Тема 1.1. Документооборот

Раздел 1. Технологии делопроизводства

ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

ВОРОНЕЖСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ

ОБРАЗОВАНИЯ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО

УЧРЕЖДЕНИЕ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ

To be Continued

«Документоведение консалтинга» для специальности 100103 Социально-культурный сервис и туризм

Учебное пособие

втор: Панова О.А.

Воронеж

2010
Введение

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Оттого, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

Во время рыночных отношений немаловажное значение придается механизациии и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления социально – культурным сервисом и туризмом необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, использование и правильный отбор на государственное хранение.

Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.

Принцип работы по информационно-документационному обслуживанию сводится к набору одних и тех же операций. Только в одних организациях они выполняются вручную, в других – с помощью средств механизации, в третьих –эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридическую силу. Работа с документами должна иметь настолько отработанный порядок, чтобы работники не отвлекались от главных производственных целей предприятия.

Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.

Организация работ с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности предприятия.

Совершенство организации работы с документами определяется:

• оперативностью перемещения документов внутри организации;

• качеством и своевременностью исполнения документов;

• эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией.

Документооборот ~ движение документов в организации с момента создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот осуществляется в виде различных потоков документов между структурными подразделениями или работниками предприятия.

Объем документооборота зависит:

• от значимости организации;

• от ее функций и уровня решаемых задач;

• от связей с внешними организациями.

В документационном обеспечении существуют три группы документов:

• входящие (поступающие в организацию документы);

• всходящие (отправляемые из организации документы);

• внутренние (документы, составленные в организации и используемые во внутреннем управленческом процессе).

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

Входящие документы проходят на начальном этапе следующие операции:

• первичную обработку,

• предварительное рассмотрение службой делопроизводства.

Исходящие и внутренние документы проходят на начальном этапе следующие операции:

• составление проекта документа исполнителем;

• проверка правильности оформления проекта документа;

• согласование проекта документа.

Общими для всех групп являются следующие операции:

• рассмотрение документов руководителем (подписание - для исходящих и -' внутренних документов и резолюция - для входящих документов);

• регистрация документов;

• передача документов исполнителям;

• контроль дополнения документов;

• исполнение документов;

• подшивка исполненных документов в дела;

• использование документов в справочно-информационных целях;

• подготовка документов к передаче и передача в архив (или уничтожение документов, не имеющих научно-исторической ценности и практического значения).

Основными принципами работы с документами являются:

• единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними;

• четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, исключающее дублирование документных операций;

• современное техническое оснащение делопроизводства (офисные программы, факсы, ксероксы, сканеры, электронная почта, средства малой оргтехники);

• целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной целью);

• умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это необходимо или установлено нормативными актами).

В организации работы с документами должны быть предусмотрены:

• инструкция по делопроизводству предприятия;

• образцы правильно оформленных документов, установленных на компьютерах работников;

• номенклатура дел предприятия с указанием сроков хранения документов;

• должностные инструкции работников, устанавливающие обязанности и ответственность за подготовку и сохранность документов;

• техническое обучение работников предприятия новым технологиям работы с документами;.

• методическое руководство службой делопроизводства работ с документами в структурных подразделениях предприятия;

• информирование руководства предприятия о состоянии работы с документами;

назначение сотрудников, ответственных за организацию делопроизводства в структурных подразделениях