Организация рабочего дня

Основные правила планирования времени

60% — запланированная активность;

20% — непредвиденная активность (резервы времени и непланируемые действия);

20% — спонтанная активность (управленческая деятель­ность, творчество).

Важно помнить, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени (затраты) достигается 80% результатов (выпуск).

Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

Организация вашего рабочего дня должна соответство­вать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот».

20 организационных принципов во временном аспекте можно разделить на 3 группы:

Начало дня Основная часть дня Конец дня

(1)-(8) (9)-(20) (21)-(25)

Правила начала дня:

1. Начинать день с позитивным настроением.

Каждое утро задавайте себе три вопроса:

Что я должен сделать, чтобы получить от этого дня как можно больше радости?

Как этот день может приблизить меня к моим целям?

Что я могу сегодня сделать в качестве компенсации сидячей работы для своего здоровья (например, провести тренировку, расслабиться и т. п.)?

2. Хорошо позавтракайте и без спешки — на работу.

3. Начинайте работу по возможности в одно и то же время.

4. Перепроверка планов дня.

5. Вначале — ключевые задачи.

6. Приступать без «раскачки».

7. Согласовать план дня с секретарем.

8. Утром заниматься сложными и важными делами.

Правила, касающиеся хода дня:

9. Хорошая подготовка к работе.

10. Влиять на фиксацию сроков.

Установленные ранее сроки очень часто принимают безоговорочно. Старайтесь, обговаривая сроки, которые плохо укладываются в ваши планы, приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать» альтернативные ва­рианты. Это часто получается легче, чем вы думаете.

11. Избегайте действий, вызывающих обратную реак­цию.

Активные и коммуникабельные руководители склоня­ются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми де­лами, проблемами и идеями, и вызывают тем самым соот­ветствующую реакцию на свои действия и вместе с этим негативные последствия для временного распорядка.

12. Отклонять дополнительно возникающие неотлож­ные проблемы.

На каждом предприятии и в каждом подразделении возникают какие-либо неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. «Когда решается крупная про­блема, кажется, что мелкие дела усиленно выдвигаются на первый план» (Ф. Купер). Помните всегда о том, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства при­водит к забвению на более или менее длительное время запланированных важных задач и к дополнительным за­тратам времени и средств.

13. Избегать незапланированных импульсивных действий.

14. Выкраивайте спокойный час.

Для выполнения важных дел требуется спокойная об­становка — это азбучная истина, но как воплотить ее в жизнь?

Хорошо себя зарекомендовало ежедневное резервиро­вание одного спокойного или закрытого часа, в течение которого вам никто не может помешать. Таким образом, вы назначаете время, возможно, самое важное для вас: