всех хозяйственных операций: денежных средств и расчетов с контрагентами, производственных запасов, основных средств и нематериальных активов, капитальных и финансовых вложений, готовой продукции и ее реализации, фондов, резервов и займов.

2. Ведение учета и анализа финансовых результатов и использования прибыли

3. Предоставление данных финансового учета и отчетности

4. Сбор статистических данных и ведение статистического учета.

Оперативный учет – обслуживает текущее повседневное управление фирмой. В его основе – бухгалтерский учет. Информация оперативного учета всегда направлена на управление определенными видами хоз. деятельности или отдельными операциями. О.У. выполняет функцию текущего регулирования и контроля за научно-технической и производственно-сбытовой деятельностью фирмы. Основные показатели оперативного учета – доходы и затраты, включая себес4оимость всех видов выпускаемой продукции.

Финансовый учет – представляет собой систему сбора, обобщения и хранения информации об использовании всех денежных средств и ресурсов финансово-хозяйственной деятельности. В него входят учет расчетов с поставщиками, покупателями и др. организациями, а также учет всех финансовых операций (акций и дивидендов, облигаций и векселей, кредитов и процентов, инвестиций). На основе данных финансового учета выявляется финансовый результат (прибыль фирмы или убыток) и составляется финансовая отчетность, которая на сегодняшний день включает:

- баланс

- отчет о финансовых результатах

- отчет о движении денежных средств

- отчет о собственном капитале.

Основная цель финансовой отчетности – предоставление заинтересованным пользователям информации о финансовых возможностях фирмы, прибыльности (убыточности) хоз деятельности, перспективах развития фирмы.

Статистический учет – обязателен для каждой фирмы, однако статистическая информация в отличие от финансовой может быть не сплошной, а выборочной. Статистический учет представляет данные не только за отчетный год, но и за определенный период (5-10 лет) в виде таблиц, графиков, позволяющих проводить сравнительный экономический анализ деятельности фирмы.

В зависимости от временного интервала, используемого для проведения контроля, выделяют предварительный, текущий и заключительный контроль.

С помощью предварительного контроля определяются необходимость и возможность достижения поставленной цели, путем выполнения запланированных операций, а также количественные, качественные и структурные характеристики оптимального варианта операций, которые планируются, путем их моделирования во времени и пространстве.

Во время предварительного контроля проверяется правильность поставленных целей, достоверность и точность прогнозов, возможность обеспечения запланированной операции ресурсами, а также целесообразность осуществления самой операции. Менеджеры определяют ресурсы или моменты в организационном процессе, которые определяют успех всего процесса. Затем они сосредоточивают деятельность по контролю на выборе лучших ресурсов, тем самым избегая проблемы до того, как она возникнет, и наблюдении за изменениями.

На стратегическом уровне предварительный контроля вводится для того, чтобы нацелить менеджеров на ключевые изменения в окружении, которые могут повлиять на осуществление долгосрочных организационных целей.

Примерами предварительного контроля могут быть: расчет потенциальной потребности в новой продукции (работах, услугах), возможности обеспечения производства капиталовложениями, сырьем ил другими ресурсами.

Текущий контроль – это такой подход к контролю, который основан на его применении в процессе выполнения работы. Текущий контроль на операционном уровне стремится обеспечить выполнение всех работ и развитие события в соответствии с планом.

Менеджеры, выполняющие текущий контроль на стратегическом уровне, обычно сосредоточивают внимание на квартальных результатах и на ключевых моментах для того, чтобы наблюдать организационный процесс и вносить необходимые коррективы.

Текущий контроль складывается из двух типов контроля:

- направляющий

- фильтрующий

Направляющий контроль применяется от начала практического осуществления хозяйственной операции и до момента достижения необходимого результата. Во время такого контроля происходит измерение, сравнение и оценка состояния и поведения контролируемого объекта, а также разрабатываются и применяются корректирующие действия, которые позволяют в определенный срок и качественно достигнуть намеченных результатов. При осуществлении направляющего контроля проверяется правильность применения таких видов управленческой деятельности, как организация и мотивация. Определяющая черта такого контроля – непрерывное наблюдение за состоянием и поведением контролируемого объекта.

Фильтрующий контроль также применяется при проверке осуществления хозяйственной операции. Если ход операции не отвечает установленным нормам, то выполнение операции останавливается до того момента, пока она не будет отвечать требованиям.

С помощью фильтрующего контроля отделяют качественную продукцию от бракованной. Если изделие не отвечает установленным требованиям, то его отправляют на исправление. Если изделие отвечает всем техническим характеристикам, то оно поступает на дальнейшую стадию. Фильтрующий контроль применяется лишь несколько раз на протяжении выполнения хозяйственной операции, а не непрерывно, в отличие от направляющего. В качестве примера можно привести процедуру визирования приказа в учреждении. Содержание и форма приказа корректируется до тех пор, пока не будет удовлетворять требования всех работников, которые имеют отношение к его разработке и выполнению.

Заключительный контроль (обратный) – это такой подход к контролю, который сосредоточен на результатах деятельности организации после завершения производственного процесса.

Обратный контроль на операционном уровне играет три основные роли.

1. Он обеспечивает операционных менеджеров информацией, необходимой, чтобы оценить эффективность организационной деятельности, за которую они ответственны.

2. Часто используется как база для оценки и вознаграждения служащих.

3. Состоит в том, чтобы настроить менеджеров, ответственных за обеспечение или проведение производственного процесса на то, чтобы они наладили свою деятельность должным образом.

Обратный контроль на стратегическом уровне обеспечивает высшее руководство информацией, которую можно использовать для корректировки или изменения будущих планов фирмы. Результаты деятельности всей организации помогают высшему руководству оценить успешность текущих планов. Обеспечивает информацией о соответствии этих планов или о необходимости отрегулировать или изменить будущие действия всей организации.

Т0 – Т4 – предварительный контроль (до начала хозяйственной операции)

Т1 – Т4 – направляющий контроль (во время выполнения операции, непрерывный)

Т2 – Т3 – фильтрующий контроль (на определенном этапе выполнения операции)

Т4 – Т5 – заключительный контроль после завершения операции)