Подготовительная работа

Инвентаризации подлежат все виды имущества и финансо­вых обязательств.

Инвентаризация имущества осуществляется по каждому его наименованию и в разрезе материально ответственных лиц.

Вся работа по проведению инвентаризации возлагается на ревизионную комиссию, рабочие или постоянно действующие комиссии.

Состав инвентаризационной комиссии утверждает руководитель предприятия с включением в него представителей администрации, бухгалтерии и других специалистов (технологов, экономистов), а также могут привлекаться работники службы внутреннего аудита.

Суть работы инвентаризационной комиссии сравнение фактического наличия ценностей в натуре с данными бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации отражаются в сличительной ведомости, также в ней отражается порядок регулирования инвентаризационных разниц.

За правильное документальное оформление инвентаризации несет ответственность главный (старший) бухгалтер. Поэтому до начала инвентаризации необходима тщательная предварительная подготовительная работа:

- Инвентаризационная комиссия составляет календарный план проведения инвентаризации и распределяет работу между отдельными промежуточными группами (бригада­ми) комиссии.

- Каждая промежуточная группа (бригада) в зависимости от объекта проверки разрабатывает подробную про­грамму проведения инвентаризации конкретных объек­тов и распределяет работу между членами группы (бри­гады). В каждой группе назначается (выбирается) стар­ший (бригадир), а для инвентаризационной комиссии в целом из ее членов избирается председатель комиссии.

- Руководитель организации и главный (старший) бухгал­тер проводят инструктаж членам комиссии о целях, зада­чах и порядке проведения инвентаризации.

- Бухгалтерия организации подготавливает все необходи­мые бланки документов для проведения инвентаризации (инвентаризационные описи, сличительные ведомости, промежуточные акты и т.п.).

- К началу инвентаризации все записи и остатки по счетам в регистрах аналитического и синтетического учета дол­жны быть тщательно выверены, а все данные документов записаны в регистры.

Проверка материально-производственных ценностей, денеж­ных средств и внеоборотных активов производится по месту их хранения, обязательно в присутствии лиц, на ответственности которых находятся проверяемые ценности.

Общий порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов определен Приказом Министерства финансов РФ от 13 июня 1995 г. № 49, а Постановлениями Госкомстата России от 18 августа 1998 р. № 88 и от 27 марта 2000 г. № 26 утверждены унифицированные формы учета результатов инвентаризации.

Порядок проведения инвентаризации в организации оформляется в виде приложения к приказу об учетной политике, которое включает в себя:

- график проведения плановых и внеплановых инвентаризаций (в том числе обязательных) в отчетном году;

- даты проведения плановых инвентаризаций;

- перечень имущества и обязательств, проверяемых при каждой инвентаризации. Объектами инвентаризации выступают:

• основные средства,

• нематериальные активы,

• финансовые вложения,

• производственные запасы,

• готовая продукция,

• товары,

• прочие запасы,

• денежные средства,

• прочие финансовые активы,

• кредиторская задолженность,

• кредиты банков,

• займы,

• резервы.

Каждая организация обязана создавать постоянно действующую инвентаризационную комиссию. В нее включаются представители администрации, работники бухгалтерии, а также другие (специалисты (инженеры, экономисты, техники). В комиссию могут входить и представители службы внутреннего аудита организации или независимых аудиторских организаций.

В организационно-контрольные функции постоянно действующей комиссии входит проведение плановых, а также выборочных инвентаризаций и контрольных проверок в межинвентаризационный период.

Для проведения инвентаризации в организации могут создаваться также рабочие и разовые комиссии.

Рабочие комиссии непосредственно проводят плановые инвентаризации материальных ценностей и денежных средств в местах их хранения. Они обычно создаются при большом объеме работ или территориальной разобщенности имущества для одновременного проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

Разовые комиссии (в каждом конкретном случае состав комиссии утверждается руководителем организации при проведении инвентаризации по мере необходимости) проводят проверки выборочные инвентаризации.

Существенное правило для всех инвентаризаций: при отсутствии хотя бы одного члена комиссии при проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

До проведения инвентаризации важно убедиться, что в организации четко организованы складское хозяйство и контрольно-пропускная система. Для этого инвентаризационной комиссии рекомендуется проверить следующие факты:

- осуществляется ли охрана территории организации, обо­рудованы ли помещения пожарно-охранной сигнализа­цией;

- заключены ли фактически и правильно ли оформлены до­говоры о полной индивидуальной или бригадной матери­альной ответственности с работниками, которым переда­ны ценности для сохранения и использования;

- соответствуют ли должности материально ответственных лиц утвержденному перечню должностей и работ, заме­щаемых и выполняемых работниками, с которыми орга­низацией могут заключаться письменные договоры о пол­ной материальной ответственности;

созданы ли материально ответственным лицам условия для обеспечения сохранности материальных ценностей, имеются ли закрываемые складские помещения, шкафы, сейфы, емкости для хранения ценностей;

-оснащены ли места хранения материальных ценностей необходимыми измерительными приборами;

- существует ли контроль над порядком вывоза ценностей из организации и выдачей доверенностей на их получение;

- хранятся ли товарно-материальные ценности, принадле­жащие третьим лицам, отдельно;

- назначена ли приказом руководителя постоянно действу­ющая комиссия для проверки сохранности материальных ценностей.

Перед тем как начать проверку фактического наличия иму­щества, инвентаризационная комиссия должна получить все при­ходные и расходные документы или отчеты о движении денеж­ных средств и материальных ценностей. Приходные и расходные документы материально ответственные лица сдают в бухгалте­рию под расписку, а затем документы передаются инвентариза­ционной комиссии.