2014-02-09
7121
Существует около 60 видов управленческих документов. Служебные документы делятся на несколько больших групп по своему функциональному значению: 1) личные; 2) директивные и распорядительные; 3) административно-организационные; 4) информационно-справочные; 5) деловые письма; 6) финансовые и учетные документы.
Каждый документ имеет определенную текстовую форму. Различаются пять типов записи текстов: 1) линейная запись – традиционная запись связной речи (автобиография, заявление, доверенность и др.); 2) трафарет – традиционная линейная запись с пробелами, которые заполняются переменной информацией (справки, контракты, договоры и др.); 3) таблица – совокупность данных, представленных в цифровой или словесной форме и заключенных в графы (финансовые ведомости и др.); 4) анкета – перечень заранее подготовленных вопросов (личный листок по учету кадров и др.); 5) тексты-аналоги (приказы, решения, постановления и др.).
К личным документам относятся заявление, доверенность, автобиография, резюме и др. Например, характеристика, представленная в одном из фантастических романов братьев Стругацких: «…Хлебовводов Рудольф Архипович. Родился в 1910 в Хохломе… по образованию – школьник седьмого класса, происхождения родителей стыдится, иностранных языков изучал много, но не знает ни одного… профессии как таковой не имеет… За границей был… Везде хвастался и хапал. Отличительная черта характера – высокая социальная живучесть и приспособляемость, основанные на принципиальной глупости…». Характеристика содержит данные о рождении, родителях, образовании, деятельности, личных качествах, увлечениях.
|
|
|
Заявление – документ, содержащий просьбу лица и адресованный организации или должностному лицу учреждения. Ключевое слово – просить. Текст заявления при необходимости опирается на даты, излагает факты. Он состоит из двух частей: просьбы и мотивировки просьбы. В заявлении используют конструкции: прошу разрешить; в связи с тем, что; на основании того, что…
Декану…
факультета МГПУ
Петрову И. И.
(1 вар.) студента 1 курса
Иванова И. И.
заявление.
(2 вар.) от студента…
Заявление
Прошу разрешить мне досрочную сдачу экзаменов в связи с запланированной командировкой в Германию для участия в студенческом съезде, посвященном проблемам экологии.
10.02.11 (подпись) Иванов И. И.
Доверенность – документ, с помощью которого одно лицо предоставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие. Ключевое слово – доверяю. Схема: кто, кому, что. Обязательным элементом является подпись заверителя.
Доверенность
Я, студент 2-го курса …факультета ОмГУ Иванов Иван Иванович, доверяю студенту 2-го курса …факультета Васильеву Николаю Николаевичу (паспортные данные) получить стипендию за октябрь текущего года.
|
|
|
15.10.11 (подпись) Иванов И. И.
Подпись Иванова И. И. удостоверяю (подпись) Должность, ФИО
При поступлении на работу часто используются резюме и автобиография. Автобиография пишется от 1-го лица и содержит следующие сведения: факты биографии, работы, учебы. Например, автобиография писателя Пелевина:
Я, Пелевин Виктор Олегович, родился 22 ноября 1962 г. в г. Москве. В 1979 г. поступил в МЭИ, который закончил в 1985 г. В 1987 г. поступил в очную аспирантуру МЭИ, где учился до 1989 г. В 1989 г. поступил в Литературный институт им. Горького. С этого же времени сотрудничал с различными газетами и журналами, выходящими в г. Москве.
1 декабря 1993 г. Подпись
Резюме содержит те же сведения. Но его задача – наиболее привлекательно подать эти сведения соотносительно вакансии. В резюме указывается дополнительная информация о навыках и возможностях, указываются личные и профессиональные качества. Грамотно составленное резюме привлекает внимание и интерес работодателя и не вызывает негативного отношения к соискателю.
Существует пять основных требований к стилю написания резюме: краткость, конкретность, честность, избирательность (отбирается только важная информация), актуальность (не участвовал, а делал).
Административно-организационные документы – это уставы, отчеты, контракты, планы. Среди них особо распространенным является контракт (договор) – соглашение двух сторон, направленное на установление, изменение или прекращение гражданских прав и обязанностей. Он заключается между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, между организациями. Основные части контракта – предмет контракта (купля продажа, предоставление работы или услуг), условия и сроки оплаты, порядок расчетов, ответственность сторон, сроки, адреса сторон.
Распорядительные документы – приказ, распоряжение, постановление, инструкция. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога о (об) с большой буквы – О назначении … Об обеспечении противопожарной безопасности… О мероприятиях по разработке проекта… Текст состоит из двух частей – констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть – это введение в существо вопроса. В ней перечисляются факты, события. Она необязательна, если не надо давать разъяснения. Распорядительная часть излагается в повелительной форме. Это решение руководителя. Она начинается со слов – «решает, постановляет, приказываю, предлагаю».
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем предприятия. Приказы различают по личному составу и по основной деятельности. Приказ указывает исполнителей, сроки исполнения.
Распоряжение – акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках должностной компетенции. Распоряжение издается по оперативным вопросам организационно-хозяйственной деятельности. Его текст содержит конкретное задание, указание на ответственность исполнителя, сроки.
К информационно-справочным документам относятся акты, справки, докладные записки.
Справка – документ, содержащий и подтверждающий информацию. В сказке В. Шукшина «До третьих петухов» герой спрашивает: «А какую справку, Ваня? Они разные бывают… Есть о наличии, есть об отсутствии, есть «в том, что», есть «так как», есть «ввиду того, что».
Акт – документ, составляемый несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события. Чаще всего акты составляются комиссиями, как постоянными, так и назначенными. Акт оформляется на общем бланке. Текст делится на 3 части: введение, констатирующая часть, выводы. В первой части указываются основания для составления акта. В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, результаты проделанной работы. В заключительной части делаются выводы или даются рекомендации. Завершают акт подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители.
|
|
|
Докладная (служебная) записка – документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего предприятия с целью информации о сложившейся ситуации, о фактах, мешающих деятельности. Она содержит выводы и предложения. Ей предшествует заголовок.
Исполнительному директору
предприятия
ФИО
Докладная записка
Дата №
О приобретении компьютера
В связи с производственной необходимостью прошу рассмотреть вопрос о приобретении компьютера.
Должность (подпись) ФИО
Объяснительная записка – это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, дипломного проекта) или объясняющий причины какого-либо события, поступка. Они делятся на две группы: первая группа – документы, сопровождающие основной документ, поясняющие его основные положения; вторая группа – документы по поводу каких-либо событий, происшествий, указываются причины какого-либо нарушения – гражданского или производственного. Объяснительная записка составляется в произвольной форме, не имеет заголовка. Из рассказа М. Н. Задорнова «Задание выполнено». Объяснительная записка. «Я агент иностранной разведки Джон Кайф. Родился по заданию ЦРУ. В совершенстве владею 14 языками, телепатией, йогой, каратэ, самбо… Фотографирую левым глазом. В правом проявляю микропленки… усилием воли могу вызвать землетрясение, цунами и такси… Но вот год назад я получил главное, и, к сожалению, последнее задание: незаметно проникнуть на территорию СССР…
И я прошу настоятельно учесть, что я иностранный резидент, хочу добровольно сдаться, поэтому меня надо срочно переправить в соответствующее заведение».
Резолюция: «Гражданин, называющий себя иностранным резидентом, … переправлен нами в соответствующее заведение, где пребывает … с Наполеоном, Александром Македонским и астронавтом с Альфа-Центавра».
|
|
|
Начальнику экономического отдела
И. И. Иванову
от инженера Петровой В. В.
Объяснительная записка
Я, Петрова В. В., опоздала на работу в связи с тем, что на улицах города сложилась аварийная ситуация из-за сильного снегопада.
Дата Подпись
Документы для внешнего пользования называются деловыми письмами. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, обмениваются информацией, ведут переговоры. ГОСТом для делового письма установлен специальный бланк, содержащий реквизиты: адресат, заголовок, текст, отметку о наличии приложений, подпись. По функциональному признаку письма можно разделить на 2 группы: письма, требующие ответа (запрос, предложение) и не требующие ответа (предупреждение, приглашение).
По тематическому признаку проводится деление на деловую и коммерческую корреспонденцию. Переписка, которая представляет экономические, правовые, финансовые формы деятельности предприятия, называется деловой, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой. Коммерческие письма составляются от имени юридического лица и имеют правовую силу.
По структурным признакам письма делятся на стандартные (составляемые по определенному образцу) и нестандартные (письма, которым составитель придает большое значение).
Первое и главное требование к деловому письму – убедительность, а значит, доказательность.
Деловое письмо состоит из двух частей:
– вступление с изложением причин,
– вывод.
Если письмо адресуется официальному лицу, то вначале отмечается должность, затем Ф.И.О. и только потом адрес. В этом случае используется дательный падеж. Если письмо адресуется не должностному лицу, то указывается название организации в именительном падеже.
Нужно помнить, что выражение благодарности в письменном виде считается более правильным, чем по телефону, а некоторые деловые письма-благодарности, должны быть написаны от руки.
Письмо-просьба содержит просьбу о присылке образцов товара, запрос информации. Оно может излагаться от 1-го л. ед. ч., 3-го л. ед. и мн. ч. Здесь используются речевые клише: обращаемся к вам с просьбой, просим вас направить, мы будем вам благодарны, мы хотели бы получить.
Письмо-подтверждение используется, когда необходимо подтвердить получение документов или материалов. «Сообщаем, что фирма получила высланные каталоги. Выражаем благодарность и подтверждаем желание сотрудничать».
Письмо-ответ содержит решение, принятие или отказ. «Сообщаем, что выслать образцы продукции в настоящее время не представляется возможным». Мотивировка отказа обычно стоит в начале письма. «В связи с загруженностью типографии ваш заказ…».
Гарантийное письмо составляется с целью подтвердить определенные обещания или условия: гарантируется оплата, работа. Оно имеет, как правило, две подписи.
Коммерческое письмо составляется при заключении и выполнении коммерческой сделки и имеет правовую силу. Это запрос, ответ на запрос, предложение, ответ на предложение, рекламация.
Рекламация – это документ, в котором содержится претензия к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены к количеству товара, его качеству, срокам поставки, упаковке и маркировке, платежам и другим условиям контракта.
Рекламация обычно включает в себя три части:
1) основание для предъявления претензии;
2) доказательства (акт экспертизы, акт приемки или акт испытаний и другие документы);
3) конкретные требования пострадавшей стороны, в частности, в случае недостачи товара доставка его или выплата определенной суммы за недостающее количество; в случае некачественности товара замена его качественными или уценка уже полученного товара; в случае других грубых нарушений (сроков поставки, упаковки и т. д.) расторжение контракта и возмещение прямых убытков и упущений выгоды.
Рекламация предъявляется обязательно в письменном виде с приложением необходимых документов, которые в подтверждение требований пострадавшей стороны должны иметь полную доказательную силу для той и другой стороны. Сроки предъявления претензий определяются законом и зависят от их характера: по отношению к количеству товара, его качеству, по отношению к товару, имеющему и не имеющему гарантийный срок, и т. д.
Если рекламация обоснована, то результатом может быть: допоставка недостающего товара или снижение общей суммы его стоимости; замена некачественного товара качественным или его уценка; уплата денежного штрафа, пени или неустойки, если они предусмотрены контрактом; предупреждение и т. п.
Письмо-приглашение содержит приглашение адресату. Оно может адресоваться конкретному лицу или организации, предприятию. В нем раскрывается характер проводимого мероприятия, сроки, участники, условия участия. «Приглашаем вас; имеем честь пригласить; мы будем вам благодарны и признательны».
Письма-сообщения имеют речевые конструкции: «доводим до вашего сведения; напоминаем; в ответ на ваш факс сообщаем». Сопроводительные письма: «направляем; высылаем; в ответ на ваш запрос; в соответствии с договоренностью». Их особенность – наличие приложения.
Заключительными словами деловых писем могут быть речевые конструкции: «убедительно просим Вас не задерживать ответ, надеемся, что наша просьба будет выполнена; с уважением; с благодарностью; с искренними пожеланиями».
Правовая документация. К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, должностные инструкции работников, правила и др.
Организационно-правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Эти документы составляют правовую основу деятельности организации. Обязательными реквизитами этих документов являются: наименование организации – автора документа, наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения и др., всего 29 реквизитов. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.
В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации.
Основной функцией документа является фиксирование сведений, событий, фактов, прав, обязательств и сопутствующих обстоятельств. Функциональное назначение каждого документа связано, прежде всего, с процессом закрепления информации.
Административно-процессуальные документы:
1) протокол;
2) постановление;
3) определение;
4) другие процессуальные документы.
Наряду с процессуальными документами по рассматриваемому делу составляются и направляются в соответствующие органы служебные документы. К служебным относятся документы, непосредственно касающиеся личности правонарушителя, другие документы, необходимые для рассмотрения конкретного дела по административному правонарушению.
Служебными документами являются:
1) рапорт;
2) запрос;
3) письмо-требование;
4) иные документы.
К административно-процессуальным и служебным документам, составляемым в ходе рассмотрения дела, предъявляются определенные требования:
1) протоколы, постановления, определения, служебная документация должны быть правильно оформлены с точки зрения норм права, предусмотренных КоАП РФ, и языковых норм;
2) наличие различного рода документов в деле об административном правонарушении должно быть обусловлено осуществлением процессуальных действий, предусмотренных КоАП РФ. К таким документам, в частности, можно отнести: протокол о применении к лицу мер обеспечения производства по делу; заключение эксперта; сведения, необходимые для разрешения дела, истребованные сотрудниками органов внутренних дел в соответствии со ст. 26.10 КоАП РФ;
3) нарушения, допущенные при составлении административно-процессуальных документов (составление документа лицом, в компетенцию которого не входит такая деятельность; неполнота информации и др.), ведут к их недействительности, что в свою очередь влечет наступление нежелательных и непоправимых последствий, в частности невозможность привлечения виновных лиц к административной ответственности, отмену принятого постановления по делу.
Рапорт – установленный уставами в воинских частях Вооруженных сил и Военно-морского флота, милитаризованных структурах органов исполнительной власти (МВД, ФСБ и др.) устный или письменный доклад особой формы при обращении к начальникам (командирам) в процессе служебной деятельности. Таким образом, рапорт, приложенный к протоколу, является служебным документом. При передаче рапорта в суд он попадает в разряд «иные документы» и может служить доказательством (п. 2 ст. 26.2 и ст. 26.7 КоАП).
В соответствии с п. п. 8 и 66 Инструкции по работе с обращениями граждан в системе МВД России (утв. Приказом МВД РФ от 22.09.2006 г. № 750) «Рапорты сотрудников органов внутренних дел Российской Федерации регистрируются в порядке, предусмотренном настоящей Инструкцией, и рассматриваются в соответствии с законодательством о службе в органах внутренних дел Российской Федерации, за исключением тех, по которым предусмотрен иной порядок регистрации и рассмотрения… Если … выявлены признаки преступления или административного правонарушения, исполнитель составляет рапорт на имя руководителя подразделения системы МВД России …, который регистрируется и рассматривается как сообщение о происшествии». Порядок регистрации сообщений о происшествии определен «Инструкцией о порядке приема, регистрации и разрешения в органах внутренних дел Российской Федерации заявлений, сообщений и иной информации о происшествиях» (утв. Приказом МВД РФ от 01.12.2005 г. № 985). В силу п. п. 5, 16, 21 этой инструкции рапорт, поступивший в орган внутренних дел и содержащий сообщение о происшествии, должен быть незамедлительно внесен в книгу учета сообщений о происшествиях (далее — КУСП) и ему должен быть присвоен соответствующий регистрационный номер. На рапорте, зарегистрированном в КУСП, в обязательном порядке проставляется штамп о регистрации. В оттиск штампа оперативный дежурный вносит регистрационный номер записи в КУСП, дату регистрации, наименование органа внутренних дел, свои инициалы и фамилию и заверяет указанные сведения своей подписью.
Процессуальным основанием проведения административного расследования является определение о возбуждении дела об административном правонарушении и продлении административного расследования или постановление, выносимое прокурором. Конечной целью административного расследования является составление протокола об административном правонарушении.
Стадии возбуждения дела об административном правонарушении соответствует протокол об административном правонарушении или постановление прокурора о возбуждении дела. Протокол об административном правонарушении является процессуальным документом и в соответствии с положением ст. 28.2 КоАП РФ должен содержать:
• дату, место его составления;
• должность, фамилию и инициалы лица, составившего протокол;
• сведения о лице, в отношении которого возбуждено дело об административном правонарушении;
• фамилии, имена, отчества, адреса, места жительства свидетелей и потерпевших (если таковые имеются);
• место, время совершения и событие административного правонарушения;
• статью КоАП РФ или закона субъекта Российской Федерации, предусматривающую административную ответственность за административное правонарушение;
• объяснение физического лица или законного представителя юридического лица, в отношении которых возбуждено дело;
• иные сведения, необходимые для разрешения дела.
В рамках уголовного судопроизводства в зависимости от функционального назначения документы делятся на процессуальные и служебные. Процессуальный документ – это представленная на материальном носителе в письменной форме информация, которая регламентирует порядок проведения следственных действий, фиксирует их результаты, а также решения по вопросам расследуемого дела.
К процессуальным документам, составляемым в ходе уголовного судопроизводства, законодатель предъявляет определенные требования. Так, процессуальные документы должны:
1) полностью соответствовать требованиям, которые предъявляются к их содержанию и форме нормами права, регламентирующими составление того или иного документа;
2) опираться на установленные законом основания их составления;
3) содержать развернутое изложение мотивов их принятия соответствующими органами и должностными лицами, ведущими уголовное судопроизводство.
Несоблюдение требований, предъявляемых УПК РФ к оформлению процессуальных документов, влечет за собой нарушение принципов законности, мотивированности и обоснованности. Последствием таких нарушений является отмена вынесенных процессуальных решений.
Процессуальные документы, составляемые следователем (дознавателем) и прокурором на стадии предварительного следствия, подразделяются на четыре вида:
1) протоколы;
2) постановления;
3) обвинительные заключения;
4) другие процессуальные документы.
Наряду с процессуальными документами по уголовному делу составляются и направляются в соответствующие органы служебные документы. К служебным относятся документы, непосредственно касающиеся личности подозреваемого, обвиняемого, другие документы, необходимые для расследования конкретного уголовного дела.
Служебными документами являются:
1) запрос об истребовании характеристики;
2) запрос об истребовании копии приговора;
3) отношение о вызове специалиста для участия в производстве следственного действия;
4) письмо-требование (о назначении защитника);
5) иные документы.
Анализ действующего законодательства и судебной практики позволяют отметить следующие особенности процессуальных документов:
1) процессуальные документы составляются на основании положений УПК РФ, регламентирующих проведение следственных и иных действий при рассмотрении уголовного дела;
2) для применения того или иного процессуального документа имеет значение судебная практика, т.к. она выявляет нарушения в составлении такой документации, на основе судебной практики даются рекомендации, разъяснения по оформлению и применению актов следствия и дознания.
