Требования, предъявляемые к отчетности

Об интегрированной базе статистических данных Министерства юстиции Российской Федерации и подведомственных ему федеральных служб

В соответствии с приказом Минюста РФ от 31 января 2011 г. N 29 "О формировании и использовании интегрированной базы статистических данных Министерства юстиции Российской Федерации и подведомственных ему федеральных служб" Интегрированная база статистических данных Министерства юстиции Российской Федерации и подведомственных ему федеральных служб (далее - ИБД) представляет собой совокупность статистических данных по основным направлениям деятельности Минюста России, его территориальных органов и федеральных государственных учреждений, а также подведомственных ему федеральных служб (далее - подведомственные службы).

Целью формирования ИБД является обеспечение руководства Министерства юстиции Российской Федерации, структурных подразделений Минюста России, его территориальных органов, федеральных государственных учреждений и подведомственных служб, а также федеральных органов исполнительной власти необходимыми сведениями для анализа результатов деятельности Минюста России и подведомственных служб, выработки и принятия управленческих решений.

Показатели, подлежащие включению в ИБД, базируются на основе утвержденных в установленном порядке форм статистической отчетности и не должны содержать конфиденциальной информации.

ИБД формируется в соответствии с Перечнем форм статистической отчетности, информация по которым представляется в ИБД (далее - Перечень) с нарастающим итогом в течение отчетного года и включает в себя:

1. статистическую информацию об основных направлениях деятельности Минюста России, его территориальных органов и федеральных государственных учреждений;

2. статистическую информацию об основных направлениях деятельности подведомственных служб.

Нарушение порядка представления статистической информации, а равно представление недостоверной статистической информации влечет ответственность, установленную статьей 13.19 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (Собрание законодательства Российской Федерации, 2002, N 1 (ч. 1), ст. 1, 2007, N 26, ст. 3089), а также статьей 3 Закона Российской Федерации от 13.05.1992 N 2761-I "Об ответственности за нарушение порядка представления государственной статистической отчетности" (Российская газета, 04.07.1992, N 15, 31.12.2001, N 256).

Для автоматизированной обработки статистической информации Департаментом организации и контроля используется специализированное программное обеспечение, которое осуществляет ввод статистической информации в форматах Excel и pdf.

После утверждения приказами Минюста России форм ведомственной статистической отчетности Департамент организации и контроля направляет в структурные подразделения, территориальные органы и федеральные государственные учреждения Минюста России в электронном виде бланки форм в формате табличного редактора Excel.

При заполнении отчета в электронном виде внесение любых изменений в бланк формы отчетности не допускается, т.к. это приводит к искажению информации при автоматизированном вводе отчетов ИБД.

Имена листов в книгах EXCEL присваиваются произвольно, но порядок следования листов в отчете должен соответствовать установленному электронному образцу. Первый лист - обязательно титульный.

Имя файла с отчетом оформляется в соответствии со следующим шаблоном:

KKKK_FFF_GGMM.xls,

где

КККК - код структурного подразделения, главного управления (управления) Минюста России по субъекту (субъектам) Российской Федерации, федерального государственного учреждения Минюста России или подведомственной службы;

_ знак подчеркивания;

FFF - трехзначный код формы, указанный на титульном листе каждой формы отчетности (три цифры);

_ знак подчеркивания;

GG - последние цифры отчетного года (две цифры);

ММ - номер последнего месяца отчетного периода (две цифры).

Например, файл с отчетом по форме N 12 за 2010 год из Департамента государственной службы и кадров должен иметь следующее название:

9002_012_1012.xls.

Управления Минюста России по субъектам Российской Федерации, действующие в пределах нескольких субъектов Российской Федерации, представляют отчеты по каждому субъекту Российской Федерации отдельно.

Отчеты по формам отчетности представляется структурными подразделениями, территориальными органами, федеральными государственными учреждениями Минюста России в Департамент организации и контроля в электронном виде в сроки, установленные приказами Минюста России, утверждающими соответствующие формы отчетности:

в формате "xls" - на электронный адрес "mjstat@minjust.ru";

в формате "pdf" - на электронный адрес "dok@minjust.ru".

При направлении отчета необходимо обеспечить строгое соответствие данных отчета в формате "xls" данным отчета в формате "pdf".

Использование факсимильной связи для передачи отчета допускается только в крайнем случае.

Заполнение титульных листов и оформительской части отчета является обязательным, так как позволяет дополнительно идентифицировать отчет при вводе информации.

Последний лист отчета должен содержать:

в формате "xls" - фамилии, инициалы руководителя структурного подразделения, территориального органа, федерального государственного учреждения Минюста России или лица, его замещающего, исполнителя, исходящий номер и дату регистрации документа, телефон и адрес электронной почты исполнителя отчета;

в формате "pdf" - копии подписей руководителя структурного подразделения, территориального органа, федерального государственного учреждения Минюста России или лица, его замещающего, исполнителя, их фамилии и инициалы, исходящий номер и дату регистрации документа, телефон и адрес электронной почты исполнителя отчета, копию печати территориального органа Минюста России.

В случае отсутствия статистических данных по какой-либо форме отчетности отчеты заполняются нулевыми значениями.

Контрольным сроком представления отчета считается день, указанный в бланке соответствующей формы отчетности.

Если контрольный срок представления отчета приходится на выходные (праздничные) дни, то он переносится на первый после выходного (праздничного) рабочий день*.

Отчеты представляются в Департамент организации и контроля без сопроводительного письма. Сопроводительное письмо к отчету прилагается только в том случае, когда требуется внести какие-либо пояснения к статистическим показателям. Сопроводительное письмо в формате "pdf" направляется по адресу электронной почты Департамента организации и контроля "dok@miniust.ru".

По порядку формирования показателей и составления отчетов следует обращаться в структурное подразделение Минюста России, по направлению деятельности которого представляется отчет.

Статистическая информация об основных направлениях деятельности подведомственных служб представляется в соответствии с Перечнем (сводные отчеты по каждой форме отчетности и выходная информация в разрезе территориальных органов) в электронном виде с сопроводительным письмом в Департамент организации и контроля:

в формате "xls" - на электронный адрес "mjstat@minjust.ru";

в формате "pdf" - на электронный адрес "dok@minjust.ru".

При направлении отчета необходимо обеспечить строгое соответствие данных отчета в формате "xls" данным отчета в формате "pdf".

Использование факсимильной связи для передачи отчета допускается только в крайнем случае.

Заполнение титульных листов и оформительской части отчета является обязательным, так как позволяет дополнительно идентифицировать отчет при вводе информации.

Последний лист отчета должен содержать:

в формате "xls" - фамилии, инициалы руководителя подведомственной службы или лица, его замещающего, исполнителя, исходящий номер и дату регистрации документа, телефон и адрес электронной почты исполнителя отчета;

в формате "pdf" - копии подписей руководителя подведомственной службы или лица, его замещающего, исполнителя, их фамилии и инициалы, исходящий номер и дату регистрации документа, телефон и адрес электронной почты исполнителя отчета, копию печати подведомственной службы.

В случае отсутствия статистических данных по какой-либо форме отчетности отчеты заполняются нулевыми значениями.

В случаях, когда подведомственная служба корректирует ранее направленные в ИБД данные, уточненные сведения представляются в Департамент организации и контроля в срок не позднее двух рабочих дней с момента внесения изменений.

Статистическая информация представляется в Департамент организации и контроля подведомственными службами в срок до 30 числа месяца, следующего за отчетным: для форм отчетности, имеющих ежемесячную и квартальную периодичность - ежеквартально, для форм отчетности, имеющих полугодовую периодичность - раз в полугодие, для форм отчетности, имеющих годовую периодичность - раз в год.

Ответственность за полноту, достоверность и своевременность представляемой информации несут руководители подведомственных служб.

Департамент организации и контроля после получения и обработки информации осуществляет ее выдачу в регламентном и запросном режимах из ИБД заинтересованным пользователям.

Регламентный режим предусматривает ежеквартальную подготовку в электронном виде сборников основных итогов деятельности:

Минюста России, его территориальных органов и федеральных государственных учреждений;

подведомственных служб (по федеральным округам).

Подготовку и рассылку сборников основных итогов деятельности Минюста России и подведомственных служб осуществляют:

в электронном виде - Департамент организации и контроля, который в срок не позднее трех рабочих дней с даты формирования сборников направляет их в структурные подразделения Минюста России, главные управления Минюста России по субъекту (субъектам) Российской Федерации и федеральное государственное учреждение "Научный центр правовой информации при Минюсте России";

в бумажном виде - федеральное государственное учреждение "Научный центр правовой информации при Минюсте России", который в срок не позднее трех рабочих дней с даты изготовления сборников направляет их руководству Минюста России, в структурные подразделения Минюста России и в главные управления Минюста России по субъекту (субъектам) Российской Федерации;

Запросный режим предусматривает произвольную выборку показателей из ИБД. Представление информации в запросном режиме осуществляет Департамент организации и контроля в электронном виде в срок не позднее трех рабочих дней со дня получения запроса из структурных подразделений, территориальных органов, федеральных государственных учреждений Минюста России и подведомственных служб.

При внесении изменений в действующие формы отчетности вносятся изменения и в состав показателей, содержащихся в ИБД.

При разработке и вводе в действие новых форм отчетности Департамент организации и контроля вносит в установленном порядке дополнения в Перечень.

Статистические сведения хранятся в электронном виде в соответствии со сроками, указанными в номенклатуре дел Минюста России в отношении конкретных отчетов.

При формировании отчетов каждый сотрудник правоохранительных органов внутренних дел должен руководствоваться следующими требованиями:

1. Цель, которую необходимо видеть при формировании статистических отчетов по формам, заинтересованность служб в показателях, внесенных в формы статистических отчетов.

2. Определить несколько главных оценочных показателей, необходимых для деятельности служб с целью внесения их в статистическую отчетность, периодичность представления статистических сведений и категорию срочности этих сведений.

3. Следует всегда помнить, что любой статистический учет будет достаточно эффективен только при соблюдении следующих условий:

а) своевременность ведения учета и представление всех видов основанной на нем отчетности;

б) непрерывность во времени;

в) систематичность и сопоставимость учетных данных;

г) полнота и достоверность учетных данных;

д) простота, ясность и доступность показателей.

Реализация широкомасштабной программы компьютеризации правоохранительных органов в центре и на местах позволила осуществить поэтапный переход к безбумажной технологии обработки статистической информации. Так, в рамках развертываемых региональных информационно-вычислительных сетей документы первичного учета поступают из горрайлинорганов в информационные центры не на бланках, а непосредственно в ЭВМ. Статистические отчеты субъектов Федерации направляются в ГИАЦ по каналам связи с использованием средств "электронной почты". А статистические сборники представляются пользователям не только в виде твердых копий, но и в виде фрагментов баз данных. По мере оснащения пользователей необходимыми техническими и программными средствами они получат непосредственный доступ к базам статистических данных.

Все эти меры позволяют существенно сократить сроки прохождения статистической информации от момента заполнения документа первичного учета в горрайлиноргане до момента получения статистических данных пользователем.