2014-02-04
1028
Хранение документов
Документ, в какой бы форме он ни был – в бумажном, в виде магнитофонной записи или информации на компьютерном диске – должен храниться в соответствии с определенной системой для того, чтобы при необходимости его можно было отыскать в собрании с минимальными затратами. Полная система хранения содержит следующие компоненты:
устройства, помогающие при поиске документов
физические носители документов
порядок, в соответствии с которым систематизируют документы
Устройства, помогающие при поиске документов, носят тот вид, в котором осуществляется каталогизация. Поисковым устройством может быть карточка каталога, перечень записей каталога или компьютерная база данных.
В качестве физического носителя документов наиболее часто для хранения используются папки. Папки могут использоваться для хранения отдельных документов или набора связанных документов, скрепленных или сшитых вместе. Папки могут помещаться в картотечные блоки или в специальные вертикальные коробки, ставящиеся на полки. Книги чаще всего также хранятся на полках.
|
|
|
Физические носители документов выполняют еще одну функцию: документы внутри них располагаются в соответствии с определенным порядком. Документы могут быть выстроены просто в алфавитном порядке по авторам или источнику (частный документ или документ организации), могут быть выстроены в хронологическом порядке по дате их создания или поступления в коллекцию или в соответствии с типом, размером и форматом документа, система выстраивания также может быть основана на географических данных. Кроме этого документы могут группироваться по темам.
Для того чтобы хранить документы в нужном порядке и облегчить их поиск, часто требуется установить условные обозначения, которые будут указывать на местоположение документов. Термин нумерация записей также часто используется для описания этого процесса, так как числа обычно, но не всегда, используются в качестве условных обозначений.
Аналогичным образом, для обозначения указателя расположения документа используются множество терминов, среди них:
символ документа
номер записи
идентификатор записи
подпись каталога
классификационный код
шифр документа
Обычно, документам, которые хранятся вместе, например в одной папке, на одной полке или в одной коробке, присваиваются последовательные номера или обозначения, например:
числовые: 1,2,3…
буквенные: от А до Я
буквенно-числовые: А1, А2, А3…, Б1, Б2, Б3…
численно-буквенные: 1а, 1б, 1в…, 2а, 2б, 2в…
В указатель может быть включен год или месяц создания или поступления в коллекцию, название источника, географические термины или шифр документа, например:
|
|
|
1999-001, 1999-002… 2000-001, 2000-002...
AI-001, AI-002... HRW-001, HRW-002...
АФР-001, АФР-002… АЗИЯ-001, АЗИЯ-002..., ЕВР-001…
В то же время документу может быть присвоен указатель в зависимости от класса, к которому принадлежит этот документ. Тема классификации обсуждается в следующей главе.
Существует определенная последовательность действий, которые следует выполнять при указании местоположения документа. В первую очередь документалист должен определить, какой указатель будет присвоен документу. Например, если документы выстроены в последовательном порядке, документалист должен выяснить какой указатель использовался последним, или если используется схема классификации, выбрать соответствующий класс. Следующий шаг – пометить документ присвоенным ему указателем. Если это книга, указатель обычно наносится на корешок. На папках обычно имеются ярлыки (наклейки), куда могут быть внесены примечания, а на листах бумаги указатели могут быть в виде печати. После нанесения указателей документы помещаются на место их будущего хранения.
В завершение процесса каталогизации, назначенные указатели вносятся в карточки каталога, список или базу данных, используемые для поиска документов.
Кроме того, указатели обычно наносятся на хранилища документов (папки, шкафы с выдвижными ящиками, коробки или полки). Эти указатели обычно состоят из первых символов указателей документов, находящихся внутри.
