2014-02-09
1740
Тема 1.3. Внутренний документооборот, культура
Внутренними называются документы, которые составляются, исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы.
К внутренним документам относятся: приказы, распоряжения, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия.
На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими:
• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа;
• согласование проекта документа;
• подписание документа руководителем (утверждение - в необходимых случаях);
• регистрация документа (при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов предприятия или при больших объемах документов).
На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:
§ передача документа исполнителю (копирование документа при наличии нескольких исполнителей);
§ контроль исполнения документа;
§ исполнение документа;
§ проставление отметки об исполнении;
§ подшивка исполненного документа в дело.
Исходящие документы - это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия.
Исходящие документы могут быть отправлены:
• по почте;
• курьером;
• по факсу;
• электронной почтой.
Основные этапы обработки исходящих документов:
• составление проекта документа исполнителем;
• проверка правильности оформления проекта документа;
• согласование, проекта документа;
• подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение);
• регистрация документа;
• отправка документа адресату.;
• подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.
Проект исходящего документа составляется ответственным исполнителем по поручению руководителя.
Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре.
Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется работником службы делопроизводства или секретарем-референтом. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку.
Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой.
Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, договоры, акты, нормативные документы и т. п.).
Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения.
Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.
После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрация в "Журнале регистрации исходящих документов".
Журнал содержит следующие графы:
• номер документа, включающий номер дела;
• дата документа;
• адресат (корреспондент);
• краткое содержание или заголовок к тексту;
• отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа);
• исполнитель;
• примечание.
При регистрация исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года - с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом.
После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего документа.
Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки.
Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело с исходящей перепиской.
