Документов. Формирование дел

Тема 2.2. Оперативное хранение

Формирование дела - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Делом называют совокупность документов (в отдельных случаях - документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.

Правильное формирование дел способствует:

• оперативному поиску необходимых документов;

• обеспечивает их сохранность;

• устанавливает порядок в организации делопроизводства. При формировании дел необходимо придерживаться следующего;

• в дело помещаются документы, работа по которым завершена;

• документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенным копиями;

• документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

• документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

• в дело включается, как правило, один экземпляр документа;

• каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об исполнении и т. д.);

• в дело формируются, как правило, документы одного года;

• в дело не должны подшиваться проекты, варианты документов, не подписанные или не утвержденные руководителем;

Документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности т. е. только что исполненные документы будут подшиты в папке сверху (при сдаче дел в архив документы переформировываются в прямой хронологической последовательности (вначале документы за январь, потом за февраль и т. д.).

Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело;

• протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседаний совета директоров, приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся;

• приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу;

• документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников;

• документы ограниченного доступа с грифом "Коммерческая тайна" или "Для служебного пользования" формируют отдельно от остальных документов предприятия;

• переписку предприятия делят на две папки: с полученной (входящие документы) и отправленной (исходящие документы) корреспонденцией;

• если в деятельности предприятия составляются или поступают документы, которые не подходят ни в одно из дел, заводят специальную папку для подобных документов с заголовком "Документы по различным вопросам за 2004 г." и составляют внутреннюю опись дела.

2. На обложке дела указывается:

• наименование организации;

• структурное подразделение;

• номер папки по номенклатуре дел;

• заголовок дела;

• год заведения;

• срок хранения.

Оперативное хранение дел. Оперативным называется хранение дел в местах их формирования д передачи на архивное хранение.

За сохранность документов несут ответственность:

-руководители структурных подразделений;

-работники службы делопроизводства.

Дела хранятся:

-в шкафах, на стеллажах (обычные документы).

-в сейфах (документы с грифом "Для служебного пользования'', "Конфиденциально" и т. п.).

Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.

Номенклатуру дел размещают на внутренней стороне шкафа, сейфа:

-для удобства поиска необходимого дела;

-для проверки наличия дел.

При рациональной организации оперативного хранения и правильного оформления обложек дел (в некоторых случаях внутренних описей дел) поиск любого исполненного документа не превышает 5 минут.

Проверка наличия дел при оперативном хранении проводится:

• для обеспечения сохранности дел;

• установления пропавших дел (документов);

• поиска пропавших дел (документов);

• восстановления документов, не найденных в результате поиска.

Проверка наличия проводится комиссией, созданной по указанию руководителя, с периодичностью, устанавливаемой службой делопроизводства или инструкцией по делопроизводству предприятия, но не реже одного раза в год.

Во время оперативного хранения дела могут выдаваться:

• сотрудникам предприятия (по указанию руководителя структурного подразделения);

• сторонним организациям (по указанию руководителя предприятия).

Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку.

На дело, выданное сотрудникам своего предприятия, заводят карту-заместитель дела, в которой указывают:

• номер дела;

• дату выдачи;

• кому выдано (Ф. И. О.);

• структурное подразделение;

• подпись исполнителя;

• срок возврата;

• отметку о возврате;

• примечание.

Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации - автора документов. В карте-заместителе дела указывают дополнительно наименование организации. При выдаче составляется акт приема-передачи дела.

Срок оперативного хранения дел составляет от 1 года до 3 лет.

Исключение составляют документы с временными сроками хранение 5 и 10 лет. Как правило, на архивное хранение такие документы не передаются и они продолжают храниться в структурных подразделениях.

После оперативного хранения завершенные дела постоянного и долговременного (свьше 10 лет) сроков хранения сдаются в архив.