Ввод данных

Открытие, создание и сохранение документов

Документы MS Office создаются на базе шаблонов.

Шаблон – это файл, содержащий стили оформления документа, макросы, пользовательские панели инструментов и другие параметры в зависимости от вида приложения.

Шаблон — это тип документа, при открытии которого создается его копия. В Microsoft Office Word 2007 шаблон может иметь расширение dotx или dotm (файл типа dotm позволяет выполнять макросы в файле).

Шаблоны — это обычные документы, но содержащие рекомендуемые разделы или обязательный текст, а также элементы управления содержимым, такие как стандартный раскрывающийся список или специальная эмблема. К разделу шаблона можно добавить защиту или применить к шаблону пароль, защищающий содержимое шаблона от изменений.

Общий шаблон – это стандартный шаблон оформления документа приложения. Этот шаблон используется по умолчанию при создании новых документов.

Общий шаблон приложения Word имеет имя «Normal.dot». В состав Word включено значительное число встроенных шаблонов для создания публикаций, писем, факсов, отчетов и других документов. Помимо этого, пользователь может создавать свои собственные шаблоны для документов, с которыми ему приходится работать. Шаблоны хранятся как файлы с расширением dot.

Одним из способов организации обмена информацией между документами, созданными различными программами, является преобразование форматов хранения файлов. Преобразование происходит в процессе открытия или сохранения документа. Для того, чтобы преобразовать документ в другой формат, достаточно вызвать команду Сохранить как вкладки Главная.

Стандартный набор конверторов MS Office позволяет преобразовывать документы Word в другие форматы хранения информации. Это – форматы для более ранних версий Word, текста DOS, формат веб-страниц, форматы WordPerfect, Works и Word для машин Макинтош.

Формат TXT сохраняет только текстовую информацию, информация в виде графиков и рисунков пропадает.

Формат RTF является универсальным форматом хранения текстовых документов. Практически все текстовые редакторы поддерживают этот формат.

При наборе текста Word автоматически переходит со строки на строку. Каждый абзац заканчиваться нажатием клавиши ENTER.

Для удаления символов используются клавиши DEL или BACKSPACE. DEL удаляет символ справа от курсора, а BACKSPACE – слева.

Ввод символов в уже набранный текст возможен в двух режимах: режиме вставки и режиме замены. В режиме вставки вводимые с клавиатуры символы добавляются к тексту в том месте, где находится курсор. В режиме замены вводимые с клавиатуры символы заменяют символы, имеющиеся в тексте. Переключение режимов осуществляется двойным щелчком мыши в строке состояния на символах ЗАМ или нажатием клавиши INSERT.

В вкладке Главная есть группа Абзац, в которой расположена команда Отобразить все знаки, которая включает режим отображения на экране непечатаемых символов.

Непечатаемые знаки – это специальные символы, которые используются при обработке документа. Они могут не отображаться на экране, даже если присутствуют в документе. На печать эти символы не выводятся.

К непечатаемым символам относятся: маркер конца абзаца (знак), пробел (знак точка ·), символ табуляции (знак ®) и другие символы.

Если опции автоматической проверки правописания включены, то Word сразу диагностирует ошибки набора текста и подчеркивает красной волнистой линией слова с орфографическими ошибками и зеленой волнистой линией с грамматическими ошибками. При вызове контекстного меню на подчеркнутом слове из раскрывшегося списка можно выбрать один из предложенных вариантов написания слова. В случае затруднения подбора слов в предложении можно использовать словарь синонимов 9тезаурус), который вызывается через контекстное меню.

Тезаурус – это особая разновидность словаря, в котором слова сгруппированы по определенным смысловым признакам, например синонимам или антонимам.