Документооборот и порядок выполнения управленческих работ

В соответствии с Положением о техническом обслуживании и ремонте легковых автомобилей, принадлежащих гражданам, документы, используемые для организации и учета работ СТОА, делят на первичные и сводные.

Первичные документы составляют при совершенствовании хо­зяйственных операций, например, при передаче автомобиля за­казчиком на СТОА, при получении запасных частей и т. п.

Сводные документы, в основном отчетные, являются сводкой нескольких первичных документов, обобщающей и группирующей их показатели для сокращения количества записей и системати­зации учета, например, сводный счет расхода запасных частей.

Рассмотрим формы документов, рекомендуемых для управле­ния производством, и порядок их заполнения1.

Основанием для открытия заказа служит заявка на проведе­ние ТО и ремонта, которая находится у мастера-приемщика (инженера-технолога по работе с клиентами) и мастера подго­товки производства. Она заполняется приемщиком и заказчи­ком в трех экземплярах, один из которых прилагается к произ­водственному заказу-наряду для дальнейшей передачи в бухгалте­рию. В заявке оформляется заказ на ТО и ремонт, в ней же указывается причина отказа (если такой был).

Журнал предварительной записи на ТО и ремонт автомобилей находится у мастера-приемщика и ведется им в одном экземпляре. В начале текущей смены диспетчер заполняет 2-й экземпляр, который используется в качестве диспетчерской карты. Диспетчер в журнале отмечает линией срок выполнения работ: начало и конец линии соответствуют началу и окончанию производства работ.

Журнал предварительной записи для выполнения кузовных и окрасочных работ находится у мастера подготовки производст­ва и ведется в одном экземпляре.

Формы и состав документов, а также порядок их заполнения могут видо­изменяться в зависимости от требований машинной обработки и других конкрет­ных условий.

Журнал записи на установку запасных частей находится у мастера-приемщика и ведется отдельно по каждой дефицитной запасной части. Перечень запасных частей, распределяемых по предварительной записи, определяется вышестоящей органи­зацией. Стандартная почтовая открытка для приглашения на СТОА согласно очереди заполняется на лицевой стороне заказчи­ком и находится у мастера-приемщика и мастера подготовки про­изводства.

Заказ-наряд является бланком строгой отчетности, находится в подотчете у оператора (мастера-приемщика), печатается (за­полняется) через копирку в четырех экземплярах (табл. 6.1).

Продолжение заказа-наряда (оборотная сторона) применяет­ся, если в заказе-наряде недостаточно места для перечисления работ и материальных ценностей, а также в случае необходимости выполнения дополнительных работ.

На основание нарядов и приемосдаточных актов составляются суточные и ме­сячные графики загрузки участков СТОА, план-график восстано­вительного ремонта автомобилей и делаются соот­ветствующие записи в журнал движения заказов-нарядов.

Сменное задание оформляется на бригаду, звено или испол­нителя кузовных работ. Наименование операций и их стоимость выписываются из заказов-нарядов. В конце месяца сменное за­дание, утвержденное начальником цеха и старшим мастером, передается в отдел труда и заработной платы для начисления заработной платы.

В журнале резервирования запасных частей и материалов печатаются запасные части, наиболее часто используемые при ТО и ремонте (за исключением кузовных работ). Мастер-приемщик на основании журнала предварительной записи отмеча­ет ежедневную потребность в запасных частях и материалах

на 10—15 дней вперед, передает 1-й экземпляр сведений заве­дующему складом, а 2-й оставляет у себя. Журнал не служит основанием для выдачи запасных частей.

Книгу учета запасных частей и материалов предваритель­ной комплектации ведет комплектовщик склада предварительной комплектации. По мере получения запасных частей с централь­ного склада и наполнения комплектовочной ячейки заказа-наряда в книгу записываются их наименование, количество и стоимость. Один заказ-наряд можно занести в книгу несколько раз по мере получения запасных частей.

Оперативная заявка материально-технического снабжения заполняется мастером подготовки производства по мере получе­ния на склад комплектации запасных частей по заказам-нарядам, открытым для предварительной комплектации. Опера­тивная заявка утверждается директором СТОА и служит заданием службе материально-технического снабжения.

Отчет-заявка заполняется мастером участка и в конце дня передается диспетчеру.

Оперативный отчет СТОА (форма 6.3) заполняется диспетче­ром СТОА на основании отчетов-заявок мастеров участков и производственных подразделений. При необходимости составляет­ся акт незавершенного производства, который находится у масте­ра производства. Он заполняется комиссией в двух экземпля­рах, 1-й из которых передается в бухгалтерию, 2-й — мастеру производства, а 3-й — в планово-экономический отдел; служит основанием для определения выполненных объемов работ по заказам-нарядам.

Примерная схема документооборота на СТОА (рис. 7.1) пре­дусматривает основные этапы и маршруты прохождения докумен­тации.