Каталогизация

Каталог – это упорядоченный набор ссылок об отдельных единицах хранения в коллекции. Другими словами, каталог – это список. Но при этом, больше, чем просто список, каждый пункт в этом списке является отдельной записью, содержащей различные части информации, такие как название, имя автора и описание содержания. Каталог может быть представлен в виде списка или набора небольших вторичных документов (например, учетных карточек) расположенных в определенном порядке. Карточный каталог – это такой список, в котором каждая отдельная запись или ссылка записана на отдельной карточке.

Библиотеки на карточках (на лицевой и обратной стороне) делают свои служебные пометки, к которым относятся:

1. шифр в верхнем левом углу - состоит из индекса классификации и авторского знака;

2. полный индекс, присвоенный данному изданию (располагается в правом нижнем углу каталожной карточки);

3. сведения о количестве экземпляров данного издания, поступивших в библиотеку;

4. инвентарные номера, присвоенных отдельным экземплярам данного издания о распределении книг по отделам библиотеки (на оборотной стороне карточки справа);

5. сведения о вспомогательных описаниях (описание на соавторов, редакторов, составителей, заглавие, серии и др.) на обороте карточки.

Каталоги бывают алфавитные, систематические, предметные и другие.

УДК – универсальная десятичная классификация. Это система классификации информации, которая широко используется во всем мире (английское название – UDC, UniversalDecimalClassification). Она служит для систематизации произведений литературы, науки и искусства, периодической печати, документов. Также может использоваться для организации картотек и поиска информации. С помощью УДК организовываются фонды документов по всем отраслям знаний в библиотеках, издательствах и информационных центрах. Наличие кода УДК - обязательное требование для всех научных работ.
ББК – библиотечно-библиографическая классификация. ББК предназначена для организации библиотечных фондов, систематических каталогов и картотек. В ББК используется логическая буквенно-цифровая индексация на основе кириллицы и арабских цифр. Таким образом, это сочетание цифр и букв, обозначающих, к какому разделу можно отнести то или иное издание. С помощью ББК работники библиотек могут определить, к какому разделу относится книга, не читая ее.

Хорошо организованный документационный центр должен хранить записи, описывающие все материалы в его коллекции. Под каталогизацией понимается создание короткой записи о документе с последующим включением записи в список, используемый при поиске. Короткие записи содержат необходимую информацию, помогающую пользователям отыскивать основные документы.

Раньше, наиболее распространенный метод каталогизации состоял в создании карточек каталога. Информация о каждом документе копировалась на несколько карточек, одна карточка – для каждого основания поиска. Основание поиска – это заголовок наверху каждой карточки, который может быть именем автора, названием или любым термином из использованных для описания темы документа. Все карточки с одним основанием поиска, например все содержащие имя автора, группируются вместе и затем выстраиваются в алфавитном порядке. Таким образом, пользователь может искать карточку по автору, названию или теме.

Другим общепринятым методом является представление каталога в виде печатного тома с разделами, в которых записи перечисляются по названию, по авторам и по темам. Этот метод имеет серьезные ограничения, поскольку добавление каждого нового материала в библиотеку влечет за собой отпечатку нового каталога.

Более эффективным методом каталогизации, практикуемым в настоящее время, является использование стандартных библиографических форматов с помощью компьютера, когда для каждой единицы хранения (например, книги, главы в книге или статьи) создается всего одна запись, а соответствующие компьютерные программы предоставляют возможность поиска.

Каждая запись каталога, в виде ли карточки каталога, элемента ли в списке или записи в стандартном библиографическом формате, обязательно должна включать несколько типов информации. Это библиографическое описание, информация о содержании и указатель на соответствующее местонахождение документа.