Процесс планирования 4. Определение взаимосвязей операций

УМК Управление проектами

Лекция 9

Это процесс определения и документирования последовательности исполнения операций проекта.

При выполнении данного процесса следует быть очень внимательным для того, чтобы не потеряться в большом количестве операций и связей. И хотя процесс определения связей можно провести с использование программ управления проектами, полезно большую часть работ провести вручную. Это позволяет более тщательно продумать логику проекта. Взаимосвязи операций проекта сильно влияют на расчет расписания проекта. Наличие несуществующих связей может увеличить расписание проекта, а отсутствие необходимых связей может сильно сократить продолжительность проекта. Последующее внесение пропущенных связей в проект может увеличить расписание проекта таким образом, что его продолжительность окажется неприемлемой с точки зрения выполнения проекта.

Причины установления последовательности выполнения операций могут быть различными. Во-первых, это определяется некоторыми технологическими ограничениями, спецификой выполняемых работ. Это может быть техпроцесс в традиционном его понимании. Например, стены могут быть построены только после того, как будет положен фундамент. Но это может быть и просто логика выполнения работ без техпроцесса как такового. Взаимосвязи такого характера устанавливаются наиболее просто и не вызывают вопросов при последующем выполнении проекта.

Во-вторых, причинами установления последовательности выполнения операций могут быть так называемые организационные взаимосвязи. Они обычно устанавливаются командой проекта. Например, какие-то операции должны быть отложены до тех пор, пока не освободится какое-либо подразделение. Здесь тонкость состоит в том, что некоторые организационные ограничения, которые кажутся логичными сегодня, через определенное время могут оказаться непонятными. Поэтому такого рода взаимосвязи следует устанавливать с осторожностью и обязательно документировать.

В-третьих, могут возникнуть зависимости между операциями проекта и операциями, не входящими в проект не входят. Например, взаимодействие с какой-либо внешней инстанцией для получения согласования или подписи.

В качестве методов определения взаимосвязей операций используются методы построения сетевых диаграмм. Сетевая диаграмма – это схематическое (графическое) отображение операций проекта и логических взаимосвязей между ними.

В управлении проектами используется два основных метода построения сетевых диаграмм: операции в узлах и операции на дугах.

При описании взаимосвязей по методу операции в узлах (или "вершина – работа") операции изображаются в вершинах (узлах), а взаимосвязи – в виде направленных дуг, соединяющих соответствующие вершины (рис. 6). Этот метод использует большинство программных продуктов управления проектами.

Рис. 6. Сетевая диаграмма типа "операции в узлах".

Противоположный метод построения сетевых диаграмм – операции на дугах или "вершина – событие" - отображает операции на направленных дугах (ребрах), а в узлах (вершинах) отображаются события. Событием может быть получение какого-либо результата либо просто начало или завершение операции (рис. 7). Этот метод значительно сложнее и требует использования фиктивных работ, которые служат для связи, в действительности не выполняясь. В настоящее время метод операции на дугах в практике управления проектами почти не используется и не поддерживается программными продуктами.

B

Старт A C Финиш

D E F

Рис. 7. Сетевая диаграмма типа "операции на дугах".

Эти два метода не допускают циклических взаимосвязей (или петель). Например, тестирование программы, которое проводится неоднократно, таким образом, как представлено на рис. 8, изобразить нельзя. Для этого используются другие методы, в частности, метод условных диаграмм. Также допускает циклические взаимосвязи метод графической оценки и анализа GERT (Graphic Evaluation and Review Technique).Метод графической оценки и анализа GERT – это вероятностный метод сетевого планирования, разработанный в США в 1966 году, основу которого составляет использование альтернативных сетей, называемых GERT - сетями. Они позволяют более адекватно задавать сложные процессы строительного производства в тех случаях, когда затруднительно или невозможно (по объективным причинам) однозначно определить, какие именно работы и в какой последовательности должны быть выполнены для достижения цели проекта (т.е. существует многовариантность реализации проекта). Расчет GERT - сетей, моделирующих реальные процессы, чрезвычайно сложен, однако программное обеспечение для вычисления сетевых моделей такого типа в настоящее время, к сожалению, не распространено.

A B

C

Рис. 8. Циклическая взаимосвязь.

Очень полезным при определении взаимосвязей операций является метод типовых сетей, т.е. использование повторяющихся фрагментов операций. Например, устройство полов на каждом этаже многоэтажного здания.

При составлении сетевых диаграмм по методу операции в узлах операцию, от которой устанавливается связь, принято называть предшествующей, а операцию, к которой устанавливается связь - последующей. Типы и характеристики взаимосвязей операций представлены в табл. 3.

Табл. 3. Типы и характеристик взаимосвязей операций.

№ п/п	Тип взаимосвязи	Краткое обозначение взаимосвязи	Описание взаимосвязи	Изображение взаимосвязи
	Финиш – старт	Ф-С	Предшествующая операция должна завершиться до начала последующей
	Финиш – финиш	Ф-Ф	Предшествующая операция должна завершиться до завершения последующей
	Старт – старт	С-С	Предшествующая операция должна начаться до начала последующей
	Старт – финиш	С-Ф	Предшествующая операция должна начаться до завершения последующей

Наиболее часто используются связи типа финиш-старт, наиболее редко - старт-финиш. Все связи, за исключением финиш-старт при программной реализации могут быть неправильно интерпретированы, поэтому использовать их нужно очень осторожно.

Кроме типа взаимосвязи информация о связи операций может содержать задержку - период времени между выполнением условия взаимосвязи и сроком возможного начала последующей операции. Эта задержка может быть как положительной, так и отрицательной. Пример 1: последующую операцию можно начать не ранее, чем через неделю после начала предшествующей. Это связь старт-старт с задержкой в одну неделю. Пример 2: последующую работу можно начать не ранее, чем за два дня до окончания предшествующей. Это связь финиш-старт с отрицательной двухдневной задержкой.

Главным результатом данного процесса является сетевая диаграмма операций проекта. Такая сетевая диаграмма должна включать в себя или в пояснения к ней:

- сведения о типе взаимосвязей,

- сведения о задержках на этих взаимосвязях,

- обоснование всех организационных, внешних и необычных взаимосвязей операций проекта.

Побочный результат процесса – уточнение состава операций, т.к. очень часто при определении логических взаимосвязей между операциями приходится дробить операции или вводить фиктивные работы.

Процесс планирования 5. Оценка длительностей операций.

Это оценка рабочего и календарного времени, необходимого для завершения каждой операции. Длительность операций необходима для того, чтобы в дальнейшем составить расписание исполнения проекта. Каждая операция должна быть включена в расписание проекта, следовательно, для каждой операции должна быть определена длительность.

Как видно из определения, оценка длительностей операций состоит из двух частей: первая - это оценка рабочего времени выполнения операции, времени, которое должны работать ресурсы, чтобы выполнить операцию. В самом простом случае такие данные могут быть получены из технологической документации на продукцию проекта. В более сложном случае такие оценки даются членами команды, наиболее близко знакомыми с предметной областью проекта, или приглашенными экспертами, и фиксируются как допущения (т.е., данные, которые не достоверны на 100%).

И вторая составляющая, это определение календарного времени выполнения операции, т.е. времени начала и окончания операции. Нельзя предсказать календарную длительность операции, не зная в какой момент она началась. Только для очень небольшого числа операций рабочее время будет совпадать с календарным временем. Причин такого различия несколько.

Во-первых, время выполнения любой операции связано со временем работы ресурсов, исполняющих ее (сама по себе операция вообще не исполняется, если ее не делают какие-либо ресурсы). Время работы ресурсов может быть ограничено. Пример: стандартный рабочий режим человека – 8 часов в день с двумя выходными. А операция может исполняться в любое время суток. Если мы хотим, чтобы операция исполнялась 24 часа в сутки, необходимо, чтобы ресурсы были заменяемы, т.е. моделировать сменную работу. Если учитывать такой режим работы ресурсов и не учитывать прочих ограничений, то операция длительностью 2 рабочих дня может иметь календарную длительность от 2 до 4 дней в зависимости от того, в какой день она началась.

Вторая причина несоответствия между рабочими и календарными длительностями операций, это ограничения на исполнение операций, не зависящие от времени работы ресурсов, а возникающие при взаимодействии с некоторыми внешними по отношению к проекту структурами (аэропорт, транспортные службы, гос. учреждения и т.д.). Например, ремонт дорог в городе производится в ночное время. Это ограничение на время исполнения операции, не зависящее от работы ресурсов.

Но на данном этапе планирования проекта практически невозможно определить время начала операций. Поэтому вводится понятие календаря операции, который определяет промежутки рабочего времени, в течение которых операция может выполняться.

Далее под определением длительностей операций будем понимать определение рабочего времени операции и календаря, по которому данная операция будет исполняться.

Но календари могут быть не только у операций, но и у ресурсов. При этом нужно понимать, что календари ресурсов и календари операций накладываются друг на друга, и время исполнения операции определяется как пересечение календарей. Например, операция может выполняться всю неделю с 8:00 до 18:00. На исполнении операции заняты два вида ресурсов. Календарь ресурса №1: с понедельника по пятницу с 8:00 до 16:00, суббота, воскресенье – выходные. Календарь ресурса №2: с понедельника по четверг с 9:00 до 19:00, пятница, суббота, воскресенье – выходные. В этом случае операция будет выполняться по следующему календарю: с понедельника по четверг с 9:00 до 16:00.

Иногда на данном этапе даже рабочие длительности операций определить бывает достаточно сложно. В частности, потому, что неизвестны ресурсы, которые будут исполнять ту или иную операцию. Например, для исполнения операции может быть привлечен как высокопроизводительный ресурс, так и ресурс с более низкой производительностью. В зависимости от выбранного ресурса меняется и время исполнения операций. Выбор ресурса зависит от эффективности его использования, затрат на его использование и возможности его использования.

Для таких операций вместо длительности на данном этапе может быть определен объем работ в физических единицах. И это действительно на данном этапе оказывается проще, чем сразу определять длительности операций (например, кладка кирпичной стены 50 м2, а бригады могут класть с разной производительностью). Для таких операций длительность определяется как отношение физического объема операции к производительности ресурса (количество единиц объема выполняемое ресурсом в ед. времени):

.

Операции, длительность которых зависит от производительности ресурсов, имеют тип "производительность".

Входами данного процесса являются результаты всех предыдущих процессов и некоторая специальная информация: перечень операций проекта; объемы работ на операциях и документы, их подтверждающие; информация об ожидаемых продолжительностях операций проекта (нормативные справочники, архивы проектов, экспертные оценки).

Часто в фирмах, постоянно занимающихся проектами, со временем происходит формирование собственных нормативных справочников по длительностям операций, производительностям ресурсов и т.д., что значительно облегчает процесс определения длительностей операций.

Методы и средства определения длительностей операций.

1. Нормативный метод – использование нормативных справочников для установления длительностей и объемов работ операций. Наиболее приемлем для технических или неоднократно исполнявшихся проектов. Использовать те или иные справочники можно, только сделав предположение, что условия выполнения операций будут соответствовать нормативным условиям.

2. Оценки по аналогам – использование информации о длительностях и объемах работ аналогичных операций других проектов.

3. Экспертные оценки – привлечение для оценки длительностей операций специалистов. Часто этот метод позволяет учесть факторы, довольно трудно формализуемые, неподдающиеся измерению.

4. Детальное планирование - детализация ИСР до очень низкого уровня так, чтобы пакеты работ состояли из малого количества операций, а операции исполнялись бы очень малым количеством ресурсов (так называемые элементарные операции). Метод актуален и используется для определения длительностей операций инновационных проектов, операции которых ранее не выполнялись.

В результате выполнения данного процесса должен быть получен документ, содержащий:

1. оценки длительностей или объемов всех операций проекта (определять одновременно и длительности и объемы нецелесообразно);

2. календари операций;

3. описание способов определения длительностей и объемов работ и диапазоны возможных отклонений;

4. допущения, сделанные при оценке длительностей и объемов операций.