Мемориальный ордер за февраль 200_ г.
Основание (ссылка на документы или содержание записи) | По дебету счета | По кредиту счета | Сумма, руб. |
Получены по ПКО №3 от 27.02.12 средства с расчетного счета |
Регистрационный журнал — учетный регистр, применяемый при мемориально-ордерной форме учета для регистрации мемориальных ордеров Он является регистром хронологической записи, где записываются дата, номер и сумма каждого мемориального ордера. В конце месяца подводится итог зарегистрированных сумм по всем мемориальным ордерам. Итог по журналу должен равняться сумме всех дебетовых оборотов и сумме кредитовых оборотов за месяц по всем счетам синтетического учета (табл. 8.4.).
Таблица 8.4.
Порядковые номера мемориальных ордеров | Дата составления | Сумма по мемориальным ордерам |
30.03.12 | ||
30.03.12 | ||
И т.д. |
Проводки из мемориальных ордеров разносят по счетам Главной книги (синтетический регистр систематического учета). Главная книга содержит только синтетические счета, здесь отражаются обороты по синтетическим счетам; сальдо не выводится. Записи в Главную книгу фиксируются на основании мемориальных ордеров и приложенных к ним оправдательных документов. Данные ее сверяются с данными регистров аналитического учета (табл. 8.5.).
Таблица 8.5.
Главная книга Счет 51 «Расчетные счета»
Дебет | Кредит | ||||||
Дата | Номер мемориального ордера | Кредит счетов | Итого | Дата | Номер мемориального ордера | Кредит счетов | Итого |
На основании итогов Главной книги составляется оборотная ведомость по синтетическим счетам или шахматная оборотная ведомость. Для контроля итоги ее оборотов по дебету и кредиту сверяются с итогами журнала регистрации мемориальных ордеров.
Форма счетов Главной книги, называемой контрольно-шахматной ведомостью, строится с разбивкой дебета и кредита по каждому корреспондирующему счету и имеет следующий вид (табл. 8.6.).
Таблица 8.6.
Счет №
Дата | № мемориального ордера | С кредита счетов | Итого по дебету | Дата | № мемориального ордера | В дебет счетов | Итого по кредиту | ||
№ | № | № | № | ||||||
На счетах Главной книги фиксируются только текущие обороты за отчетный период, поэтому по этим данным составляется оборотная ведомость по счетам синтетического учета (одновременно производится проверка полноты и правильности записей хозяйственных операций: итоги оборотов по дебету и кредиту счетов сверяются с итогом по регистрационному журналу). В оборотной ведомости рассчитываются остатки по счетам на конец отчетного периода, по которым составляется соответствующий баланс.
При использовании журнально-ордерной формы данные первичных документов систематически накапливаются в журналах-ордерах и вспомогательных ведомостях.
Журналы-ордера, составленные по кредитовому принципу, открываются на отчетный период на отдельный синтетический счет или на группу счетов. Записи в журналы-ордера производят на основании первичных документов в хронологическом порядке либо из вспомогательных ведомостей. После подведения итогов по журналу-ордеру его кредитовый оборот переносится в Главную книгу по соответствующему счету, куда также записываются обороты по дебету, но из других журналов-ордеров (табл. 8.7., 8.8.).
Таблица 8.7.
Вид журнала-ордера, открытого на несколько счетов
В дебет счетов | С кредита счетов | Итого | ||
Счет № | Счет № | Счет № | ||
Счет № | ||||
Счет № | ||||
И т. д. | ||||
Итого |
Таблица 8.8.
Вид Главной книги Счет №
Период | Обороты по дебету | По дебету | Оборот по кредиту | Сальдо | |||
с кредита счета № по журналу-ордеру | с кредита счета № по журналу-ордеру | и т.д. | Дебет | Кредит | |||
Основой для ее использования является принцип применения накопительных регистров (накапливания данных), которые обеспечивают синтетический и аналитический учет средств и хозяйственных операций. Накопительные учетные записи производятся по корреспондирующим счетам, что исключает необходимость составления мемориальных ордеров. Обычно в одном регистре совмещаются хронологическая запись, синтетический и аналитический учет. Книги (карточки) аналитического учета ведутся как исключение по некоторым объектам.
Регистрами бухгалтерского учета при журнально-ордерной форме являются два вида бухгалтерских регистров: журналы-ордера, вспомогательные (накопительные) ведомости. Кроме этого, применяются также разработочные таблицы, Главная книга.
Журналы-ордера— это бухгалтерские регистры, построенные по шахматному принципу на свободных листах специального графления. Записи в журналах-ордерах производятся либо по мере поступления документов, либо итогами за месяц в зависимости от характера и содержания операции. Открываются они на каждый синтетический счет или группу взаимосвязанных счетов и имеют постоянный номер.
Журналы-ордера построены по кредитовому принципу, ведутся по кредиту одного или нескольких однородных счетов.
По содержанию и форме их можно подразделить на группы:
− первая группа — журналы-ордера, в которых регистрируются кредитовые обороты по счету и вспомогательные ведомости, составленные в целях контроля за движением денежных средств;
− вторая группа — журналы-ордера, используемые для учета операций по счетам расчетов с подотчетными лицами, поставщиками и подрядчиками. Используется линейный способ (дебетовые и кредитовые обороты размещаются по одной строке). Так, например, отражается задолженность организации поставщику и по мере оплаты производится запись о ее погашении — все по этой строке;
− третья группа — журналы-ордера для учета затрат на производство. Записи производятся в них в шахматном порядке. При этом дебетуемые счета отражаются по горизонтали, кредитуемые — по вертикали журнала-ордера.
Итоги из журналов-ордеров переносятся в Главную книгу, которая открывается на все счета синтетического учета, применяемые на данном предприятии. Записи делаются по мере поступления документов или итогами за месяц из журналов-ордеров. Затем они переносятся в Главную книгу, где по каждому счету кредитовый оборот отражается одной суммой, а дебетовый — в корреспонденции с кредитуемыми счетами. В книге обобщаются данные текущего учета и взаимно сверяются записи по отдельным счетам; на основании нее составляется бухгалтерский баланс.
Вспомогательная (накопительная) ведомость — учетный регистр, предназначенный для систематизации (накапливания) данных, содержащихся в первичных документах. Эти данные общими итогами записываются по счетам учета.
Вспомогательная ведомость улучшает и упрощает учет, сокращает количество учетных записей.
Особенностями журнально-ордерной формы учета являются:
− использование для учета финансово-хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых производится только по кредитовому признаку;
− совмещение и объединение в журналах-ордерах хронологической записи, синтетического и аналитического учета;
− облегчение и ускорение составления отчетности;
− улучшение организации и разделение труда учетных работников;
− уменьшение объема учетной работы, что достигается широким применением накопительных ведомостей, устранением дублирующих записей, смещением в одном регистре хронологической записи, синтетического и аналитического учета, упразднением мемориальных ордеров, а также оборотных ведомостей, которые применяются как исключение;
− группировка документов по отношению к журналам-ордерам и накопительным ведомостям;
− ускорение учетной регистрации и ликвидации отставания аналитического учета от синтетического.
Таблично-автоматизированная форма учета основана на использовании компьютерной техники. С помощью специальных программ данные первичных документов группируются и обобщаются непосредственно на компьютере, в результате чего пользователь получает информацию, эквивалентную по содержанию регистрам синтетического и аналитического учета. Использование электронно-вычислительных машин позволяет автоматизировать процесс измерения и регистрации хозяйственных операций.
К процессу подготовки и решению задач бухгалтерского учета на ЭВМ относятся:
−разработка алгоритма (порядка) решения поставленной задачи;
−программирование решения задачи;
−подготовка исходных данных и программы; ввод исходных данных и программы в оперативное запоминающее устройство (ОЗУ) ЭВМ;
−отладка программы непосредственно на машине;
−решение задачи на машине и обработка результатов.
При автоматизированной форме технологический процесс делится на четыре этапа:
1) начальным этапом учетного процесса являются сбор, регистрация и передача первичных данных для обработки на ЭВМ;
2) второй этап — формирование массивов учетных данных на носителях (магнитных, оптических): массивов, остатков и оборотов по счетам за отчетный период; классификаторов хозяйственных операций, бухгалтерских записей и рабочих массивов, с помощью которых определяется многоуровневая структура итогов;
3) третий этап — процессы обработки (и контроля за ней) информации, записанной в массивах учетных данных, и нормативно-справочной информации, выдача машинограмм оперативного и аналитического учета;
4) заключительный этап — получение результатов за отчетный период по требованию пользователя в виде регистров синтетического учета, аналитических таблиц, справок по бухгалтерским счетам или отображения на экране дисплея требуемой информации.
При упрощенной (простой) форме бухгалтерского учета, используемой в небольших организациях, применяется Книга учета хозяйственных операций (фактов хозяйственной деятельности), в которой каждая операция в хронологическом порядке с указанием номера, суммы и содержания сразу отражается на счетах бухгалтерского учета (табл. 8.9.).
Таблица 8.9.