Документальное отражение учета ОС

В соответствии с Методическими указаниями по учету основных средств организации разрабатывают внутренние положения, инструкции, иные организационно- распорядительные документы, необходимые для организации учета основных средств и контроля за их использованием.

Указанными документами могут утверждаться:

- формы применяемых первичных учетных документов по поступлению, выбытию и внутреннему перемещению объектов основных средств, порядок их оформления и правила документооборота;

-перечень должностных лиц организации, на которых возложена ответственность за поступление, выбытие и внутреннее перемещение объектов основных средств;

- порядок осуществления контроля за сохранностью и рациональным использованием объектов основных средств.

Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дата составления;

- наименование организации, составившей документ;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители в натуральном и стоимостном выражении;

- наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

- личные подписи указанных лиц и их расшифровки.

Кроме того, в первичные документы могут быть внесены дополнительные реквизиты.

При принятии объектов к учету каждому объекту присваивается инвентарный номер, который сохраняется за объектом в течение всего периода его нахождения в организации. При выбытии данного объекта не рекомендуется присваивать вновь принятым к учету объектам инвентарный номер выбывшего объекта в течение 5 лет с момента выбытия.

При зачислении объекта основных средств на баланс предприятия по каждому инвентарному объекту (или по группе однородных объектов) открывают инвентарную карточку по учету объекта основных средств (форма № ОС-6). В ней отражают все необходимые реквизиты, в т.ч. наименование объекта, его инвентарный номер, первоначальную стоимость, дату выпуска и зачисления на баланс, срок полезного использования, ежемесячный размер амортизации и т.д. В случае модернизации, реконструкции и др. технических изменений сведения заносят в карточку; отражаются также сведения о периодах и суммах, когда амортизация не начислялась (например, при консервации или проведении капитального ремонта). Технические сведения об объекте отражают на основе технического паспорта.

При наличии большого количества объектов основных средств по месту их нахождения в структурных подразделениях их учет может осуществляться в инвентарном списке.

Данные инвентарных карточек ежемесячно сверяют с данными синтетического учета.

Основные средства зачисляют на баланс на основании акта о вводе объекта в эксплуатацию; в случае передачи объекта составляют акт приемки-передачи объекта основных средств (форма № ОС-1). Форму ОС-1 составляют, когда организация передает или получает основные средства, например, по договору купли-продажи, мены, дарения, а также по договору лизинга. Если основные средства не нуждаются в монтаже, то акт составляют в момент покупки; по основным средствам, нуждающимся в монтаже, акт составляется только после монтажа. При списании объектов составляют акт о списании основных средств.

Документы по учету основных средств должны заполняться на основе унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата России №7 от 21 января 2003 года.