Типология документов

Текстовые и языковые нормы делового стиля. Форма документа и реквизиты. Типология документов.

В сфере культуры официально-деловой речи действуют текстовые и языковые нормы. Текстовые нормы регулируют закономерности построения определенных типов и частей текста. Языковые – регулируют закономерности отбора языкового материала для передачи конкретных обстоятельств дела (выбор лексики и лексических формул для адекватной передачи существа дела и грамматических средств – главным образом синтаксических конструкций, составляющих синтаксической структуры делового текста).

Документ состоит из отдельных элементов, которые называют реквизитами (лат. требуемое, необходимое). Форма документа (схема, отражающая семантико-информационную структуру текста) предоставляет в распоряжение составителя определенный набор реквизитов и определенную их композицию (последовательность и порядок их размещения в тексте документа). Наиболее частотные (общие для ряда документов) реквизиты: 1) адресат документа; 2) адресант документа; 3) заглавие (жанр) документа; 4) заглавие к содержанию текста документа; 5) список приложений к документу; 6) подпись; 7) дата.

Именно реквизиты обеспечивают юридическую силу документа. Юридическая сила документа – это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Таким образом, юридическая сила документа предполагает наличие трех условий (составляющих):

– соблюдение при подготовке документа действующих норм законодательства;

– издание документа в пределах компетенции;

– соблюдение действующих правил составления и оформления документов.

Все документы классифицируются по различным основаниям:

– по видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на организационно-распорядительные (управленческие), учебно-методические, плановые, финансово-расчетные и др.;

– по способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, напечатанные на компьютере), графические и фото-фоно-кинодокументы;

– по месту составления документы подразделяются на используемые для решения внешних и внутренних вопросов; внешняя документация в свою очередь делится на входящую и исходящую корреспонденцию;

– по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие ряд вопросов);

– по форме: индивидуальные (когда содержание каждого документа имеет свои особенности), трафаретные имеют заранее напечатанный текст с пробелами (когда часть документа отпечатана, а часть заполнена) и типовые (созданные для группы однородных предприятий, организаций);

– по критерию первичности происхождения: первичные (содержат исходную информацию) и вторичные (содержат обобщенную, суммированную информацию первичных документов);

– по срокам исполнения: срочные (требующие исполнения в определенный срок) и несрочные (для которых срок исполнения не установлен);

– по степени гласности (по фактору доступности): документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом (бывают различной степени секретности: особой важности, совершенно секретные, секретные, для служебного пользования, с грифом «конфиденциально»);

– по степени подлинности: подлинники (подлинные), копии, выписки, дубликаты.