Библиографическое описание

На этом этапе происходит запись информации, которая описывает документ как физический носитель информации. Этот этап также может называться регистрацией идентификаторов документа. Основными идентификаторами являются название, имя автора, издание, тираж, издательство и год публикации документа.

Библиографическое описание составляют, как правило, на языке текста издания. Издания на других языках допускается описывать на русском языке. В этих случаях язык текста оговаривают в примечании.

Схема описания книг:

Заголовок описания (Ф. И. О. автора). Основное заглавие [Общее обозначение материала]: сведения, относящиеся к заглавию (сб. ст., учебник, учеб.пособие, справочник и др.) / сведения об ответственности (авторы, составители, редакторы и др.). – Сведения об издании (2-е изд., перераб. и доп.). – Место издания (город): Издательство, год издания. – Объем (количество страниц). – (Серия; номер выпуска серии).

Заголовок описания – Фамилия и инициалы автора. В заголовке приводят имя одного (первого) лица, независимо от того, сколько лиц, участвовавших в создании документа, указано в источнике информации. Как правило, фамилию отделяют от инициалов запятой. Например: Пушкин, А. С.

Описание содержания

Процесс описания того, что содержится в документе, называется описанием содержания. Существуют две основные формы описания содержания – индексирование и резюмирование (составление кратких обзоров). По этим индексам и обзорам пользователь определяет, содержит ли тот или иной документ ту информацию, которая ему нужна.

Индексированием называется процесс выбора терминов, наиболее точно отражающих содержимое документа. Термины, которые используются для этих целей, называются терминами индекса, но также они могут называться дескрипторами или предметными рубриками. Поэтому каталог, составленный из карточек, у которых в качестве основания доступа – термины индекса, называется предметным каталогом.

Обычно для описания одного документа используется не один термин индекса. А раз так, то возрастает количество оснований поиска, и следовательно для карточного каталога необходимо составлять несколько карточек. В случае со стандартным форматом, обычным решением этой проблемы является создание специального поля индекса, которое позволяет вводить составные термины.

Целью индексирования состоит в том, чтобы привести пользователя к информации, которую он искал. Список, который используется для описания содержания документа, должен быть тем же списком, по которому будут искать документы по запросу пользователя.

Индексирование основывается на контролируемом словаре, представленном в виде списка терминов или тезауруса (о контролируемом словаре см. в гл. 10). Тезаурус – это сложный список, состоящий из регулируемого набора терминов, связанных иерархической и/или другой связью между собой. (рис.)

Весь процесс индексирования состоит из различных стадий. Основная стадия это расширение списка терминов индекса или тезауруса, включая описание различных типов взаимосвязи между терминами.

Резюме – это краткий обзор текста (например, книги или статьи). Обычно оно довольно короткое (меньше 1000 слов). В документационном центре несколько резюме могут быть собраны в одной книге. Еще один часто используемый способ хранения резюме – это описание книги по стандартному формату, в котором есть поле для введения резюме.

Для пользователей документационных центров резюме полезны по двум причинам:

а) резюме значительно уменьшает количество первичной информации.

б) в резюме акцент ставится на определенные аспекты.