Основные компоненты автоматизации офиса представлены на рисунке ниже

Автоматизированный офис привлекателен для менеджеров всех уровней управления и специалистов, поскольку поддерживает связь персонала внутри организации и предоставляет им новые средства коммуникации с внешним окружением. Однако главное преимущество автоматизации офиса состоит в использовании ее в качестве инструмента для решения проблем. Улучшение принимаемых менеджерами решений в результате более совершенных средств и технологий коммуникаций способно обеспечить реальный экономический рост предприятия.

Автоматизация офиса призвана не заменить систему работы и коммуникации персонала, а дополнить и преобразовать ее, используя современный уровень развития вычислительной и организационной техники. Это обеспечивает рациональную автоматизацию управленческого труда и наилучшее обеспечение информацией.

Информационная технология автоматизированного офиса

Планов, стандартов, бюджетов и других нормативных документов, определяющих планируемое состояние объекта управления (подразделения фирмы).

Данных, накапливаемых на основе оценки операций, проводимых фирмой;

Входная информация поступает из систем операционного уровня. Выходная информация формируется в виде управленческих отчетов в удобном для принятия решения виде.

Содержимое базы данных при помощи соответствующего программного обеспечения преобразуется в периодические и специальные отчеты, поступающие к специалистам, участвующих в принятии решений в организации. База данных, используемая для получения указанной информации, должна состоять из двух элементов:

Исторически автоматизация началась на производстве и затем распространилась на офис, имея сначала целью лишь автоматизацию рутинной секретарской работы. По мере развития средств коммуникаций автоматизация офисных технологий заинтересовала специалистов и управленческий персонал, поскольку в ней увидели возможность повысить производительность своего труда.

Информационная технология автоматизированного офиса – организация и поддержка коммуникационных процессов как внутри организации, так и с внешней средой на базе компьютерных сетей и других современных средств передачи и работы с информацией.

В настоящее время известно несколько десятков программных продуктов и технических средств, обеспечивающих технологию автоматизации офиса. К ним относятся текстовый процессор (редактор), табличный процессор, электронная почта, электронный календарь, компьютерные и телеконференции, хранение изображений, видеотекст, мультимедийная система, библиотека графических объектов, специализированные программы (ведения документов, контроля за исполнением приказов и т.д.), факсимильная связь, ксерокс и другие средства оргтехники.

База данных. Обязательным компонентом любой информационной технологии является база данных. В автоматизированном офисе база данных концентрирует в себе данные о производственной системе и деятельности фирмы так же, как в технологии обработки данных на операционном уровне. Информация в базу данных может поступать также из внешнего окружения организации.