Организационное проектирование в таможенных органах

Важно отметить, что в создании эффективной системы управления огромную роль играет организационное проектирование, которое применяется как на стадии создания организационной структуры, так и в действующей организации с целью ее совершенствования или реконструкции. В данном случае проектированию организационных связей предшествует анализ функционирования существующей системы (с чем в настоящие время столкнулась таможенная система).

Организационное проектирование сегодня должно строится с учетом результатов исследования, выводов и методических рекомендации выше указанных научных дисциплин (тектология, синергетика и т.д.), составляющих теоретическую базу современного менеджмента.

При организационном проектировании в таможенных органах необходимо соблюдать определенные принципы и правила, касающиеся как создания новых, так и оптимизации существующих организационных структур и систем управления, которые призваны обеспечить функциональную эффективность организации.

Из всего многообразия принципов организационного проектирования можно выделить следующие (А. Курочкин):

· Функции - первичны, организационная струк­тура - вторична. Четко сформулированные функции в процессе формирования организационных структур – есть первое исходное условие, к обеспечению которого должен стремиться проектировщик си­стемы управления и организационной структуру. Функции таможенной системы, в данном случае, должны отражать при­оритетные стратегические цели ее руково­дства, которое учитывает социально-экономические изменения, изменения рыночной конъюн­ктуры и т.п.

· Не может быть идеальной типовой структу­ры и системы управления, с одинаковым успе­хом функционирующей в разных местах и ус­ловиях, хотя бы уже в силу того, что в них будут задействованы разные люди. Признание этой закономерности обязывает осторожно подхо­дить к оценке аналогов, поскольку копирование чужих образцов час­то ведет к неожиданным (для них) неудачам.

· Организационный проект должен быть перспективным, рассчитанным на эффективность в реализации, т.е. на достижение целей будущего, отсюда - необходимость ориентации на дан­ные служб анализа и долгосроч­ного прогнозирования.

· Схемы организационной структуры следует проектировать снизувверх, образуя сначала ос­новные служебные подразделения организации (таможенный пост, таможня).

· Разработчик организационного проекта предприятия должен учитывать, что организационная структура и вся система управления должны быть гибкими и эластичными, обеспечивать быстрый и свободный поток информации снизу вверх. Это обусловливает необходимость широкого делеги­рования полномочий и ответственности ни­жестоящим уровням.

· При проектировании аппарата управления целесообразно максимально совме­щать должности руководящих лиц по вертика­ли, например, заместитель начальника таможни, мо­жет быть одновременно начальником одного из ее отделов. Работа одного специалиста на двух указанных взаимосвязанных вертикаль­ных уровнях позволяет с минимальными затратами разрешить значительное количество сложных проблем к числу которых можно отнести сокращение численности персонала, повышение производительности труда, оперативное решение вопросов и т.д.

· В среднем звене управления следует прак­тиковать совмещение должностей по горизонтали как внутри отделов, так и между отдела­ми, имеющими тесные кооперационные свя­зи (например, финансовый отдел и бухгалте­рия). Подобное совмещение внутри отделов позволяет готовить заместителей на случай ухода с предприятия основного работника или его длительного отсутствия. У каждого работника должен быть дуб­лер, причем наибольший эффект достигается, когда они дублируют друг друга, обмениваясь при этом опытом и оказывая взаимопомощь.

· Количество подразделений или лиц, подчиненных одному начальнику (норма управляемости), является достаточно сложным вопросом. Существуют две широко распростра­ненные точки зрения:

- нормативов быть не может;

- в качестве ориентиров можно рекомен­довать лишь интервалы, внутри которых дол­жны учитываться индивидуальные качества руководителя.

Считается, что управляемость на различ­ных уровнях обеспечивается в пределах следу­ющих интервалов:

- количество служб (служба по организации таможенного контроля, служба экономической сферы, кадровая служба и т.д.), замыкающихся на начальнике таможенного органа, должно сводится к 3 - 5;

- число прямых объектов управления у заместителя начальника (например, заместителя начальника по силовому обеспечению) к 5 - 8;

- число подчиненных лиц у одного начальника службы (заместителя начальника таможни) от 6 до 8, но не более 10 чел.;

- число сотрудников в подразделении (отделе, отделении таможенного органа) от 5 до 15 чел.